Les solutions de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) sont devenues un outil essentiel pour la gestion des contrats, la réduction des risques juridiques et l'amélioration de la conformité globale. Alors que les organisations s'empressent de mettre en œuvre des systèmes CLM, nombre d'entre elles optent pour une approche fragmentaire - en déployant la solution par fragments au lieu d'une mise en œuvre progressive. Si cette méthode peut sembler pratique ou rentable à court terme, les risques et l'inefficacité qui découlent d'un déploiement CLM fragmenté peuvent conduire à une « inertie CLM » où les organisations s'arrêtent indéfiniment dans leur parcours CLM et restent bloquées avec une « armoire à archives électroniques » pour les contrats, peu inspirante et de faible valeur. Selon une étude récente de Forrester, près de 50 % des entreprises ne parviennent pas à atteindre une pleine maturité en matière de CLM, ce qui peut se traduire par une baisse de 8,2 % de leur chiffre d'affaires.

L'attrait d'une approche fragmentée

Un déploiement fragmenté du CLM peut sembler présenter des avantages:

1. Réduction des coûts: Les organisations dont les budgets sont limités peuvent mettre en œuvre le système un type de contrat ou un flux de travail à la fois, pensant que cette approche réduira les coûts initiaux.

2. Réduction des perturbations: Une mise en œuvre au coup par coup peut sembler un moyen d'éviter de perturber l'ensemble de l'organisation en une seule fois, ce qui permet de continuer à travailler comme si de rien n'était.

3. Des gains rapides : Les entreprises peuvent constater des améliorations progressives dans la gestion des contrats et s'efforcer de tirer parti de ces petits succès au fil du temps.

Bien que ces avantages perçus soient compréhensibles, ils masquent quatre risques clés qui peuvent avoir des conséquences négatives à long terme, réduisant la capacité à tirer pleinement parti de la mise en œuvre d'un système CLM.

Risque #1: incohérence des processus et des flux de travail

L'un des principaux avantages d'un système CLM est sa capacité à normaliser la gestion des contrats dans l'ensemble de l'organisation. En centralisant les contrats et en automatisant les flux de travail, les CLM peuvent garantir que les contrats sont rédigés, examinés et approuvés conformément à des lignes directrices uniformes. Toutefois, lorsqu'un CLM est mis en œuvre de manière fragmentaire, différents départements ou régions peuvent adopter des processus différents, ce qui conduit à des flux de travail incohérents.
Par exemple, si le service des achats utilise un système CLM alors que l'équipe juridique s'appuie encore sur des processus manuels, ce manque de cohésion se traduira par des pertes de temps, des erreurs de communication et des inefficacités. Les processus incohérents entre les départements vont à l'encontre de l'objectif de la fonction principale de CLM - créer une source unique de vérité pour la gestion des contrats.

Au fil du temps, ces incohérences peuvent être source de confusion et l'organisation peut avoir du mal à atteindre la normalisation nécessaire à une performance optimale. Plus ce système fragmenté persiste, plus il est difficile d'aligner tout le monde sur les mêmes processus.

Risque #2: Données cloisonnées et manque de visibilité

Les systèmes CLM offrent aux organisations une visibilité sur le cycle de vie de leurs contrats, de la création à l'exécution et au renouvellement. Cette visibilité est essentielle pour identifier les possibilités d'amélioration de l'efficacité, suivre les indicateurs de performance et rester en conformité avec les réglementations. Lorsqu'un CLM est déployé de manière fragmentée, les données sont souvent cloisonnées dans les différents départements ou divisions.

Ce manque de visibilité empêche les organisations d'avoir une vision complète de leurs obligations contractuelles. Les données cloisonnées augmentent également la probabilité de délais non respectés, de renouvellements de contrats négligés ou de non-conformité réglementaire, car les équipes peuvent ne pas avoir accès à des informations cruciales. Le déploiement fragmenté de la gestion du cycle de vie des contrats nuit à l'un des principaux objectifs de la gestion du cycle de vie des contrats : créer de la transparence et de la visibilité tout au long du cycle de vie des contrats.

Risque #3: fragmentation de l'adoption et de la formation des utilisateurs

La mise en œuvre réussie d'un système CLM nécessite non seulement la technologie adéquate, mais aussi une approche globale de la formation et de l'adoption par les utilisateurs. Lorsque le déploiement se fait au coup par coup, les efforts de formation et de gestion du changement sont également décousus. Les premiers utilisateurs peuvent bénéficier d'une formation approfondie, tandis que les employés qui se connectent plus tard ne bénéficient pas du même niveau de soutien.

En conséquence, l'adoption par les utilisateurs devient inégale, certaines équipes tirant pleinement parti des capacités du système CLM tandis que d'autres restent bloquées dans des processus obsolètes. Une adoption incomplète par les utilisateurs peut entraîner une résistance au sein de l'organisation, ce qui rendra encore plus difficile l'intégration complète du système à l'avenir. Si les utilisateurs ne sont pas alignés ou formés de manière adéquate, les avantages du CLM ne seront jamais pleinement exploités.

Risque # 4: Coûts cachés

L'une des principales perceptions erronées d'un déploiement fragmenté est qu'il est plus rentable qu'une mise en œuvre à plus grande échelle. Si l'investissement initial peut sembler plus faible, les coûts à long terme associés à un déploiement fragmenté peuvent rapidement grimper.

Par exemple, les organisations peuvent avoir besoin d'investir dans des personnalisations, des intégrations et des efforts de formation supplémentaires au fur et à mesure que chaque département est mis en ligne, y compris de multiples cycles de test. Le temps passé à résoudre les problèmes techniques et à traiter les incohérences peut également augmenter les coûts opérationnels. En outre, les inefficacités causées par une adoption incomplète peuvent entraver la capacité de l'organisation à tirer pleinement parti des avantages du CLM, réduisant ainsi le retour sur investissement.

La solution: Une stratégie de déploiement CLM complète et basée sur les données

Pour éviter les pièges d'un déploiement fragmenté, les organisations devraient adopter une stratégie « planifier en grand, commencer en petit » qui donne la priorité à l'intégration, à la normalisation et à l'adoption par les utilisateurs dès le départ. La stratégie doit fournir des objectifs et des mesures clairs qui donneront de l'élan à l'ensemble du programme de gestion du cycle de vie des produits (CLM). Pour ce faire, il faut:

1. Planification centralisée : Une feuille de route claire, à l'échelle de l'organisation, qui aligne tous les départements et toutes les régions sur le processus de mise en œuvre du CLM au fil du temps.

2. Implication interfonctionnelle : L'implication des principales parties prenantes dans l'ensemble de l'organisation garantit la normalisation des flux de travail, des processus et des données.

3. Formation et gestion du changement : Une stratégie d'adoption par les utilisateurs est essentielle pour s'assurer que les parties prenantes de tous les départements sont équipées pour utiliser efficacement le système CLM.

4. Priorité aux données et à l'intégration : Veiller à ce que le système CLM contienne des métadonnées contractuelles fiables qui s'intègrent de manière transparente aux systèmes d'entreprise existants afin d'éviter les silos de données et de maintenir l'efficacité opérationnelle.

5. Des indicateurs clés de performance transparents et mesurables : La réussite du programme peut être déterminée lorsque les objectifs commerciaux de chaque groupe de parties prenantes sont compris et que les progrès sont mesurés. Le suivi des contrats, de la croissance du chiffre d'affaires, des taux de renouvellement, de la conformité et de l'efficacité globale du processus contribuera à accroître l'adoption par les utilisateurs et à maintenir le soutien de la direction tout au long du processus.

Les risques à long terme et l'inefficacité d'une approche fragmentée l'emportent largement sur les avantages immédiats. Des processus incohérents, des données cloisonnées et des défis techniques peuvent sérieusement limiter le potentiel du système et augmenter les coûts opérationnels. En adoptant une approche globale du déploiement du CLM, les organisations peuvent réaliser la pleine valeur de leur investissement, en améliorant l'efficacité, la conformité et la visibilité tout au long du cycle de vie du contrat.

En savoir plus sur les solutions de mise en œuvre et d'intégration CLM d'Epiq.

Peter Toundaian, Directeur général, Epiq

Peter Toundaian est directeur général d'Epiq Global Solutions. Il dirige l'unité commerciale Global Contracts Solutions d'Epiq dans tous les secteurs verticaux de l'industrie. Ses principales responsabilités comprennent la livraison globale, la qualité et la gestion des mises en œuvre et des services gérés, le développement des capacités de gestion des contrats de l'entreprise, la garantie de la qualité des projets de gestion des contrats, la gestion de l'équipe de spécialistes des contrats et la promotion des relations d'alliance avec les principaux fournisseurs de gestion des contrats.

Mauro Caputi, directeur général, ventes CLM

Mauro Caputi est directeur général des ventes CLM chez Epiq. Dans son rôle, M. Caputi supervise les stratégies de génération de revenus pour la mise en œuvre réussie des systèmes CLM et des capacités LegalTech AI pour les clients, en les aidant à rationaliser leurs processus de gestion des contrats et à améliorer l'efficacité opérationnelle.