Les dirigeants des services juridiques d'entreprise d'aujourd'hui, avec un esprit d'affaires, se posent la question : Quel est le coût total de possession de notre programme d'eDiscovery ? Restons-nous à la pointe des technologies récentes et des pratiques en constante évolution de l'industrie ? Quels sont nos points de risque connus et nos inefficacités ? Que fait notre conseiller juridique externe ? Étant donné le climat économique actuel, il est de plus en plus important que les équipes juridiques d'entreprise fonctionnent de manière efficace et efficiente. Une façon pour les services juridiques d'entreprise de faire de grands progrès dans leur quête d'efficacité et d'efficience est de recourir à un engagement de Bilan de Santé de la Découverte dans le cadre de leurs programmes de Services Gérés en eDiscovery.

Bilan de Santé de la Découverte 101

Un Bilan de Santé de la Découverte est une évaluation complète du processus de découverte d'une organisation. Le but du Bilan de Santé de la Découverte est d'identifier les points de faiblesse ou d'inefficacité dans le processus de découverte et de recommander des améliorations. Le Bilan de Santé de la Découverte est axé sur l'ensemble du programme stratégique plutôt qu'au niveau du problème. Couplé avec les Services Gérés en eDiscovery, les clients sont capables de faire passer leurs programmes de découverte d'un état fragmenté à une machine bien huilée.

L'un des principaux avantages d'un Bilan de Santé de la Découverte est qu'il peut aider les organisations à gagner du temps et de l'argent. En identifiant les zones d'inefficacité ou de gaspillage dans le processus de découverte, les organisations peuvent rationaliser leurs procédures et réduire les coûts associés aux litiges. Par exemple, si une organisation produit inutilement trop de documents lors de la découverte, un bilan de santé peut identifier ce problème et recommander une approche plus ciblée qui réduit le temps et les ressources consacrés à la production de documents.

De plus, un Bilan de Santé de la Découverte peut aider les organisations à atténuer les risques en s'assurant qu'elles respectent toutes les règles et réglementations pertinentes. En identifiant les zones où une organisation peut être exposée à des sanctions ou des pénalités, un bilan de santé peut aider les organisations à éviter des erreurs coûteuses qui pourraient nuire à leur réputation ou à leur résultat net.

Les Services Gérés en eDiscovery permettent aux entreprises de maintenir un avantage concurrentiel en étendant leur pile technologique sans avoir à augmenter le nombre d'employés et les dépenses en capital. Un engagement de Bilan de Santé de la Découverte, qui fournit une évaluation financière et opérationnelle complète, fournit une feuille de route vers des efficacités accrues, une réduction des risques et une diminution des coûts.

Le Processus

Recherche : Les consultants interrogent les parties prenantes, le personnel, les politiques et autres documents pour recueillir des informations sur l'état actuel du programme et les objectifs des parties prenantes. Parallèlement, les analystes financiers recueillent les données historiques de dépenses à partir du système de gestion des affaires du département juridique et les combinent avec les données au niveau du cas fournies par les fournisseurs pour préparer l'analyse.

Analyse : Les consultants analysent les informations recueillies pour définir les indicateurs clés de performance, identifier les éventuelles zones d'amélioration, et établir un business case pour les demandes de budget visant à mettre en œuvre les recommandations. L'intelligence artific ielle est utilisée pour augmenter les connaissances expertes pendant l'analyse des données financières.

Recommandations : Les consultants préparent et présentent une Analyse SWOT (Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces) soutenue par un rapport complet et des tableaux de bord d'opportunités d'économies. L'état actuel est cartographié et des recommandations sur les forces et les faiblesses du programme sont livrées avec un calendrier de valeur rapide et un niveau de complexité pour chaque recommandation d'amélioration.

L'objectif ultime est de réduire les dépenses du département en matière d'eDiscovery et de réduire les risques pour mieux servir la clientèle interne. Dans cette optique, nos consultants mettent à jour les frais cachés d'eDiscovery souvent enfouis dans les factures de conseillers juridiques externes, identifient des actions spécifiques, des calendriers et des stratégies d'économie de coûts, et élaborent des attentes en matière de budget et de ressources.

Quelque chose pour chaque programme de découverte

Les consultants dévoilent souvent la sous-utilisation des actifs technologiques existants et les protocoles obsolètes lorsqu'ils évaluent le programme de découverte d'un service juridique. Par exemple, une préoccupation courante est le risque associé à des politiques et des procédures de conservation et de collecte juridiques obsolètes. Un examen qualitatif des politiques d'un département peut confirmer la présence de risques, révélant des lacunes dans les politiques, comme l'absence d'une politique de collecte de données de téléphone mobile. Bien que de telles carences soient découvertes dans de nombreux services juridiques, les recommandations d'atténuation doivent être adaptées aux objectifs, à la culture d'entreprise et aux valeurs de l'organisation spécifique. Les résultats seront aussi uniques que les programmes en cours d'évaluation.

La maturité et l'efficacité des programmes de découverte sont aussi variées que les services juridiques d'entreprise qui les administrent. Quelle que soit la place d'un programme sur l'échelle de maturité, un examen externe et une analyse des processus, de la technologie, de l'utilisation du personnel et de l'externalisation identifieront des domaines d'amélioration pour réduire les coûts et aider l'équipe de découverte à fournir des résultats de meilleure qualité pour le service juridique.

Conclusion

Un Bilan de Santé de la Découverte peut apporter de nombreux avantages aux services juridiques d'entreprise. En identifiant les zones de faiblesse ou d'inefficacité dans le processus de découverte et les habitudes de dépenses, les organisations peuvent rationaliser leurs procédures, réduire les coûts, atténuer les risques et améliorer la gestion des fournisseurs. Grâce à ces évaluations, les organisations peuvent s'assurer qu'elles fonctionnent de manière efficace et efficiente, les aidant à atteindre leurs objectifs commerciaux et à rester compétitives dans leur secteur. Alors que les entreprises cherchent à maîtriser les dépenses juridiques et l'utilisation des conseils juridiques externes, les services juridiques devraient se tourner vers les fournisseurs de Services Gérés en eDiscovery qui peuvent non seulement fournir une technologie de pointe, des meilleures pratiques et un soutien opérationnel, mais aussi la capacité de fournir des services de Bilan de Santé de la Découverte pour évaluer comment les services juridiques d'une organisation sont fournis de haut en bas.

Par Richard Pachella, Architecte de solutions. Rich est un architecte de solutions dans le groupe de services juridiques gérés en eDiscovery et de solutions juridiques avec plus de 20 ans d'expérience dans le domaine de l'eDiscovery. Il se spécialise dans le développement de stratégies de workflow de découverte électronique efficaces et rentables qui impliquent plusieurs scénarios de découverte dans des litiges complexes et des affaires réglementaires.