Le monde de l'eDiscovery est en constante évolution. Les sources de données modernes élargissent le bassin d'informations pertinentes et peuvent nécessiter des techniques de collecte spéciales. Les décisions de justice et les règles créent de nouveaux précédents et peuvent modifier les délais. Les nouvelles technologies émergentes nécessitent de nouvelles méthodes pour gérer les flux de travail de l'eDiscovery. Les exigences des clients peuvent nécessiter des processus uniques ou une expertise extérieure. Quels que soient les obstacles, de nombreux départements juridiques ont un programme d'eDiscovery fragmenté. L'élaboration d'une stratégie à long terme peut combler les lacunes opérationnelles et révéler des opportunités d'économies. C'est ici qu'une évaluation de la santé de la découverte est transformative. Les organisations peuvent apporter des changements fondamentaux et durables en mettant en œuvre des flux de travail documentés, en utilisant des techniques avancées et en développant des partenariats de confiance.

Difficultés de l'industrie

Dans le rapport 2023 sur l'état de l'industrie, eDiscovery Today et EDRM ont interrogé un échantillon de cabinets d'avocats, de conseillers juridiques d'entreprise, de prestataires de services, de consultants, d'entités gouvernementales et d'autres professionnels du droit. Lorsqu'on leur a demandé quel défi de l'eDiscovery n'est pas assez abordé dans l'industrie, la première réponse, à 23,4 %, était le manque de compétence en matière d'eDiscovery dans la profession juridique. Parmi les autres défis majeurs figuraient l'indexation sur place et le déplacement vers la gauche du modèle EDRM, la découverte des données des applications de collaboration, l'augmentation des activités de conformité résultant des tendances en matière de protection de la vie privée des données et l'augmentation de la cybersécurité pour soutenir une main-d'œuvre plus dispersée.

La mise en œuvre d'une évaluation opérationnelle et financière des processus et procédures de découverte d'un service juridique peut renforcer la compétence en matière d'eDiscovery et aider les équipes à surmonter les autres obstacles avec confiance.

Réalisation de l'évaluation

Comme pour une visite annuelle chez le médecin, les services juridiques doivent vérifier régulièrement la santé de leur programme de découverte. Dans une industrie dynamique, il est essentiel d'évaluer comment les programmes se comportent par rapport aux conditions du marché. Cela nécessite des consultants qui peuvent tirer parti de leur expertise sur le terrain et de leurs modèles de données propriétaires pour identifier des actions spécifiques, des calendriers, des stratégies d'économie de coûts et des attentes budgétaires. Résultat ? Les services juridiques seront en mesure d'optimiser le temps et les ressources internes, de réduire les dépenses d'eDiscovery et de créer des stratégies durables à long terme sur lesquelles ils pourront continuer à construire dans les années à venir.

Cette évaluation nécessitera un investissement et un temps préalables, en commençant par la stratégie et la planification pour aligner les attentes. Un bon point de départ est de connecter les consultants avec l'équipe juridique et les autres parties prenantes clés au sein de l'organisation. Attendez-vous à des entretiens avec le personnel, à des entretiens avec des partenaires extérieurs, à une analyse des factures basée sur l'IA et à une analyse des métriques lors de l'évaluation. Cela nécessitera une collaboration entre l'organisation et le consultant pour développer des informations appropriées et significatives.

Avantages disponibles

Voici cinq exemples de ce que les équipes juridiques peuvent gagner en se plongeant profondément dans leur programme de découverte :

1. Un consultant qui peut fournir un mémo d'action avec des recommandations à la fin du bilan de santé et une feuille de route pour guider les décisions futures est précieux. Le juridique peut examiner et prendre en compte son propre point de vue pour tenir compte des coûts, des contraintes budgétaires, du ROI, des priorités des cas et d'autres variables. Cela mettra également en lumière les points douloureux afin que le service juridique puisse définir les problèmes à résoudre en premier. Avoir une feuille de route conduit à des avantages à long terme, notamment un meilleur contrôle des processus d'eDiscovery, une meilleure prévisibilité des coûts, une atténuation des risques, une meilleure défensibilité, une prise de décision éclairée basée sur l'intelligence juridique des entreprises, et bien plus encore.

2. Les objectifs juridiques seront mieux alignés avec les objectifs et les exigences commerciales de l'entreprise, ce qui aidera à gérer l'adhésion interne aux investissements en illustrant le ROI à long terme. Cela renforce les relations et développe la confiance avec les parties prenantes internes.

3. L'opportunité de réévaluer les technologies actuelles vient au premier plan et il peut apparaître qu'une technologie alternative est mieux adaptée à un processus spécifique. Cela peut mettre en lumière les fonctions qui devraient rester internes ou être externalisées. Cela offre également la possibilité de mettre à jour et de faire respecter les directives du conseil externe afin que les bonnes tâches soient entre les bonnes mains. Tout cela permet aux équipes juridiques de travailler de manière aussi efficace et rentable que possible.

4. Les consultants peuvent conseiller sur les mesures appropriées à prendre afin d'apporter une véritable valeur et une réduction des coûts à l'entreprise. Il est essentiel de devenir plus granulaire pour démontrer le besoin de changement, comme regarder les dépenses avant et après l'utilisation de nouvelles technologies juridiques et se comparer aux données de l'industrie. Cela peut également révéler des opportunités de travailler différemment, comme réutiliser des produits de travail ou développer des modèles d'IA portables.

5. Avoir une meilleure vue sur la santé du programme de découverte du département juridique développe et renforce les partenariats avec les consultants, les avocats extérieurs et d'autres partenaires prestataires. Cela favorise une meilleure collaboration et une manière plus fluide de faire appel à des ressources externes lorsque cela est nécessaire.

Les objectifs fixés pour une évaluation seront différents pour chacun, c'est pourquoi la personnalisation et la flexibilité sont essentielles. L'objectif sous-jacent sera de recevoir une vue d'ensemble du programme du point de vue opérationnel et financier. Ces informations permettent aux équipes d'apporter des concepts commerciaux au département juridique, de fixer une série d'objectifs avec des délais, d'optimiser les stratégies de ressources humaines et technologiques, de déterminer comment utiliser les flux de travail de découverte en dehors des litiges et de réduire les dépenses d'eDiscovery.