Was ist die beste verfügbare Suchtechnik? Sind es die altbewährten Suchbegriffe oder die hochmoderne Analytik, die die relevantesten Daten zutage fördert?

Lassen Sie uns einen Blick auf die Stärken und Grenzen beider Methoden in der aktuellen eDiscovery-Landschaft werfen, um eine Entscheidung zu treffen.

Suchbegriffe

Anwälte und ihre eDiscovery-Partner verwenden schon seit Jahren Suchbegriffe als integralen Bestandteil von Rechtsstreitigkeiten und Untersuchungen. Selbst mit den Fortschritten in der Technologie verwenden die Prüfer immer noch regelmäßig Suchbegriffe. Die Methode ist vertraut, und die gewonnenen Ergebnisse fördern die Transparenz und bieten gleichzeitig ein hohes Maß an Sicherheit. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Gerichte Suchbegriffe als akzeptables eDiscovery-Tool akzeptieren.

Obwohl die Pro-Seite stark ist, gibt es ebenso viele Punkte, die die Nutzer auf die Contra-Seite dieser Debatte stellen würden. In erster Linie ist es schwierig, zu Beginn einer Überprüfung zu wissen, welche Begriffe die relevantesten und wertvollsten Dokumente hervorbringen werden. Dies führt häufig dazu, dass der Prozess mehrmals wiederholt werden muss oder dass mehr manuelle Überprüfungen erforderlich sind, um sich durch eine Fülle irrelevanter Dokumente zu kämpfen. Vage oder kontextspezifische Begriffe führen oft dazu, dass die Ergebnisse unübersichtlich werden. Eine weitere Hürde besteht darin, dass Tools für Suchbegriffe Tippfehler nicht berücksichtigen können, selbst wenn nur ein Zeichen fehlt oder derselbe Begriff unterschiedlich geschrieben wird. Dies birgt das Risiko, dass die Ausgabe fehlende Dokumente enthält.

Analyse

Während Suchbegriffe absolut sind, können Analysen den Inhalt, die Syntax und die Rechtschreibung viel besser analysieren. Auch wenn es vielleicht noch nicht an der Zeit ist, Suchbegriffe komplett zu streichen, erweist sich der Einsatz von Analysen allein oder in Verbindung mit weniger anspruchsvollen Technologien als vorteilhaft. Viele juristische Teams nutzen bereits aktive Lerntools, übertragbare KI-Modelle, Konzeptsuche und vieles mehr, um ihre Prüfungsabläufe zu verbessern. Zu den Vorteilen gehören die Benutzerfreundlichkeit, die Möglichkeit, die Prüfung sofort zu starten, die Schnelligkeit, das geringere Risiko, dass relevante Dokumente übersehen werden, die Konsistenz der Bewertung, die in das Tool integrierten Qualitätsprüfungen, die fortschreitenden Kosteneinsparungen und die Vertretbarkeit.

Trotz all dieser Vorteile zögert man immer noch, Maschinen die Arbeit zu überlassen, die traditionell von Menschen erledigt wurde. Die Angst vor der Blackbox ist eine Hürde, die auch mit der Weiterentwicklung der Technologie bestehen bleibt. Die Analytik beruht auf Algorithmen, was manche als Schreckgespenst empfinden mögen. Ein Algorithmus bedeutet jedoch einfach nur einen Prozess - und die in vertrauenswürdigen und geprüften Tools verwendeten Algorithmen liefern in der Regel solide Ergebnisse in einem Bruchteil der Zeit. Angesichts der Tatsache, dass mehr Daten als je zuvor ausgewertet werden müssen, ist dies ein überzeugendes Merkmal der Analytik.

Die richtige Wahl treffen

Sollten Rechtsteams also Suchbegriffe oder Analysen für die Überprüfung von Dokumenten verwenden? Die Wahrheit ist, dass es darauf keine eindeutige Antwort gibt. Es kommt darauf an. Auch wenn sich KI immer mehr durchsetzt, kann es sein, dass sie für einige Teams nicht zur Verfügung steht oder für kleinere Fälle nicht die beste Wahl ist. Rechtsteams sollten gemeinsam mit internen Stakeholdern und externen Partnern überlegen, was am besten funktioniert und wie sie ihre Prozesse zur Dokumentenprüfung neu gestalten können.

Denken Sie daran, dass Sie bei der Verwendung von Suchbegriffen - sei es allein oder in Verbindung mit einem anderen Werkzeug - auf die Möglichkeiten achten sollten, die Lösungen für Suchbegriffe bieten. Auf dem Markt gibt es unterschiedlich ausgefeilte Lösungen. Ein Anbieter, der sich mit der Überprüfung von Dokumenten auskennt, kann Sie über Modelle beraten, die Wörterbuchfunktionen, Konzeptausnahmen und Trefferzählungsanalysen beinhalten. Zu den bewährten Verfahren gehören die sorgfältige Auswahl der verwendeten Schlüsselwörter, die Berücksichtigung von Lücken, das Testen einer kleinen Stichprobe, bevor die Schlüsselwörter auf den gesamten Datensatz angewendet werden, und die Einbindung der gegnerischen Anwälte zur Verbesserung der Transparenz.

Das Potenzial von Analysetools kann durch einen dreistufigen Ansatz maximiert werden. Zunächst ist eine gründliche Vorbereitung entscheidend. Dazu gehört, dass man sich Gedanken über das angestrebte Ziel macht, die verfügbaren Daten auswertet und sich auf die Entwicklung von Fakten konzentriert. Steht beispielsweise ein Vergleich an, kann es sehr vorteilhaft und kostensparend sein, Analysen für eine frühzeitige Fallbeurteilung einzusetzen. Schulungen sind der Schlüssel zur Steigerung der Effektivität und zur Erzielung einheitlicher Ergebnisse. Und schließlich ist es wichtig, Schwachstellen zu erkennen und zu antizipieren, denn kein Instrument ist perfekt. So können beispielsweise Kurznachrichtendaten zu Erfassungs- und Überprüfungshindernissen führen, wenn nicht die richtige Technologie oder das richtige Fachwissen zur Verfügung steht.

Eine aktuelle Studie, die in Artikeln von ALM und EDRM erörtert wurde, ergab, dass der eDiscovery-Markt einen Wert von über 14 Milliarden Dollar hat und dass die Überprüfung von Dokumenten durch Menschen mindestens 60 Prozent dieser Kosten ausmacht. Dies sollte bei eDiscovery-Strategien und Budgets für Rechtstechnologie berücksichtigt werden. Anhand von umsetzbaren Erkenntnissen können Rechtsteams fundierte Entscheidungen darüber treffen, welche Tools für ihr Unternehmen optimal sind. Rechtsteams sollten über die technologischen Optionen Bescheid wissen und über entsprechende Ressourcen verfügen.

Der Inhalt dieses Artikels dient nur der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung oder -meinung dar.