Laut dem Thomson Reuters 2023 Legal Department Operations Index ist der Einsatz von Rechtstechnologie um 53 Prozent gestiegen, da immer mehr Rechtsabteilungen nach neuen Möglichkeiten suchen, diese Tools zur Verwaltung ihrer Arbeitsabläufe einzusetzen. Dies ist nicht überraschend, da immer wieder innovative Tools auf den Markt kommen und die Bereitschaft, die Vorteile zu nutzen, auf breiter Front steigt. Kleinere und mittelgroße Unternehmen schließen sich größeren Organisationen beim Aufbau ihrer Rechtsabteilungsteams und Technologiepakete an, um ihre Umgebungen mit grundlegenden Tools wie Vertragsmanagement und Verwaltung der Ausgaben für Angelegenheiten zu verbessern.

Doch was passiert, wenn eine Technologieinitiative die Erwartungen nicht erfüllt? Diese Frage wird von vielen Führungskräften in der Rechtsabteilung immer wieder gestellt. Für Technologieinvestitionen werden viel Zeit und Ressourcen aufgewendet, so dass eine unzureichende Leistung enttäuschend sein kann. Es kann schwierig sein, den Grund dafür zu ermitteln, warum die Investition vom Kurs abgekommen ist.

Oft ist es auch schwierig, den besten Weg in die Zukunft zu finden. Ist es an der Zeit, die Technologie, die die Abteilung bereits im Haus hat, zu reduzieren? Wäre eine Umgestaltung der derzeitigen Nutzung mit neuen Prozessen und Effizienzsteigerungen eine bessere Option? Ist es an der Zeit, das Handtuch zu werfen und mit einem neuen Tool neu zu beginnen?

Um diese Fragen zu beantworten, ist es zunächst wichtig, die Gründe für die unzureichende Leistung eines Tools festzustellen. Dann kann man entscheiden, ob man die vorhandene Technologie optimieren oder mit einer neuen Lösung neu beginnen sollte.

Häufige Hindernisse 

Wenn man genauer untersucht, warum ein Tool die Erwartungen nicht erfüllt, wird häufig deutlich, dass die Technologie selbst nicht das Problem ist.  

Im Folgenden finden Sie drei alternative Gründe, die Sie in Betracht ziehen sollten, wenn Sie nach der Ursache für eine scheinbar gescheiterte Investition in Rechtstechnologie suchen. 

• Die Prognosen für den Geschäftsfall waren möglicherweise zu ehrgeizig. Eine Neubewertung könnte zeigen, dass ein längerer Zeitrahmen oder eine Neuausrichtung der Anwendungsfälle zu besseren Ergebnissen führen würde.
• Die Art und Weise, in der der Anbieter das Tool implementiert hat, entsprach nicht den Anforderungen der Organisation, um erfolgreich zu sein. Es ist wichtig, Partnerschaften gründlich zu prüfen und im Vorfeld Gespräche über die Implementierung zu führen, um die Erwartungen angemessen abzustimmen.
• Die internen Prozesse rund um die Nutzung des neuen Tools waren schwach oder unklar.
• Veränderungsmanagement kann schwierig sein. Selbst die besten Tools auf dem Markt können ohne ordnungsgemäße Nutzung, Schulung und Einbeziehung der Interessengruppen unzureichende Ergebnisse liefern. Dies führt dazu, dass die Mitarbeiter aufgeben und bei den alten Methoden der Aufgabenerledigung bleiben. 

Wenn man die oben genannten Punkte berücksichtigt, zeigt sich oft, dass die Technologie keineswegs ein Fehlschlag war. Stattdessen ist es an der Zeit, die Leistung der Technologie aus einem anderen Blickwinkel zu bewerten, um gültiges Feedback zu erhalten und festzustellen, wo die Implementierung oder Nutzung zu kurz kam. 

Erfolgreiche Ergebnisse kultivieren 

Daraus ergibt sich eine Frage: Ist es an der Zeit, umzukehren oder vorwärts zu gehen? Zu diesem Zeitpunkt sollte klarer sein, wie die Organisation die aktuelle Technologie tatsächlich nutzt, und es ist an der Zeit, einige Ziele für die Zukunft zu setzen. Im Mittelpunkt steht dabei die Frage, ob die derzeitigen Tools optimiert, abgeschafft oder in neue Technologien investiert werden sollen. Am besten ist es, das zu optimieren, was die Abteilung bereits hat, und dann bei Bedarf nach neuen Lösungen zu suchen. Die Kosten für die Optimierung bzw. für neue Investitionen, der Bedarf an Datenmigration, die Einhaltung interner Vorschriften und die Stimmung beim Änderungsmanagement fließen in diese Bewertung ein. 

Drei Faktoren sind für diese Entscheidung ausschlaggebend: Technologie-Roadmaps, Prozessabbildung und Einbeziehung der Interessengruppen. 

Technologie-Roadmaps 

Ein detaillierter Funktionsplan ist von entscheidender Bedeutung. Die Erstellung einer Roadmap für die Rechtstechnologie mit klaren Zielen vor Augen führt zu einem besseren operativen Leistungsmanagement. Wenn ein Tool nicht die gewünschte Leistung erbringt, ist es an der Zeit, tiefer zu gehen. Möglicherweise wird deutlich, dass es an der Zeit ist, die Roadmap neu zu definieren, um den besten Weg nach vorn zu bestimmen. Zwar sind alle Roadmaps einzigartig und lassen Raum für Veränderungen, doch sollten Sie die folgenden Merkmale berücksichtigen: 

• Definieren Sie einen stufenweisen Zeitplan, der eine iterative Entwicklung unterstützt und Raum für Evolution lässt. Ein großes Hindernis für eine erfolgreiche Implementierung ist der Versuch, zu schnell zu viel zu erreichen.
• Konzentrieren Sie sich auf die Erweiterungsmöglichkeiten des Tools, anstatt nur auf die Funktionalitäten zu achten.
• Berücksichtigen Sie den breiteren Technologie-Stack und die Architektur sowohl für die Rechtsabteilung als auch für das gesamte Unternehmen. Auf diese Weise lassen sich isolierte Abläufe und eine unzusammenhängende Technologieintegration vermeiden und gleichzeitig andere potenzielle Möglichkeiten aufzeigen.

Wenn diese Dinge nicht von Anfang an getan wurden, kann dies der Grund dafür sein, dass die Technologie die Erwartungen nicht erfüllt hat. Eine Neudefinition der Roadmap unter Berücksichtigung dieser Faktoren kann eine Gelegenheit bieten, die Investition voranzutreiben und zu vermeiden, dass man reagieren muss, wenn etwas aus dem Ruder läuft. Planen Sie immer Raum für eine Neupriorisierung ein.
 

Prozess-Mapping 

Teams vermeiden es oft, Prozesse vor der Integration neuer Technologien zu erfassen, da dies zeitaufwendig sein kann. Wird dies jedoch versäumt, kann dies zu Verwirrung darüber führen, wie sinnvolle Änderungen durchgeführt und eine einheitliche Übernahme erreicht werden kann. Die Prozessabbildung zeigt, wie die Abteilung vor der Einführung des neuen Tools und während des gesamten Integrationsprozesses gearbeitet hat. Auf diese Weise können Entscheidungen darüber getroffen werden, wie die Teams mit den aktuellen Technologieinvestitionen anders vorgehen können, wo Lücken bestehen und ob es an der Zeit ist, einen neuen Weg einzuschlagen. 

Engagement der Stakeholder 

Schauen Sie sich an, inwieweit die Stakeholder während der technischen Planungs-, Implementierungs- und Nachbereitungsphase einbezogen wurden. Diese Personen müssen sich einbringen und mitreden, damit ein Tool erfolgreich ist. Wenn die wichtigsten Stakeholder einbezogen werden, ist es einfacher, die notwendigen Ressourcen und Schulungen zu erhalten, damit die Teams neue Lösungen effektiv in ihre Arbeitsabläufe integrieren können. Ein großes Hindernis für ein effektives Änderungsmanagement ist die mangelnde Beteiligung und das fehlende Engagement der Betroffenen bei der Durchführung der Änderung.

Die Beteiligten sollten vom ersten Tag an bereit, willens und in der Lage sein, sich auf alles einzulassen, was mit der Einführung und erfolgreichen Integration neuer Technologien verbunden ist. Um dies zu erreichen, sollten Sie die folgenden Best Practices berücksichtigen: 

• Ermitteln Sie die Interessengruppen und bestimmen Sie, wie viel Unterstützung und Einfluss sie für das Projekt bieten können. Entwickeln Sie eine anfängliche Strategie, um die richtigen Stakeholder ins Boot zu holen und sie in eine gute Position zu bringen, um sinnvolle Veränderungen zu bewirken.
• Beurteilen Sie die Auswirkungen der Veränderung und die Veränderungsmüdigkeit. Dadurch wird deutlich, wie viele verschiedene Bereiche im Unternehmen von den Technologie- und Prozessänderungen betroffen sein werden, wie groß die Auswirkungen sein werden und wo proaktiv Abschwächungsstrategien entwickelt werden müssen.
• Schaffen Sie eine klare Vision, damit ein kollektives Verständnis darüber besteht, wie der Erfolg erreicht werden kann. Zu den Merkmalen eines erfolgreichen Plans gehören spezifische und umsetzbare Ziele, die Berücksichtigung der gesamten Unternehmensarchitektur und die optimale Einbindung der relevanten Interessengruppen in jeder Phase des Prozesses.
• Kommunizieren Sie gründlich, was jede Geschäftseinheit vor der Einführung eines neuen Tools tun muss, und planen Sie Schulungen.
• Erstellen Sie einen Plan zur kontinuierlichen Verbesserung des Betriebs, um auf dem richtigen Weg zu bleiben, den Erfolg zu messen, Feedback zu erhalten und Änderungen auf der Grundlage von Benutzereingaben vorzunehmen.

Alle diese Schritte sind wirkungsvoller, wenn die Beteiligten informiert und engagiert sind und zielgerichtete Maßnahmen ergreifen, um den Erfolg eines neuen Tools zu gewährleisten.

Fazit

Die Befolgung der oben genannten Schritte wird Rechtsabteilungen dabei helfen, ihren Legal-Tech-Stack besser zu bewerten und in Zukunft strategischere Entscheidungen zu treffen. In vielen Fällen werden sie wahrscheinlich Raum für Optimierungen finden - zumindest bis zu einem gewissen Grad. Es gibt auch externe Beratungsressourcen für Rechtsabteilungen, die dabei helfen können, technologische Initiativen zu steuern und Strategien neu zu definieren. All dies wird alle Beteiligten zufriedener machen und eine interne Kultur von besser informierten und technikaffinen Mitarbeitern schaffen.

Der Inhalt dieses Artikels dient nur der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung oder -meinung dar.