O entusiasmo em torno da IA de geração contribuiu para uma onda de interesse em como aplicar várias formas de IA, não apenas a IA de geração. À medida que as empresas promovem a adoção da IA em toda a empresa para se manterem competitivas, alguns departamentos jurídicos internos estão desfrutando de menos restrições nos investimentos vinculados ao uso da tecnologia alimentada por IA. Muitos estão fazendo isso da maneira mais difícil - tentando aplicar a tecnologia emergente de IA de geração para resolver pontos problemáticos específicos e restritos - e negligenciando necessidades mais amplas de operações jurídicas.

Embora a IA de geração possa realizar tarefas incrivelmente úteis, desde responder a perguntas sobre políticas até contratos de redlining, essas ferramentas normalmente não possuem os recursos de orquestração e administração de fluxo de trabalho que são essenciais para gerenciar processos e coletar dados de gerenciamento de desempenho.

Como o interesse no uso de tecnologia orientada por IA continua a crescer, faz sentido considerar investir em soluções de automação de fluxo de trabalho (WFA) alimentadas por IA que estão adicionando rapidamente a IA de geração.

Recursos das soluções de automação de fluxo de trabalho com pouco ou nenhum código

As principais soluções comercializadas para os departamentos jurídicos corporativos (Bryter, Checkbox, Josef, Kim, MyLegal, Neota, OnitX, TAP e Tonkean) oferecem aplicativos de fluxo de trabalho e blocos de construção de “desenvolvedores cidadãos”, além de fortes recursos de integração, administração, automação de documentos, conformidade e segurança.

Recomenda-se que os compradores de tecnologia WFA considerem como as abordagens desses fornecedores se alinham às suas necessidades nas seguintes áreas principais:

Gerenciamento do fluxo de trabalho - O controle do fluxo de tarefas, processos ou ações é geralmente tratado em uma das duas abordagens:

• As soluções orientadas para a árvore de decisão usam uma estrutura de fluxograma. Sua abordagem baseada em lógica é intuitiva para os advogados, com representações visuais fáceis de seguir, mas as interdependências são mais difíceis de gerenciar.
• As soluções voltadas para a orquestração oferecem uma maneira centralizada de projetar e controlar fluxos de trabalho que envolvem várias tarefas, sistemas e atores. As ferramentas coletam dados, monitoram o status e acionam as próximas tarefas. Elas são adequadas para fluxos de trabalho complexos, mas o gerenciamento pode ser desafiador.

Integração - A interação com sistemas adjacentes, no departamento jurídico ou entre funções, envolve abordagens que podem ser combinadas para facilitar a criação de conexões sem envolver a TI:

• Integrações prontas para uso em ferramentas de colaboração comumente usadas, como Slack, Teams e Outlook, para “encontrar os clientes onde eles estão”. Normalmente, elas são tão simples quanto fornecer credenciais para habilitar um link entre os dois sistemas.
• A plataforma de integração como serviço (iPaaS) permite a integração com uma ampla variedade de aplicativos e bancos de dados. A transformação de dados faz parte do processo.
• iPaaS de terceiros por meio de parcerias estabelecidas com soluções de middleware, como Workato ou MuleSoft. Podem ser necessárias assinaturas separadas.

Administração - as atividades relacionadas à configuração, ao monitoramento e à manutenção do ambiente de automação, o que inclui integrações, controle de acesso e supervisão de um portfólio de fluxos de trabalho. O domínio pode envolver uma curva de aprendizado, portanto, o “mindshare” do administrador é importante.

Automação de documentos - Várias soluções de fluxo de trabalho automatizam o processo de geração de documentos personalizados de forma eficiente e consistente. Os casos de uso comuns incluem contratos de alto volume ou de baixo risco.

Processos e campanhas em massa - Algumas soluções WFA podem lançar processos em escala para muitos usuários:

• Os processos em “lote” envolvem iteração de dados e execução paralela. Os casos de uso incluem a emissão de adendos de acordo com novas normas ou políticas e a emissão de atualizações de diretrizes de advogados externos - geralmente processos unidirecionais.
• As campanhas são processos de várias etapas que envolvem uma variedade de tarefas. Elas fornecem um “assistente” para execução e acompanhamento do progresso. Elas são adequadas para processos bidirecionais e iterativos, como auditorias de conformidade e processos de gerenciamento de políticas.

Conformidade e segurança - Normalmente, trilhas de auditoria e controles de acesso baseados em funções (usuário, construtor e administrador), enquanto alguns fornecem permissões refinadas usando regras, geografia, funções, dados, ações (por exemplo, executar ou editar) e o fluxo de trabalho específico em uso. A maioria das soluções WFA oferece residência de dados nos EUA e na Europa, com uma gama cada vez maior de opções.

Como a IA oferece suporte à automação do fluxo de trabalho

A IA aparece amplamente em soluções de automação de fluxo de trabalho com pouco ou nenhum código. Sob esse guarda-chuva, os recursos mais comuns incluem:

• Processamento inteligente de documentos, usando reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e processamento de linguagem natural (NLP).
• Mapeamento e transformação de dados entre diferentes formatos, facilitando a integração e o processamento de informações de várias fontes.
• Automação de decisões usando regras predefinidas e entradas de dados, o que é especialmente útil para aplicar a lógica condicional para determinar caminhos de fluxo de trabalho.
• Aprendizado de máquina em WFA de baixo código para oferecer suporte à melhoria contínua com base em novos dados e condições variáveis.

É interessante entender o que acontece “por baixo do capô”, mas o foco deve estar em como a solução atende às necessidades previstas. As equipes se beneficiam ao testar minuciosamente as soluções e planejar um “humano no circuito”. Por exemplo, um paralegal sofisticado com uma ferramenta de redação de contratos baseada em IA pode realizar uma análise de primeira passagem, minimizando o número de pessoas que precisam de treinamento.

Como a geração de IA está aprimorando as ferramentas do WFA

O entusiasmo em torno da IA de geração impulsionou o surgimento de recursos para interpretar consultas, solicitações e documentos (todos não estruturados) e gerar respostas. Aqui estão alguns exemplos:

• A Bryter adicionou “Agentes de IA” para que os funcionários obtenham respostas a perguntas sobre apólices, executem verificações de integridade das apólices, pesquisem em uma base de conhecimento definida, extraiam dados e revisem contratos em busca de prazos e cláusulas.
• A Checkbox aprimorou sua “porta de entrada” para o departamento jurídico com um “AI Legal Chatbot” que responde e encaminha automaticamente as solicitações com base nas políticas e nos manuais da empresa.
• O JosefQ, que usa a Gen AI para perguntas e respostas sobre políticas, pode ser implementado sozinho ou com a principal ferramenta WFA da Josef.
• A Neota, mantendo sua abordagem modular, anunciou o lançamento de seu “Azure OpenAI Building Block” para extração de texto, traduções de idiomas e elaboração de mensagens com reconhecimento de contexto.
• O “Catalyst Virtual Assistant” da OnitX responde a perguntas e elabora e-mails de acompanhamento usando o contexto de dados armazenados de solicitações de serviços jurídicos, assuntos e contratos.
• O TAP da Mitratech anunciou recursos aprimorados que incluem resumo de texto e pesquisa em linguagem natural.
• O “AI Front Door” da Tonkean, que classifica as solicitações de serviços jurídicos para roteamento e geração de relatórios, inclui um chatbot “LegalGPT” e um recurso de ajuda “AI Concierge” para usuários corporativos.

Antes do advento da Gen AI, essas ferramentas já usavam a IA para interagir com os clientes e para iniciar e executar fluxos de trabalho automatizados de forma inteligente. Agora, com os aprimoramentos da Geração de IA, a interface do cliente é mais conversacional. Os chatbots podem responder a perguntas de forma clara e precisa, e os advogados podem economizar tempo com uma pesquisa melhor e recursos avançados de resumo e redação.

Os departamentos jurídicos que obtêm ferramentas WFA começam a aproveitar o poder da IA e da IA de geração dentro da infraestrutura de soluções de software que também oferecem recursos de integração, administração, automação de documentos, conformidade e segurança. À medida que a IA evolui, o mesmo acontece com as ferramentas.

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Catherine J. Moynihan é Diretora Sênior de Inteligência Estratégica e Consultoria do Grupo de Consultoria de Negócios Jurídicos da Epiq, supervisionando o Hyperion Research, o programa de inteligência de mercado jurídico da Epiq, além de liderar programas de inteligência de consultoria jurídica para executivos jurídicos globais com foco na transformação de operações jurídicas.

Moynihan ingressou na Epiq vindo da Association of Corporate Counsel (ACC), onde lançou e liderou a seção de Operações Jurídicas da ACC, fornecendo pesquisa, educação e compartilhamento de conhecimento para melhorar a eficácia operacional. Moynihan se destaca por desenvolver o Modelo de Maturidade de Operações Jurídicas, o kit de ferramentas e o treinamento da ACC, além de liderar o programa ACC Value Champions para identificar e disseminar as principais práticas.

Moynihan tem MBA pela Universidade de Columbia e é bacharel em Relações Internacionais e Inglês pela Universidade da Virgínia. Ela é membro e curadora do College of Law Practice Management, que reconhece profissionais de destaque no gerenciamento de práticas jurídicas.