O uso da tecnologia jurídica aumentou 53%, á medida que mais departamentos jurídicos estão buscando novas maneiras de usar essas ferramentas para gerenciar seus fluxos de trabalho, de acordo com o Department Operations Index 2023 da Thomson Reuters. Isso não é surpresa, pois ferramentas inovadoras continuam a entrar no mercado e há mais interesse em obter seus benefícios. Organizações de pequeno e médio porte estão se juntando a organizações maiores na formação de suas equipes de operações jurídicas e stack tecnológico para aprimorar seus ambientes com ferramentas fundamentais, como gerenciamento de contratos e gerenciamento de gastos materiais.

Mas o que acontece quando uma iniciativa tecnológica não atende às expectativas? Esse é um refrão comum entre muitos líderes do ambito jurídico corporativo. Muito tempo e recursos são gastos em investimentos em tecnologia, então o baixo desempenho pode ser desanimador. Pode ser difícil determinar o motivo por trás do investimento sair do curso.

Muitas vezes também é complicado determinar o melhor caminho a seguir. É hora de reduzir a tecnologia que o departamento já possui internamente? Renovar o uso atual com novos processos e eficiências seria uma opção melhor? É hora de jogar a toalha e recomeçar com uma nova ferramenta?

Para responder a essas perguntas, primeiro é fundamental identificar por que uma ferramenta está tendo um desempenho inferior ao esperado. Em seguida, identificar como determinar se é preciso otimizar a tecnologia existente ou começar de novo com uma nova solução.

Obstáculos comuns

Ao mergulhar mais fundo no porquê de uma ferramenta não estar correspondendo às expectativas, muitas vezes fica claro que a tecnologia em si não é o problema.

Aqui estão três motivos alternativos a serem considerados ao pesquisar a causa raiz de um investimento em tecnologia jurídica aparentemente fracassado.

• As projeções do caso de negócios podem ter sido muito ambiciosas. Uma reavaliação pode mostrar que um cronograma estendido ou casos de uso reorientados levariam a melhores resultados.
• A maneira como o fornecedor implementou a ferramenta não estava à altura do que a organização precisava para prosperar. É importante examinar minuciosamente as parcerias  e ter discussões sobre a implementação com antecedência, a fim de alinhar adequadamente as expectativas.
• Os processos internos em torno do uso da nova ferramenta eram fracos ou pouco claros. O gerenciamento de mudanças pode ser difícil. O gerenciamento de mudanças pode ser difícil. Até mesmo as melhores ferramentas do mercado podem ter um desempenho inferior sem o uso adequado, o treinamento e o envolvimento dos stakeholders. Isso faz com que as pessoas desistam e continuem com as formas antigas de concluir as tarefas.

Considerando o acima muitas vezes mostrará que a tecnologia não foi um fracasso. Em vez disso, é hora de avaliar o desempenho da tecnologia em uma perspectiva diferente para identificar feedbacks válidos e determinar onde a implementação ou a utilização ficou aquém do esperado.

Cultivando resultados bem-sucedidos

Há uma pergunta que se segue: é hora de voltar atrás ou seguir em frente? Neste ponto, deve ficar mais claro como a organização está realmente usando a tecnologia atual e é hora de definir algumas metas para o futuro. O foco será otimizar as ferramentas atuais, abandoná-las ou investir em novas tecnologias. A prática recomendada é otimizar o que o departamento já tem e, se necessário, buscar novas soluções. A otimização versus os custos de novos investimentos, a necessidade de migração de dados, o compliance interno e o sentimento de gerenciamento de mudanças serão todos considerados nessa avaliação.

Três fatores orientarão essa decisão: roadmaps de tecnologia, mapeamento de processos e envolvimento dos stakeholders.

Roadmaps de tecnologia

 Ter um plano detalhado funcional é crucial. A construção de um roadmap de tecnologia jurídica com objetivos claros em mente leva a uma melhor gestão do desempenho.  Quando uma ferramenta tem um desempenho inferior, é hora de mergulhar mais fundo. Pode ficar claro que é hora de redefinir o roadmap para determinar o melhor caminho a seguir. Embora todos os roadmaps sejam únicos e exijam espaço para mudanças, considere incluir as seguintes características:

• Defina um cronograma em fases que ofereça suporte ao desenvolvimento iterativo e deixe espaço para evolução. Um grande obstáculo para uma implementação bem-sucedida é a tentativa de realizar muito em pouco tempo.
• Concentre-se nos recursos de aprimoramento da ferramenta em vez de olhar estritamente para as funcionalidades.
• Considere o stack de tecnologiap e a arquitetura mais amplas para o departamento jurídico e toda a empresa. Isso ajudará a evitar operações em silo e integração desarticulada de tecnologias, além de destacar  potenciais oportunidades.

Se essas coisas não foram feitas no início, pode ser o motivo pelo qual a tecnologia não tenha atendido às expectativas estabelecidas.  Redefinir o roadmap para incorporar esses fatores pode oferecer uma oportunidade de avançar com o investimento e evitar a necessidade de ser reacionário quando algo sai dos trilhos. Sempre inclua espaço para repriorizar.

Mapeamento de processos

As equipes podem evitar mapear processos antes de integrar novas tecnologias, porque isso pode ser demorado. No entanto, não o fazer pode levar à confusão sobre como efetuar mudanças significativas e alcançar uma adoção uniforme. O mapeamento de processos mostrará como o departamento operava antes da chegada da nova ferramenta e durante todo o processo de integração.  Isso pode informar decisões sobre como as equipes podem fazer as coisas de forma diferente usando o investimento em tecnologia atual, onde existem lacunas e se é hora de tomar um novo caminho.

Engajamento de Stakeholders

Dê uma olhada no nível de engajamento dos stakeholders durante as fases de planejamento, implementação e acompanhamento da tecnologia.  Esses indivíduos precisam de propriedade e voz para que uma ferramenta prospere. Quando os key stakeholders estão envolvidos, é mais fácil obter os recursos e o treinamento necessários para que as equipes integrem efetivamente as novas soluções em seus fluxos de trabalho. Um grande obstáculo para uma gestão  de mudanças eficaz é a falta de envolvimento e comprometimento dos key stakeholders em ajudar a realizar a mudança.
Os stakeholders devem estar prontos, dispostos e aptos  a abraçar tudo o que envolve a adoção e a integração bem-sucedida de novas tecnologias desde o primeiro dia. Para conseguir isso, considere as seguintes  práticas recomendadas:

• Identifique os stakeholders e determine o nível de apoio e influência que eles podem oferecer ao projeto. Construa uma estratégia inicial para conseguir a adesão dos stakeholders certos e que estejam bem posicionados para efetuar mudanças significativas.
• Realizar avaliações de impacto e fadiga de mudanças. Essas avaliações revelam quantas áreas diferentes em toda a empresa serão afetadas pelas mudanças na tecnologia e no processo, o quão significativo será o impacto e onde criar proativamente estratégias de mitigação.
• Crie uma visão clara para que haja um entendimento coletivo de como alcançar o sucesso. As características de um plano bem-sucedido incluem metas específicas e acionáveis, considerando toda a arquitetura organizacional e engajando os stakeholders de forma otimizada em cada etapa do processo.
• Comunique detalhadamente o que cada unidade de negócios precisa fazer antes do lançamento de uma nova ferramenta e programe treinamentos.
• Crie um plano de melhoria operacional contínua para se manter no caminho certo, medir o sucesso, receber feedback e fazer revisões com base nas opiniões dos usuários.

Todas essas etapas serão mais impactantes se os stakeholders informados,e engajados tomarem ações intencionais para garantir  que uma nova ferramenta prospere.

Conclusão

Seguir os passos acima ajudará os departamentos jurídicos a avaliar melhor seu Stack de tecnologia jurídica e tomar decisões mais estratégicas no futuro. Em muitos casos, eles provavelmente encontrarão espaço para otimizar – pelo menos até certo ponto. Há também recursos externos de consultoria jurídica empresarial que podem ajudar a navegar em iniciativas de tecnologia e redefinir estratégias com facilidade. Tudo isso fará com que todos fiquem mais felizes e criará uma cultura interna de indivíduos mais informados e experientes em tecnologia.

O conteúdo deste artigo destina-se apenas a transmitir informações gerais e não a fornecer consultoria ou opiniões jurídicas.