À medida que as empresas continuam a globalizar, aumenta também a demanda por dados globais em litígios, assuntos regulatórios e investigações internas. Ao pensar no eDiscovery de uma perspectiva global, uma abordagem única nem sempre é adequada. As organizações devem considerar os desafios específicos que enfrentarão ao abordar o eDiscovery global ou eDisclosure, o que inclui equilibrar as demandas das jurisdições locais e o Estado de Direito com o desejo de um processo uniforme, determinar qual tecnologia se adapta melhor ao caso e quais processos de negócios precisam ser criados. A seguir, abordamos os desafios e considerações com os quais as organizações podem querer se deparar ao lidar com um assunto que possui dados localizados ao redor do mundo.

Os Desafios do eDiscovery Internacional

Alguns dos principais desafios para as organizações quando o escopo de um projeto ultrapassa as fronteiras dos EUA são:

• Custos - A capacidade de manter centros de dados, infraestrutura e/ou licenças em regiões globalmente onde os volumes são menores e a descoberta prévia ao julgamento não é comum é difícil. Isso é exacerbado ao considerar a perspectiva de manter uma recuperação de desastre defensável fora do local.
• Cultura e contexto empresarial - Racionalizar a necessidade e o uso do eDiscovery/eDisclosure e do uso de dados eletrônicos com membros locais da equipe pode ser desafiador em locais que têm sistemas jurídicos diferentes e expectativas de privacidade de dados em comparação com os EUA.
• Recursos - Dados os desafios culturais e a diminuição da demanda por eDiscovery fora dos EUA, justificar a contratação dedicada para lidar com o eDiscovery pode ser difícil. Além disso, embora possa ser necessário implementar e manter uma solução no país, justificar os gastos com pessoal local quando a carga de trabalho e a demanda podem ser esporádicas ou menos que em tempo integral é uma proposição complicada, especialmente ao considerar as leis locais de trabalho que podem proibir o emprego em meio período e dificultar a substituição de pessoal.
• Risco - Garantir que o eDiscovery transfronteiriço global não viole as leis de proteção de dados ou privacidade nos países de origem não é uma tarefa fácil. O mundo da privacidade de dados e do uso de dados eletrônicos é um campo de minas em constante evolução de regulamentação e controle, que difere de país para país. Acompanhar os últimos desenvolvimentos e obrigações é um trabalho em tempo integral e cheio de riscos se não for feito adequadamente ou com a atenção e o foco necessários.

A Solução

As organizações podem estabelecer um programa de serviços gerenciados de eDiscovery com um provedor global de serviços de eDiscovery para limitar riscos, custos e dores de cabeça. Um programa bem orquestrado pode:

• Ajudar a mitigar custos e evitar a necessidade de a organização incorrer em despesas de capex, fornecendo uma infraestrutura global de centros de dados e soluções tecnológicas que você pode utilizar sem o tempo e o investimento necessários para estabelecer e manter sua própria solução.
• Fornecer recursos nativos no país para essas regiões, que podem ajudar a gerenciar as divisões culturais e linguísticas. Como o provedor de serviços opera em maior escala, eles podem fornecer recursos e especialistas que atendam às suas necessidades, mesmo quando essas necessidades não são em tempo integral.
• Fornecer os recursos para lidar com projetos de eDiscovery/eDisclosure de pequena e grande escala, bem como atender a prazos exigentes, ao mesmo tempo em que alivia você do ônus de recursos humanos e administrativos para contratar e financiar funcionários que você pode ou não precisar em tempo integral.
• Mitigar riscos fornecendo expertise e capital intelectual para garantir que os dados permaneçam dentro das fronteiras e que suas atividades cumpram as leis e regulamentos locais de uso de dados, se necessário.

Considerações para Escolher o Provedor Certo de Descoberta

Ao procurar um provedor de serviços gerenciados para apoiar suas necessidades globais de descoberta, sua organização deve procurar um provedor cuja abrangência espelhe a sua. Abaixo estão fatores a considerar ao conduzir a devida diligência nos provedores:

• Há quanto tempo eles oferecem serviços de eDiscovery?
• Em quais regiões, países e cidades o provedor tem escritórios e equipe? Certifique-se de analisar isso cuidadosamente , pois alguns provedores podem ter escritórios ou tecnologia em cada local, mas não têm equipe. Se ter presença local for importante, certifique-se de esclarecer isso antes de contratar um parceiro.
• Qual é o número de funcionários em cada escritório?
• Qual é a divisão dos funcionários por funções (ou seja, vendas, atendimento ao cliente ou técnico)?
• Em quais regiões, países e cidades estão localizados seus centros de dados?
• Esses centros de dados utilizam nuvem pública ou privada?
• Eles oferecem recuperação de desastre fora do local, no país?
• Quais tecnologias de processamento, hospedagem e análise são oferecidas em cada centro de dados, e essas tecnologias são consistentes em todas as localizações? Garantir uma pilha de tecnologia global consistente ajudará a garantir que você possa aplicar os mesmos processos e procedimentos globalmente, aumentando a defensibilidade de sua operação e mitigando riscos.
• Qual é a capacidade diária de processamento em cada centro de dados?
• Que capacidades o provedor possui para criar novos centros de dados se necessário com base na demanda do cliente?
• Eles oferecem um modelo de suporte que segue o sol, e se o fizerem, essa oferta é baseada em recursos no país para cada localização?

Ao avaliar possíveis parceiros de serviços gerenciados de eDiscovery, você deve pesquisar suas necessidades globais de eDiscovery anteriores, entendendo o que deu certo e o que deu errado. Sua organização deve definir objetivos específicos e quaisquer desafios enfrentados ao lidar com a descoberta global. O provedor e a solução que eles oferecem devem ser personalizados para atender às suas necessidades específicas, aliviar pontos problemáticos, minimizar custos e maximizar a eficiência dos processos.

Onde um provedor possui presença local pode ser crucial para garantir o sucesso ao lidar com a descoberta global, especialmente quando ela é impulsionada por litígios ou assuntos regulatórios nos EUA. Entender as diferenças culturais que afetam a descoberta global e o uso de dados eletrônicos em áreas de etiqueta e comunicação pode ajudar a superar problemas relacionados aos negócios e mal-entendidos em torno do eDiscovery com colegas estrangeiros.

Ao analisar as soluções de software oferecidas, procure por provedores que ofereçam várias plataformas de processamento, hospedagem e análise, e que ofereçam essas mesmas opções em sua plataforma global. Plataformas múltiplas permitirão uma gama mais ampla de tipos de arquivo que podem ser processados, o que é mais relevante quando se trabalha em mercados fora dos EUA, onde existem ferramentas e fontes de dados que podem ser comuns no mercado local, mas não são encontradas comumente em outros lugares. Trabalhar simplesmente com plataformas prontas pode impedir a capacidade de processar tipos de arquivo novos e emergentes, especialmente quando eles são usados fora dos EUA. Provedores que oferecem soluções proprietárias terão maior flexibilidade para adaptar seu software para acomodar novos tipos de arquivo mais rapidamente do que os maiores provedores de software da indústria. As plataformas de hospedagem e análise devem ser intuitivas e permitir fluxos de trabalho personalizáveis. Ter um provedor que ofereça várias plataformas permitirá fluxos de trabalho adaptados às necessidades exclusivas de sua organização, mantendo-se defensáveis. Da mesma forma, certifique-se de que a pilha de ferramentas possa lidar com os idiomas locais relevantes para o seu trabalho e localização.

Seu provedor de serviços gerenciados deve trabalhar com seu departamento de conformidade interno, bem como com especialistas locais, para manter um programa global de proteção de dados e privacidade de dados transfronteiriços construído para garantir conformidade com múltiplos regulamentos internacionais de privacidade. Esses processos garantirão que os veículos contratuais e proteções adequadas estejam em vigor de acordo com os requisitos regulamentares locais aplicáveis.

Conclusão

Estabelecer um programa global de eDiscovery bem-sucedido exigirá parceria com um provedor de serviços gerenciados que você veja como um consultor confiável e um especialista não apenas em eDiscovery e eDisclosure, mas também em privacidade de dados. Esse parceiro deve ter um interesse pessoal em ajudar seus clientes a resolver questões complexas de descoberta e alcançar objetivos de projeto, sempre cuidando dos melhores interesses do cliente no contexto global. Seu provedor deve estar comprometido em fornecer gerenciamento de projeto consistente e de alta qualidade e design de solução ao longo do ciclo de vida do projeto, independentemente de a entrega se limitar a uma região ou se se trata de um assunto transfronteiriço que requer um modelo de suporte que segue o sol, onde seus especialistas sincronizam a entrega e a comunicação perfeitas.

Por Richard Pachella, Arquiteto de Soluções. Rich é um arquiteto de soluções no grupo de serviços gerenciados de eDiscovery e soluções legais, com mais de 20 anos de experiência no espaço de eDiscovery. Ele é especializado no desenvolvimento de estratégias eficientes e econômicas de fluxo de trabalho de descoberta eletrônica que envolvem vários cenários de descoberta em litígios complexos e assuntos regulatórios.