Os rápidos avanços da IA estão transformando o software de eDiscovery. As plataformas que não incorporarem novos recursos de IA deixarão os usuários com ferramentas desatualizadas que dificultam os fluxos de trabalho, aumentam os custos e limitam a capacidade de lidar com os crescentes desafios de dados.

Se você estiver usando uma solução local mais antiga, uma plataforma com atualizações mínimas ou um software afetado por uma aquisição, é provável que esteja sofrendo com fluxos de trabalho ineficientes em comparação com as ferramentas mais recentes disponíveis. Considere estas perguntas para descobrir se está na hora de fazer uma mudança.

1. Seu software está evoluindo com recursos de IA?

Os recursos de IA estão avançando em um ritmo sem precedentes. Para se manter à frente, é necessário um software de descoberta eletrônica que simplifique continuamente os fluxos de trabalho, melhore a precisão e descubra insights. Uma plataforma que não evolui com as tendências de IA pode colocar sua equipe em desvantagem.

Pergunte à sua equipe:

• Nosso fornecedor de software investe em avanços de IA para acompanhar o ritmo acelerado das mudanças?
• Podemos aproveitar os recursos orientados por IA para reduzir o esforço manual e melhorar a tomada de decisões?

A escolha de um software que invista ativamente em IA garante que sua equipe se beneficie dos últimos avanços.

2. Seu software de eDiscovery corresponde à escala de suas necessidades?

Algumas ferramentas são excessivamente complexas, oferecendo recursos que você raramente usa, enquanto outras não têm escalabilidade para questões de alto risco. O desafio está em encontrar uma solução que equilibre funcionalidade e simplicidade.

Pergunte à sua equipe:

• Estamos pagando por recursos que não usamos?

• Nosso software pode lidar com tarefas rotineiras e complexas, conforme necessário?

O software certo deve se adaptar às suas necessidades e otimizar os fluxos de trabalho, desde o processamento e a revisão até a Avaliação Antecipada de Casos, sem adicionar custos desnecessários.

3. Os processos manuais ou a falta de atualizações estão deixando-o lento?

Muitas plataformas dependem de fluxos de trabalho manuais ou de personalização extensiva, aumentando os custos, introduzindo erros e atrasando os projetos.

Pergunte à sua equipe:

• Quanto tempo gastamos em tarefas repetitivas, como seleção ou marcação?

• As atualizações de software estão atrasadas por causa de configurações personalizadas?

A automação integrada do fluxo de trabalho reduz o esforço manual, permitindo que sua equipe se concentre em tarefas de maior valor. O software que minimiza a necessidade de personalização garante atualizações contínuas e evita interrupções.

4. Seu software oferece suporte a diversas fontes de dados e integrações?

O eDiscovery atual geralmente envolve diversos tipos de dados, como mensagens móveis, dados de bate-papo e multimídia. Muitas plataformas têm dificuldade para processar e transformar esses dados com eficiência.

Pergunte à sua equipe:

• Nosso software lida com dados de ferramentas como Microsoft 365, WhatsApp e WeChat sem gerar atrasos?

• Ele pode se integrar a outras ferramentas das quais dependemos para obter fluxos de trabalho perfeitos?

O software que suporta diversos tipos de dados e se integra bem às suas ferramentas existentes garante uma colaboração tranquila e fluxos de trabalho eficientes, reduzindo o risco de gargalos.

5. Os custos de manutenção e os preços são sustentáveis?

Ferramentas mais antigas no local podem ter custos ocultos relacionados a ineficiências e menor satisfação do cliente. As plataformas de nuvem com modelos de preços imprevisíveis podem aumentar rapidamente, com taxas vinculadas ao armazenamento ou ao número de usuários.

Pergunte à sua equipe:

• Estamos economizando em custos externos ao usar uma ferramenta legada, mas percebendo custos internos maiores devido ao trabalho e ao tempo extras?

• Nosso modelo de preços oferece transparência e previsibilidade?

O software baseado em nuvem com preços transparentes e custos mínimos de manutenção garante um melhor controle do orçamento. Modelos previsíveis reduzem a pressão financeira e ajudam a sua equipe a se concentrar na entrega de resultados.

6. Você tem certeza de que sua plataforma continuará a crescer de acordo com suas necessidades?

As aquisições de software, a falta de investimento ou a tecnologia ultrapassada podem fazer com que os usuários questionem se sua plataforma evoluirá para atender às demandas futuras. As equipes que dependem de ferramentas estagnadas correm o risco de ficar atrás dos concorrentes que usam soluções com melhor suporte e visão de futuro.

Pergunte à sua equipe:

• Estamos confiantes de que nosso fornecedor de software continuará investindo em novos recursos?

• Sentimo-nos apoiados por atualizações regulares e um roteiro de desenvolvimento claro?

A escolha de um software apoiado por um investimento consistente e um compromisso com o crescimento garante que a sua plataforma evolua para atender aos desafios do futuro e, ao mesmo tempo, capacite a sua equipe a ter o melhor desempenho possível.

7. Seu software atende aos padrões de segurança e conformidade?

A adesão às normas de privacidade e o cumprimento dos padrões de segurança garantem que os dados confidenciais da descoberta sejam tratados adequadamente.

Pergunte à sua equipe:

• Nosso software está em conformidade com as normas de privacidade de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) e a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA)?

• Ele atende aos requisitos do International Traffic in Arms Regulations (ITAR) para o gerenciamento de informações confidenciais ou relacionadas à defesa?

• Recursos como criptografia e controles de acesso baseados em funções estão integrados para proteger os dados?

Priorizar a segurança e a conformidade ajuda a reduzir os riscos ao lidar com informações confidenciais.

Seguindo em frente

Avaliar seu software atual de eDiscovery com estas perguntas pode ajudar a priorizar os principais recursos. O software ideal deve:

• Investir em avanços de IA para permanecer relevante e melhorar os fluxos de trabalho.

• Ser dimensionado de acordo com suas necessidades, oferecendo flexibilidade para assuntos rotineiros e complexos.

• Automatizar processos manuais para economizar tempo e reduzir erros.

• Oferecer suporte a diversas fontes de dados e integrar-se perfeitamente às ferramentas existentes.

• Oferecer preços previsíveis e requisitos mínimos de manutenção.

• Cumprir os padrões globais de privacidade e segurança para dados confidenciais.

• Fornecer um roteiro claro para desenvolvimento e investimento contínuos.

Ao fazer a transição para um software projetado para atender aos desafios atuais, as equipes podem gerenciar com confiança os volumes crescentes de dados e, ao mesmo tempo, melhorar os resultados.