Os negócios hoje são complexos. Quando surgem conflitos, acusações de suborno, disputas trabalhistas e alegações de crimes de colarinho branco, uma resposta efetiva se torna obrigatória. Embora existam obrigações legais e éticas para que sejam conduzidas investigações minuciosas, o ideal é mitigar ou arbitrar problemas antes que eles se transformem em incidentes mais graves. Ao mesmo tempo, as tecnologias e técnicas de eDiscovery usadas por profissionais de compliance, TI e RH precisam garantir que as necessidades das pessoas que estão sendo investigadas sejam atendidas e que o processo seja justo e legal.

Algumas empresas preferem optar por realizar manualmente suas investigações internas. No entanto, a idéia de que uma investigação segura e imparcial pode ser gerenciada de forma eficiente por meio da digitalização manual de e-mails e documentos, muitas vezes visando reduzir custos e despesas, é equivocada. Uma abordagem manual pode levar a um aumento dos custos, atrasos e riscos na gestão e segurança das evidências. Automações de eDiscovery e IA, que agilizam os processos para investigadores e stakeholders, podem economizar custos reais e tempo para os investigadores, ao mesmo tempo em que protegem sua organização contra riscos e litígios.

A ilusão da economia de custos no trabalho manual

A ilusão da possibilidade de redução de custos através do engajamento de recursos humanos existentes para investigações manuais é tentadora, mas muitas vezes leva a gastos imprevistos. No contexto da vida corporativa cotidiana, as investigações e os recursos necessários para conduzir uma investigação podem crescer exponencialmente com o aumento da complexidade do caso. Considere uma empresa multinacional que enfrenta desafios de conformidade no Brasil com leis trabalhistas complexas, considerações culturais e proteções sindicais. Confiar em equipes internas para investigações manuais pode parecer inicialmente econômico, mas as equipes humanas podem não ser capazes de identificar e investigar problemas em evolução, comuns em investigações no Brasil, antes que eles cresçam. Processos manuais podem inadvertidamente aumentar custos, causar atrasos e criar riscos para a empresa.

As armadilhas das investigações manuais

O nível de complexidade e a escala dos dados atuais pode causar dificuldades para investigações manuais. Pode ser um desafio para organizações de todos os tamanhos localizar e coletar documentos. Vários novos formatos, como textos e mídias sociais, criam tipos inesperados de evidência. O número de horas incorridas nas atividades comuns de uma investigação, somada a coleta e análise mais sofisticadas de documentos, pode se traduzir em centenas de horas adicionais. A falsa impressão de economia em processos manuais torna-se evidente quando você compara os gastos em horas e taxas de sua equipe com soluções de eDiscovery e Technology Assisted Review (TAR), que podem acelerar o processo.

A falsa impressão de análises profundas de abordagens manuais em investigações

Sem processos automatizados, análises mais profundas nas investigações ficam comprometidas. Há uma obrigação ética de conduzir investigações completas e defensáveis sem preconceitos ou filtragem de informação. Uma corporação multinacional que expande suas operações globalmente pode encontrar dificuldades culturais e diferentes cenários de conformidade (por exemplo, a Lei nº 12.846/2013 para o Brasil), onde a hierarquia ou a pressão podem interferir na investigação. Os métodos manuais não conseguem captar os detalhes intrínsecos necessários para avaliações de risco abrangentes, que às vezes ficam perdidas dentre as várias fontes de dados em documentos impressos, textos, e-mails, documentos de áudio ou vídeo ou documentos armazenados em dispositivos pessoais ou de trabalho. Essa falta de análise mais profunda pode resultar em estratégias inadequadas de mitigação de riscos, expondo a organização a desafios imprevistos por partes inocentes ou órgãos reguladores. A camada cultural de uma investigação enfatiza o papel de eDiscovery na aceleração das investigações e sua capacidade de preservar documentos e evidências de forma justa e sem preconceitos, mitigando riscos e garantindo a defensibilidade de uma investigação.

Precisão comprometida

Na busca pela redução de custos, as organizações podem, inadvertidamente, comprometer a precisão ao confiar apenas em processos manuais. Revisões manuais podem levar a interpretações equivocadas da sequência de eventos, das cadeias de comunicação e dos padrões mais complexos do caso. Ao invés de comprometer seus investigadores ou ter riscos de interferência na investigação, a automação com o uso de ferramentas de eDiscovery permite que as investigações sejam realizadas de forma mais completa e defensável, enfatizando que as técnicas de eDiscovery não são relacionadas apenas a economia de custos, mas também sobre sua precisão e confiabilidade.

O enigma da segurança

A ideia de se economizar com o trabalho manual pode ter considerações além de financeiras e abrangendo o domínio da segurança da informação. Em setores que lidam com informações confidenciais, como saúde ou finanças, as investigações manuais introduzem vulnerabilidades. O manuseio indevido de informações confidenciais pode ocorrer devido a medidas de segurança, processos e supervisão inadequados inerentes a processos manuais. A automação não aumenta apenas a eficiência, mas também fortalece a estrutura de segurança dos processos de investigação e vigilância da empresa. Mesmo durante uma investigação interna, os regulamentos padrão de proteção e segurança de dados ainda são relevantes, abrangendo dados pessoais e dados de categoria especial sob a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e ordenanças de proteção de dados semelhantes em todas as jurisdições.

Automação como catalisador da transformação

Adotar a automação pode ser o pontapé inicial em uma jornada de transformação. A incorporação de tecnologias de eDiscovery amplia a eficiência e aumenta os recursos dos profissionais de conformidade e ética, TI e RH. A automação se torna um facilitador estratégico, capacitando as equipes a navegar em cenários regulatórios complexos com agilidade e precisão. O foco em trabalhos de maior valor, como análise e pesquisa, e o uso proativo de técnicas de eDiscovery para identificar e investigar problemas antes que eles aumentem, alinham-se com o impacto transformador da automação.

Modelos Operacionais de Automação

Para desmistificar a ideia de que investir em automação necessariamente incorre em custos mais altos, é crucial enfatizar os benefícios tangíveis da automação. Dependendo do tamanho e da frequência de suas investigações, você pode selecionar as soluções de eDiscovery que melhor atendem às suas necessidades.
Há opções de eDiscovery direcionadas ao cliente disponíveis em pacotes de assinatura de baixo custo, adequadas para investigações mais simples, particularmente investigações internas de fraude. As equipes de investigação de RH, compliance e ética e TI podem iniciar e revisar investigações de forma autônoma a qualquer momento (24×7). Para investigações mais complexas, especialmente aquelas que envolvem potenciais elementos criminosos, trabalhar com um provedor terceirizado pode oferecer valioso suporte de consultoria, planejamento, implementação e serviços gerenciados, com equipes de especialistas. Essa abordagem permite que suas equipes se concentrem na realização de investigações usando a tecnologia de eDiscovery de forma escalável, reduzindo assim os riscos associados ao trabalho manual e ao erro humano, e protegendo melhor sua organização de litígios relacionados a partes envolvidas na investigação.

Defender uma mudança de paradigma em direção à automação estratégica pode gerar maior economia de custos e recursos em comparação com os métodos manuais tradicionais, liberando todo o potencial de seus processos investigativos.

Conclusão

Na busca da prudência fiscal, as organizações muitas vezes sucumbem à falsa sensação de economia das investigações manuais. Profissionais de compliance e ética, TI e Segurança e RH devem reconsiderar o verdadeiro custo dos processos manuais e buscar apoio executivo para fazer um investimento em automação para investigações. Ao adotar a automação, as organizações não apenas se protegem contra as armadilhas de uma falsa economia ilusória, mas impulsionam suas capacidades investigativas para uma esfera de escala, profundidade, precisão e segurança aprimoradas.