Para melhorar a eficiência da produção antecipada de provas e reduzir custos, muitos clientes da Epiq tiveram seus programas de Discovery avaliados por meio da Discovery Health Check, uma avaliação detalhada realizada por especialistas experientes em Discovery. A Discovery Health Check da Epiq oferece um relatório detalhado que identifica lacunas e riscos, além de recomendações de programas de curto, médio e longo prazo. 

As Discovery Health Checks são realizadas em empresas de vários tamanhos, abrangendo vários setores, e encontramos diversos pontos problemáticos comuns:

• Desafios orçamentários: Os departamentos jurídicos registram um aumento no volume de trabalho jurídico, no entanto, quase dois terços dos departamentos jurídicos indicam que os orçamentos totais dos departamentos estão estáveis ou em queda.  (Índice de Operações do Departamento Jurídico de 2023, Thomson Reuters Institute) Para vários desses grupos, o número de advogados permanece inalterado e o aumento no trabalho coloca maior pressão sobre as equipes internas. Os departamentos jurídicos precisam operar da forma mais eficiente possível em um contexto de orçamentos mais apertados, e o controle das despesas externas continua sendo uma "alta prioridade”.
• Dependência excessiva de advogado externo para tarefas relacionadas à produção antecipada de provas:  Durante o processo de verificação de integridade, é realizada uma avaliação das relações entre o cliente, seu advogado externo e prestadores de serviços terceirizados de eDiscovery. Um dos itens analisados é a alocação de trabalho entre as três partes para garantir que as tarefas sejam dimensionadas corretamente e sejam concluídas com os recursos adequados.  Os clientes corporativos geralmente contam com advogados externos para concluir o trabalho que também pode ser realizado por um prestador de serviços de eDiscovery. Ao transferir essas tarefas para provedores de serviços de eDiscovery, os advogados externos têm mais tempo para se concentrar na estratégia e nos méritos do caso, ao mesmo tempo em que os custos são reduzidos. 
• Retenção excessiva de dados: A identificação e preservação de dados potencialmente relevantes para uma ação judicial ou investigação pode ser complicada.  Fatores como desgaste de funcionários, mudanças na estrutura organizacional e falta de documentação centralizada podem complicar a identificação de informações potencialmente relevantes. Por muita cautela, há uma tendência de preservar excessivamente os dados. Além disso, com a falta de governança e higiene dos dados, os dados duplicados desnecessariamente são mantidos e recolhidos, ocasionando custos desnecessários e evitáveis.
• Processos isolados: Existem vários grupos internos envolvidos no processo de produção antecipada de provas, como departamento jurídico, TI, governança da informação, RH e gerenciamento de registros.  Para ter um programa de produção antecipada de provas bem-sucedido, é essencial que estes grupos colaborem com frequência e tenham uma comunicação transparente com uma compreensão clara das funções e responsabilidades de cada grupo no processo de produção antecipada de provas.  Embora esses grupos trabalhem juntos para concluir o processo de produção antecipada de provas, eles regularmente trabalham individualmente.  Por causa disso, os processos não são tão eficientes, a comunicação não é ágil e há maior probabilidade de lacunas nos fluxos de trabalho e transferências.
• Não aproveitar todas as funcionalidades disponíveis da tecnologia: Vários clientes corporativos investem em retenção legal, coleta de dados, produção antecipada de provas e tecnologia relacionada ao faturamento eletrônico; no entanto, nem todos estão usando todos os recursos dessa ferramenta. Por exemplo, o trabalho manual pode ser reduzido através de uma melhor integração de tecnologia ou pela automação. Organizações devem buscar garantir que a tecnologia que utilizam para diversos fins seja integrada ao máximo possível. Muitas organizações estão concentradas na adoção da IA e na expansão da automação, com o objetivo de impulsionar seus departamentos jurídicos para melhorar a eficiência e reduzir os gastos.

A Discovery Health Check ajuda as empresas a resolverem esses pontos problemáticos. É realizada uma análise profunda nos processos atuais do cotidiano, na alocação de recursos e na tecnologia para garantir que todos os recursos disponíveis sejam otimizados. A revisão e as recomendações abrangentes da verificação de integridade detalham “vitórias rápidas” de pequenos esforços, além de iniciativas de transformação de longo prazo que ajudam a resolver problemas comuns, maximizar o uso de recursos e impulsionar eficiências, resultando na redução de custos.

Yuka Ito-Currin tem mais de quinze anos de experiência no setor de eDiscovery e suporte a litígios.  Como Diretora de Engajamento Estratégico de Clientes, Yuka realiza consultoria estratégica para clientes corporativos da Epiq, orientando os departamentos jurídicos por meio de avaliações aprofundadas de seus processos e procedimentos de produção antecipada de provas e ajudando-os a construir seus Centros de Excelência de Discovery.