Informações comerciais confidenciais (CBI) são as informações exclusivas da corporação que as possui. É qualquer coisa importante para o negócio que a empresa não gostaria que seus concorrentes ou o público soubessem. São as informações contidas em apresentações de reuniões de diretoria, planos de entrada no mercado, listas de clientes, detalhes de contato ou quaisquer métricas e análises sobre o desempenho da empresa ou planos de negócios futuros.

A CBI representa a maior parte do valor de uma empresa e, embora as corporações a protejam rigorosamente em cenários fora do litígio, muitas vezes ela pode ficar em segundo plano durante o litígio. Por que isso acontece? E como as empresas podem evitar que a CBI saia pela porta? Esse foi o tema do recente webinar da ACEDS, “Informações comerciais confidenciais: O tipo mais importante de dados em que ninguém está pensando”.

Representando os pontos de vista da empresa, do escritório de advocacia e da ALSP, o webinar contou com os seguintes especialistas no painel:

• Lauren Guillen, Gerente de Projetos Sênior, Phillips 66
• Jonathan Polak, sócio, Taft
• Brandon Hollinder, vice-presidente de eDiscovery e soluções cibernéticas, Epiq

Por que a CBI é frequentemente negligenciada durante um litígio?

Essa foi a primeira pergunta que os participantes do painel abordaram e concordaram que, em geral, isso se deve a:

• Prioridades concorrentes - quando o foco principal está centrado em outras questões legais (como privilégio).
• Falta de envolvimento das partes interessadas que estão cientes e têm conhecimento sobre a forma e a presença da CBI.
• A contratação de um advogado externo para analisar essas informações pode ter um custo proibitivo.
• Falta de coordenação - há muitas partes interessadas no litígio (advogados externos, advogados internos, parceiros fornecedores, equipes de suporte ao litígio etc.) que podem ter funções ou responsabilidades que afetam a CBI, mas nenhuma delas possui todos os aspectos da definição e proteção da CBI.

Dicas e orientações práticas para proteger a CBI

Grande parte da discussão se concentrou em um conjunto de recomendações de proteção primária apresentadas por Brandon Hollinder, incluindo ordens de proteção, ordens de eDiscovery, modelos de serviços gerenciados, políticas, manuais, bancos de redação e uso de modelos de IA

Jonathan Polak comentou sobre sua experiência com ordens de proteção: “Normalmente, uma ordem de proteção é registrada no início do caso. Ela rege a divulgação e o uso de documentos considerados confidenciais ou somente para os olhos dos advogados. Se forem produzidos documentos em um litígio que não estejam protegidos por uma ordem de proteção, essas informações poderão ser encontradas na Internet e nas mídias sociais. É necessário conversar sobre os níveis de proteção e estabelecer regras básicas desde o início.”

Lauren Guillen discutiu como esses tipos de ordens de proteção são seguidos, bem como os processos e fluxos de trabalho que sua equipe na Phillips 66 tem em vigor: “A prática mais comum (em casos de patentes) é usar a designação confidencial Attorneys' Eyes Only. Podemos reter todo o documento, marcá-lo como sigiloso e o motivo da afirmação do sigilo seria propriedade da empresa.”

Lauren acrescentou ainda: “Isso acabaria indo para um registro de privilégios, teríamos então a capacidade de endossar, reter todo o documento e a opção final que utilizamos é a redação.”

Caso contrário, será muito difícil para nós, fornecedores, e para a corporação receptora aderir às políticas em vigor. Isso inclui a identificação das designações nos arquivos de carga de produção que você fornece à parte que recebe suas produções, para que ela possa separar os documentos sem precisar examiná-los.”

Como você pode começar a proteger a CBI

A discussão do webinar terminou com alguns conselhos sobre os pontos mais importantes para começar se você estiver apenas começando a pensar em proteger a CBI.

Jonathan Polak comentou: “É fundamental ter um protocolo, um sistema que seja configurado para identificar rapidamente o que merece tratamento confidencial ou AEO (Attorneys' Eyes Only) e que seja consistente em vários litígios. A criação de um banco de dados é importante, assim como conversar com pessoas que tenham experiência na implementação de bons formulários e políticas.”

Lauren Guillen acrescentou: “Temos todo um processo de descoberta empresarial que usamos, não apenas no CBI, mas em todas as nossas questões e em todos os tipos de dados. Recomendo enfaticamente investir em um processo, documentar os procedimentos e garantir que ele possa ser repetido. Ele também deve ser flexível. Quando você cria flexibilidade no processo, sua descoberta se torna mais defensável e você terá essas conversas no início de cada caso.”

Por fim, Brandon Hollinder discutiu como os ALSPs, como a Epiq, podem oferecer suporte: “Se você receber uma ordem de proteção ou de descoberta eletrônica, fique à vontade para enviá-la para nós. Veremos informações incluídas que não estão em conformidade ou que não fazem sentido com a tecnologia que usaremos em um caso. Quando analisamos um pedido antes da assinatura, podemos eliminar quaisquer problemas e garantir que ele atenda aos requisitos técnicos.”

Independentemente de você estar nos estágios iniciais ou ter práticas avançadas de proteção de CBI, a discussão deste webinar fornece lições e percepções relevantes. Assista à gravação completa aqui (Em inglês).

O conteúdo deste artigo tem como objetivo transmitir apenas informações gerais e não fornecer conselhos ou opiniões jurídicas.