Recuperação de custos é o processo pelo qual escritórios de advocacia determinam como repartir os custos de volta aos seus clientes. Essa é uma prática no campo de e- Discovery há mais de uma década. O mecanismo de recuperação de custos varia muito de acordo com o tamanho e a localização da empresa. Se a empresa está participando, tentando atingir o ponto de equilíbrio ou obtendo algum lucro são fatores a serem considerados. Em 2022, nos mercados da Costa Leste dos EUA e nas cidades maiores, a recuperação de custos era onipresente e praticada sob o modelo de centro de lucro. Como será 2023? A resposta curta é que as tendências provavelmente se manterão. Continue lendo para obter reflexões importantes sobre tendências e mercado relacionadas às práticas de recuperação de custos de e- Discovery.

Mercados geográficos

Os mercados da Costa Leste e grandes cidades, como Washington D.C., Los Angeles e Chicago, têm implementado tentativas de recuperação de custos sob o modelo de centro de lucro em vez do modelo de ponto de equilíbrio. Esse é o padrão esperado, em que as empresas geralmente cobram dos clientes as taxas mais altas. Seus clientes esperam e aceitam esse método de recuperação de custos. Isso não quer dizer que empresas em mercados menores ou localizadas em regiões costeiras não implementem também o modelo de centro de lucro. Em termos gerais, quanto maior a empresa e o cliente, mais isso se torna uma prática padrão. Há uma expectativa de que as empresas do AMLaw 100 ofereçam serviços e tecnologia de ponta, incluindo soluções de e-Discovery. Os clientes contratam uma empresa AMLaw 100 porque esperam um certo calibre e pagarão por isso na maioria dos mercados grandes e médios.

Embora as empresas regionais também pratiquem a recuperação de custos, a maioria usa o modelo de ponto de equilíbrio. De qualquer forma, os clientes finais não necessariamente sabem qual modelo uma empresa está utilizando para avaliar seus honorários antes do faturamento.

Especialidades em contencioso, principais clientes de contencioso e setores de clientes

Especialidades e subgrupos por tipo de caso

O que pode ser surpreendente é que especialidades e grupos de prática não parecem ter muito impacto na recuperação de custos. No entanto, tendências se materializaram quando se trata de redução de taxas cobradas. Compliance, investigações internas e questões de baixo orçamento são onde surgem a maioria dos pedidos de taxas reduzidas ou taxas fixas baixas que podem ser geradoras de perdas. Fusões e aquisições, antitruste, litígios comerciais e grandes questões têm os orçamentos de e-Discovery mais robustos e menos resistência em termos de preços.

A recuperação de custos para litígios de recursos geralmente não é tão estratégica porque há poucos custos de e-Discovery além dos custos contínuos para hospedar dados. A maior parte do trabalho de e-Discovery e, portanto, do custo, é concluída no assunto subjacente. Além disso, os dados para o trabalho de apelação geralmente estão em modo de arquivo ou armazenados offline.

Em âmbito global, a recuperação de custos é muito menos estabelecida. A exceção é quando se lida com uma grande multinacional, uma que esteja familiarizada com litígios nos EUA ou que trabalhe regularmente com empresas dos EUA.

Tipos de clientes

Trabalhamos com uma grande variedade de clientes em termos de tamanho, localização e setor. Alguns deles têm suas próprias soluções de e- Discovery, mas buscam uma variedade de prestadores de serviço para cobrir o que falta. Outros trabalham com um único prestador de serviço como sua solução exclusiva de e-Discovery. Esses clientes entendem que o e- Discovery incorre em custos de prestador de serviço e pagam de acordo. Clientes que são pessoas físicas geralmente são os menos informados sobre as taxas de e- Discovery e o valor agregado. No entanto, certamente trabalhamos com muitos escritórios de advocacia que representam pessoas que pagaram por serviços de e-Discovery diretamente ao escritório ou ao prestador de serviço. O segredo em qualquer situação é explicar os custos antecipadamente e o valor que a tecnologia relacionada gera ao ser mais eficiente, passível de defesa e completo. Isso é particularmente importante quando o conhecimento do cliente sobre e- Discovery e o faturamento é menos maduro.

Tipos de setores e setores exemplares

Abaixo está uma lista abrangente de setores em que os serviços de e- Discovery e os esforços subsequentes de recuperação de custos entram em cena.

• Instituições Financeiras
• Pessoas e Famílias
• Telecomunicações
• Ferrovias
• Logística e Transporte
• Entidades Governamentais
• Educação
• Empresas Privadas
• Organizações Sem Fins Lucrativos
• Serviços Públicos
• Serviços de Consultoria
• Saúde
• Industrial e Distribuição
• Seguro
• Construção
• Varejo e Atacado

Pessoas, famílias e organizações sem fins lucrativos não sabem tanto a respeito de e-Discovery. Esses clientes geralmente estão menos dispostos e têm menor capacidade de pagar taxas de e-Discovery ou compreender o valor associado. Os campos restantes listados acima são grandes consumidores e pagadores de e- Discovery que entendem que precisam pagar por esses serviços e seu valor agregado.

Muitas organizações nos setores listados abaixo veem a correlação entre o uso de soluções de IA e outras ferramentas de ponta para aumentar a eficiência e a capacidade de defesa:

• Financeiro
• Telecomunicações
• Entidades Governamentais
• Ferrovias
• Transporte
• Serviços Públicos
• Saúde
• Seguro
• Varejo

As seguradoras geralmente têm contratos de e-Discovery bem definidos e negociam suas próprias taxas com prestadores que os escritórios de advocacia devem utilizar se quiserem ganhar o trabalho de seguro. Portanto, clientes de escritórios de advocacia muitas vezes acabam lidando com seguros fora de sua estrutura típica de recuperação de custos.

Regulamentos, Regras e Lei

Embora haja diversificação na abordagem jurisdicional, o padrão de razoabilidade da ABA ainda tende a ser a força e orientação predominantes. Isso requer fazer as seguintes perguntas: Os honorários de recuperação de custos de escritórios de advocacia são razoáveis em relação às suas despesas? Eles foram bem explicados ao cliente? Recentemente, tem havido um movimento sobre o que constitui razoabilidade. Mais frequentemente, o uso de tecnologia e IA é visto como um requisito para ajudar a reduzir custos e minimizar fatores como a quantidade de dados que exigem revisão manual. As taxas cobradas para IA são vistas como razoáveis porque reduzem os custos gerais. Evitar o uso de IA e os custos diretos é visto como um comportamento irracional por muitos. No geral, e analisando a questão como um todo, mesmo quando a IA gera taxas, isso resulta em economia geral de custos. Esse é o objetivo associado.

Brandon Hollinder é advogado licenciado pela CEDS e ocupa o cargo de diretor de soluções de e-Discovery na Epiq. Ele tem mais de 15 anos de experiência em serviços gerenciados de e-Discovery, análise de documentos e áreas cibernéticas.