La récupération des coûts est le processus par lequel les cabinets d'avocats déterminent comment répartir les coûts à leurs clients. Cela a été une pratique dans le domaine de l'eDiscovery depuis plus d'une décennie. Le mécanisme de récupération des coûts varie considérablement en fonction de la taille et de l'emplacement du cabinet. Que le cabinet participe, tente d'atteindre l'équilibre ou réalise un profit sont des facteurs à prendre en compte. En 2022, sur les marchés de la côte Est et dans les grandes villes, la récupération des coûts était omniprésente et pratiquée selon le modèle de centre de profit. Comment 2023 se comparera-t-elle? La réponse courte est que les tendances devraient probablement se poursuivre. Lisez la suite pour d'importantes réflexions sur le marché et les tendances relatives aux pratiques de récupération des coûts d'eDiscovery.

Marchés Géographiques

Les marchés de la côte Est et les grandes villes comme Washington D.C., Los Angeles et Chicago ont déployé des tentatives de récupération des coûts sous le modèle de centre de profit plutôt que le modèle d'équilibre. C'est la norme attendue où les cabinets facturent généralement leurs clients aux taux les plus élevés. Leurs clients s'attendent à et acceptent cette méthode de récupération des coûts. Cela ne veut pas dire que les cabinets des marchés plus petits ou situés en dehors des côtes ne déploient pas également le modèle de centre de profit. En règle générale, plus le cabinet et le client sont grands, plus cette pratique est courante. On s'attend à ce que les cabinets de l'AMLaw 100 offrent des services et des technologies de premier ordre, y compris des solutions d'eDiscovery. Les clients engagent un cabinet de l'AMLaw 100 parce qu'ils s'attendent à un certain calibre et sont prêts à le payer dans la plupart des grands et moyens marchés.

Bien que les cabinets régionaux pratiquent également la récupération des coûts, la plupart utilisent le modèle d'équilibre. Quoi qu'il en soit, les clients finaux ne savent pas nécessairement quel modèle un cabinet utilise pour évaluer leurs frais avant de facturer.

Spécialités de Litige, Principaux Clients de Litige, et Industries des Clients

Types de Spécialités de Matières & Sous-groupes

Ce qui peut être surprenant, c'est que les spécialités et les groupes de pratique ne semblent pas avoir beaucoup d'impact sur la récupération des coûts. Cependant, des tendances se sont manifestées en ce qui concerne la résistance aux frais facturés. La conformité, les enquêtes internes et les affaires à petit budget sont les domaines où les demandes de réduction des frais ou de frais fixes bas qui sont potentiellement des leaders de perte émergent. Les fusions et acquisitions, l'antitrust, le contentieux commercial et les grandes affaires disposent des budgets d'eDiscovery les plus robustes et les moins contestés sur les prix.

La récupération des coûts pour les litiges d'appel n'est généralement pas aussi stratégique car il y a peu de coûts d'eDiscovery au-delà des coûts continus pour héberger les données. La majorité du travail d'eDiscovery, et donc du coût, est réalisée dans l'affaire sous-jacente. De plus, les données pour les travaux d'appel sont souvent en mode d'archivage ou stockées hors ligne.

Au niveau mondial, la récupération des coûts est beaucoup moins établie. L'exception concerne les grandes multinationales, celles qui sont familières avec les litiges aux États-Unis ou celles qui travaillent régulièrement avec des cabinets américains.

Types de Clients

Nous travaillons avec une grande variété de clients en termes de taille, de localisation et d'industrie. Certains d'entre eux ont leurs propres solutions d'eDiscovery mais comblent les lacunes avec une variété de fournisseurs. D'autres travaillent avec un seul fournisseur comme leur solution d'eDiscovery exclusive. Ces clients comprennent que l'eDiscovery entraîne des coûts de fournisseur et paient en conséquence. Les clients individuels sont généralement les moins informés sur les frais d'eDiscovery et la valeur ajoutée, cependant, nous avons certainement travaillé avec de nombreux cabinets d'avocats représentant des individus qui ont payé pour les services d'eDiscovery soit à la firme soit directement au fournisseur. La clé dans toute situation est d'expliquer les coûts à l'avance et la valeur que la technologie sous-jacente apporte en étant plus efficace, défendable et approfondie. Cela est particulièrement important lorsque la connaissance de l'eDiscovery et de la facturation du client est moins mature.

Types d'Industries et Industries

Exemplaires Voici une liste complète des industries où les services d'eDiscovery et les efforts de récupération des coûts subséquents entrent en jeu.

• Institutions Financières
• Individus & Familles
• Télécommunications
• Chemins de fer
• Logistique et Transport
• Entités Gouvernementales
• Éducation
• Entreprises Privées
• Organisations à but non lucratif
• Services Publics
• Services de Conseil
• Soins de Santé
• Fabrication & Distribution
• Assurance
• Construction
• Vente au Détail & en Gros

Les individus, les familles et les organisations à but non lucratif possèdent le niveau de connaissance d'eDiscovery le moins sophistiqué. Ces clients sont généralement moins disposés et capables de payer les frais d'eDiscovery ou de comprendre la valeur sous-jacente. Les autres domaines énumérés ci-dessus sont de grands consommateurs et payeurs pour l'eDiscovery qui comprennent qu'ils doivent payer pour ces services et leur valeur ajoutée.

De nombreuses organisations dans les industries listées ci-dessous voient la corrélation entre l'utilisation de solutions d'IA et d'autres outils de premier ordre pour augmenter l'efficacité et la défensabilité:

• Finance               
• Télécommunications             
• Entités gouvernementales               
• Chemins de fer               
• Transport               
• Services publics               
• Soins de santé               
• Assurance               
• Vente au détail

Les compagnies d'assurance ont souvent des contrats d'eDiscovery bien définis et ont négocié leurs propres tarifs avec les fournisseurs que les cabinets d'avocats doivent utiliser s'ils veulent obtenir le travail d'assurance. Par conséquent, les clients des cabinets d'avocats finissent souvent par gérer le travail d'assurance en dehors de leur structure habituelle de récupération des coûts.

Réglementation, Règles, et Lois

Bien qu'il y ait une diversification dans l'approche juridictionnelle, la norme de raisonnable de l'ABA tend toujours à être la force et l'orientation prédominantes. Cela nécessite de poser les questions suivantes : Les frais de récupération des coûts des cabinets d'avocats sont-ils raisonnables par rapport à leurs dépenses ? Ont-ils été bien expliqués au client ? Récemment, il y a eu un mouvement sur ce qui constitue le caractère raisonnable. De plus en plus, l'utilisation de la technologie et de l'IA est considérée comme une exigence pour aider à réduire les coûts et à minimiser des facteurs comme la quantité de données nécessitant un examen manuel. Les frais facturés pour l'IA sont considérés comme raisonnables parce qu'ils réduisent les coûts globaux. Éviter l'utilisation de l'IA et les coûts directs est considéré comme un comportement déraisonnable par beaucoup. En équilibre et en regardant l'affaire dans son ensemble, même lorsque l'IA entraîne des frais, elle entraîne une économie globale de coûts. C'est l'objectif sous-jacent.

Brandon Hollinder est un avocat agréé, CEDS, et occupe le poste de Directeur des solutions d'eDiscovery chez Epiq. Il a plus de 15 ans d'expérience dans les services gérés d'eDiscovery, la révision de documents et les domaines du cyber.