Gen AI ist ein heißes Thema. Sie hat das Potenzial, Rechtsteams dabei zu helfen, ihre Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Zu den sich abzeichnenden Anwendungen der Gen-KI im Bereich Discovery gehören die frühzeitige Bewertung von Fällen, die Überprüfung von Dokumenten, die Zusammenfassung von Dokumenten und vieles mehr. Auch wenn es vielversprechende Zukunftsperspektiven gibt, wird die Umsetzung viel Zeit und Mühe kosten. Discovery-Teams müssen Gen AI-gesteuerte Tools strategisch auswählen und einsetzen, um Risiken zu minimieren.

Um die Vorteile von Gen AI zu nutzen, sollten Rechtsteams sicherstellen, dass ihre Prozesse standardisiert und rationalisiert sind und dass die Gen AI-Funktionalität auf ihre spezifischen Herausforderungen abgestimmt ist. Teams, die den aktuellen Stand ihres Discovery-Programms gut kennen, wissen, wo sie Gen AI einsetzen müssen, um die größte Wirkung zu erzielen. Wenn ein Team beispielsweise Gen AI einsetzen möchte, um die Prüfung von Dokumenten während eines Early Case Assessment  zu vervollständigen, bei dem die Zeit eine entscheidende Rolle spielt, würde der Nutzen von Gen AI minimiert, wenn der Prozess zur Erfassung und/oder Verarbeitung der Daten in einer Prüfungsplattform nicht rationalisiert ist.

Die Einführung neuer Technologien führt zu einer Unterbrechung der Arbeitsabläufe, und Gen AI ist da keine Ausnahme. Im Gegensatz zu traditionellen Technologieimplementierungen gibt es bei Gen AI zusätzliche Überlegungen zur Nutzung, wie z. B. potenzielle KI-Halluzinationen und Verzerrungen, die mehr Qualitätskontrolle und Audits erfordern als bei der Verwendung traditioneller, nicht AI-gestützter Technologien. Die positiven Auswirkungen der Integration von Gen-KI werden minimiert, wenn es Lücken in den Arbeitsabläufen gibt, die sie zu rationalisieren versucht. Wenn Gen AI beispielsweise eingesetzt wird, um schnell die wichtigsten, relevanten Dokumente für einen Rechtsstreit oder eine interne Untersuchung zu identifizieren, werden Lücken im Discovery-Prozess, die verhindern, dass potenziell relevante Daten gesammelt werden (z. B. keine Vormundschaftsbefragungen, um potenziell relevante Datenquellen zu ermitteln), den Nutzen der KI, die schnell alle potenziell relevanten Dokumente identifiziert, minimieren. Um eine erfolgreiche Einführung der Änderungen, eine langfristige Akzeptanz und einen maximalen Nutzen zu gewährleisten, ist es wichtig, die bestehenden Arbeitsabläufe zu verstehen und bei Bedarf zu korrigieren.

Die erfolgreiche Integration von KI-Funktionen wird auch die zur Erledigung der Arbeit erforderlichen Ressourcen verändern. Zum Beispiel werden Gen AI-Lösungen, die bei der Zusammenfassung von Dokumenten während der frühen Fallbewertung helfen, die manuelle Arbeit der Mitarbeiter, die die Dokumente prüfen, reduzieren. Es ist von entscheidender Bedeutung zu wissen, welche Ressourcen derzeit an Aufgaben arbeiten, und abzuschätzen, wie viel Arbeit die Gen AI-Implementierung abnehmen wird. Mit diesen Informationen können die Teams die vorhandenen Ressourcen proaktiv auf höherwertige Aufgaben ausrichten, wenn die KI eingeführt wird.

Eine Möglichkeit, den aktuellen Stand eines Erkennungsprogramms zu verstehen, ist die Hinzuziehung externer Experten, die eine eingehende Bewertung vornehmen. Dies hat zwei Hauptvorteile. Erstens sind externe Experten nicht in das aktuelle Programm involviert, so dass sie alternative Arbeitsabläufe objektiv betrachten können. Zweitens bringen diese Experten umfassende Erfahrungen und bewährte Verfahren in die Bewertung ein.

Der Discovery Health Check von Epiq ist eine sechs- bis achtwöchige Bewertung, bei der Experten Interviews mit wichtigen Stakeholdern sowie Dokumentations- und Workflow-Prüfungen durchführen, um ein umfassendes Verständnis des aktuellen Zustands eines Discovery-Programms zu erhalten. Am Ende des Prozesses erhalten Unternehmen einen detaillierten Bericht, der Lücken oder verbesserungswürdige Bereiche aufzeigt, sowie umsetzbare nächste Schritte und Schlüsselbereiche, auf die man sich bei der Einführung von Gen AI konzentrieren sollte. Der Discovery Health Check verschafft den Rechtsteams die nötige Transparenz und Orientierung, um sicherzustellen, dass ein Programm für eine erfolgreiche Implementierung von Gen AI bereit ist.

Die Integration von Gen AI ist für Discovery-Programme in vielerlei Hinsicht von Vorteil. Durch einen strategischen Ansatz bei der Implementierung und die Nutzung von Bewertungen können sich Rechtsteams besser auf die Integration von Gen KI und deren langfristige Einführung vorbereiten.
 

Yuka Ito-Currin verfügt über mehr als fünfzehn Jahre Erfahrung in der eDiscovery- und Litigation-Support-Branche. Als Strategic Client Engagement Director berät Yuka Ito-Currin die Unternehmenskunden von Epiq strategisch, indem sie deren Rechtsabteilungen durch eingehende Bewertungen ihrer Discovery-Prozesse und -Verfahren führt und sie beim Aufbau ihrer Discovery Centers of Excellence unterstützt.