Der Hype um Gen AI hat zu einer Welle des Interesses an der Anwendung vieler Formen von AI beigetragen, nicht nur von Gen AI. Während Unternehmen die Einführung von KI unternehmensweit vorantreiben, um wettbewerbsfähig zu bleiben, halten sich einige interne Rechtsabteilungen bei Investitionen in KI-gestützte Technologien weniger zurück. Viele tun es auf die harte Tour - sie versuchen, aufkommende Gen-KI-Technologien anzuwenden, um spezifische, eng begrenzte Probleme zu lösen, und übersehen dabei breitere Bedürfnisse der Rechtsabteilung.

Zwar kann KI unglaublich nützliche Aufgaben erfüllen, von der Beantwortung von Fragen zu Richtlinien bis hin zum Redlining von Verträgen, doch fehlen diesen Tools in der Regel die Funktionen zur Workflow-Orchestrierung und -Verwaltung, die für die Verwaltung von Prozessen und die Erfassung von Performance-Management-Daten entscheidend sind.

Da das Interesse am Einsatz von KI-gesteuerter Technologie weiter wächst, ist es sinnvoll, in KI-gestützte Workflow-Automatisierungslösungen (WFA) zu investieren, die schnell Gen-KI hinzufügen.

Fähigkeiten von Low/No Code Workflow-Automatisierungslösungen

Die führenden Lösungen für Rechtsabteilungen von Unternehmen (Bryter, Checkbox, Josef, Kim, MyLegal, Neota, OnitX, TAP und Tonkean) bieten Workflow-Anwendungen und Bausteine für „Bürgerentwickler“ sowie starke Integrations-, Verwaltungs-, Dokumentenautomatisierungs-, Compliance- und Sicherheitsfunktionen.

Käufer von WFA-Technologie sollten prüfen, inwieweit die Ansätze dieser Anbieter mit ihren Bedürfnissen in den folgenden Schlüsselbereichen übereinstimmen:

Workflow-Management - Die Steuerung des Ablaufs von Aufgaben, Prozessen oder Aktionen wird im Allgemeinen nach einem von zwei Ansätzen gehandhabt:

• Entscheidungsbaumorientierte Lösungen verwenden eine Flussdiagrammstruktur. Ihr logikbasierter Ansatz ist für Juristen intuitiv, mit leicht verständlichen visuellen Darstellungen, aber die Abhängigkeiten sind schwieriger zu verwalten.
• Orchestrierungsorientierte Lösungen bieten eine zentralisierte Möglichkeit zur Gestaltung und Steuerung von Arbeitsabläufen, die mehrere Aufgaben, Systeme und Akteure umfassen. Die Tools sammeln Daten, überwachen den Status und lösen die nächsten Aufgaben aus. Sie eignen sich gut für komplexe Arbeitsabläufe, aber die Verwaltung kann eine Herausforderung sein.

Integration - Die Interaktion mit benachbarten Systemen in der Rechtsabteilung oder in anderen Funktionen erfordert Ansätze, die kombiniert werden können, um Verbindungen herzustellen, ohne die IT-Abteilung einzuschalten:

• Out-of-the-Box-Integrationen in häufig verwendete Kollaborationstools wie Slack, Teams und Outlook, um die Kunden dort abzuholen, wo sie sind. Sie sind in der Regel so einfach wie die Bereitstellung von Anmeldedaten, um eine Verbindung zwischen den beiden Systemen zu ermöglichen.
• Integration Platform as a Service (iPaaS) ermöglicht die Integration mit einer Vielzahl von Anwendungen und Datenbanken. Die Datenumwandlung ist Teil des Prozesses.
• iPaaS von Drittanbietern über etablierte Partnerschaften mit Middleware-Lösungen wie Workato oder MuleSoft. Separate Abonnements können erforderlich sein.

Administration - Die Aktivitäten im Zusammenhang mit der Einrichtung, Überwachung und Wartung der Automatisierungsumgebung, einschließlich Integrationen, Zugriffskontrolle und Überwachung eines Portfolios von Arbeitsabläufen. Die Beherrschung kann mit einer Lernkurve verbunden sein, daher ist der „Mindshare“ des Administrators wichtig.

Dokumentenautomatisierung - Eine Reihe von Workflow-Lösungen automatisiert den Prozess der effizienten und konsistenten Erstellung personalisierter Dokumente. Häufige Anwendungsfälle sind Verträge mit hohem Volumen oder geringem Risiko.

Massenprozesse und Kampagnen - Einige WFA-Lösungen können Prozesse in großem Umfang für viele Benutzer starten:

• Batch"-Prozesse beinhalten Datenwiederholungen und parallele Ausführung. Zu den Anwendungsfällen gehören die Herausgabe von Nachträgen zu neuen Vorschriften oder Richtlinien und die Aktualisierung von Richtlinien für externe Anwälte - oft einseitige Prozesse.
• Kampagnen sind mehrstufige Prozesse, die eine Vielzahl von Aufgaben umfassen. Sie bieten einen „Assistenten“ für die Ausführung und Verfolgung des Fortschritts. Sie eignen sich gut für zweiseitige, sich wiederholende Prozesse, wie z. B. Compliance-Audits und Prozesse zur Verwaltung von Richtlinien.

Konformität und Sicherheit - In der Regel Prüfprotokolle und rollenbasierte Zugriffskontrollen (Benutzer, Ersteller und Administrator), während einige Lösungen fein abgestufte Berechtigungen unter Verwendung von Regeln, Geografie, Rollen, Daten, Aktionen (z. B. Ausführen oder Bearbeiten) und dem jeweiligen Workflow bieten. Die meisten WFA-Lösungen bieten die Möglichkeit, Daten sowohl in den USA als auch in Europa zu speichern, wobei die Palette der Optionen immer breiter wird.

Wie AI die Workflow-Automatisierung unterstützt

Künstliche Intelligenz kommt in vielen Lösungen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen mit oder ohne Code zum Einsatz. Zu den gängigsten Funktionen in diesem Bereich gehören:

• Intelligente Dokumentenverarbeitung durch optische Zeichenerkennung (OCR) und Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP).
• Datenzuordnung und -umwandlung zwischen verschiedenen Formaten, wodurch die Integration und Verarbeitung von Informationen aus verschiedenen Quellen erleichtert wird.
• Automatisierung von Entscheidungen durch vordefinierte Regeln und Dateneingaben, was insbesondere bei der Anwendung bedingter Logik zur Bestimmung von Workflow-Pfaden hilfreich ist.
• Maschinelles Lernen in Low-Code-WFA zur Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung auf der Grundlage neuer Daten und veränderter Bedingungen.

Es ist interessant zu verstehen, was „unter der Motorhaube“ vor sich geht, aber der Schwerpunkt sollte darauf liegen, wie die Lösung die erwarteten Anforderungen erfüllt. Teams profitieren davon, Lösungen gründlich zu testen und einen „Menschen in der Schleife“ einzuplanen. So kann beispielsweise eine hochentwickelte Rechtsanwaltsfachangestellte mit einem KI-basierten Vertragsredlining-Tool eine erste Analyse durchführen und die Anzahl der Mitarbeiter, die geschult werden müssen, minimieren.

Wie Gen AI die WFA-Tools verbessert

Der Enthusiasmus für die KI-Generation hat dazu geführt, dass neue Funktionen zur Interpretation von (unstrukturierten) Anfragen und Dokumenten sowie zur Generierung von Antworten entstanden sind. Hier sind ein paar Beispiele:

• Bryter hat „KI-Agenten“ eingeführt, mit denen Mitarbeiter Antworten auf Fragen zu Policen erhalten, Gesundheitschecks für Policen durchführen, eine definierte Wissensdatenbank durchsuchen, Daten extrahieren und Verträge auf Fristen und Klauseln überprüfen können.
• Checkbox hat seine „Eingangstür“ zur Rechtsabteilung mit einem „AI Legal Chatbot“ erweitert, der automatisch antwortet und Anfragen auf der Grundlage von Unternehmensrichtlinien und Playbooks weiterleitet.
• JosefQ, das Gen AI für Policy Q&A verwendet, kann allein oder mit dem WFA-Kerntool von Josef implementiert werden.
• Neota, das seinem modularen Ansatz treu bleibt, kündigte die Veröffentlichung seines „Azure OpenAI Building Block“ für die Extraktion von Text, Sprachübersetzungen und die Erstellung kontextbezogener Nachrichten an.
• Der virtuelle Assistent „Catalyst“ von OnitX beantwortet Fragen und entwirft Follow-up-E-Mails unter Verwendung des Kontexts der gespeicherten Daten zu juristischen Serviceanfragen, Angelegenheiten und Verträgen.
• TAP von Mitratech kündigte erweiterte Funktionen an, darunter Textzusammenfassung und natürlichsprachliche Suche.
• Die „AI Front Door“ von Tonkean, die juristische Serviceanfragen für die Weiterleitung und Berichterstattung klassifiziert, umfasst einen „LegalGPT“-Chatbot und eine „AI Concierge“-Hilfefunktion für Geschäftsanwender.

Vor der Einführung von Gen AI nutzten diese Tools bereits KI, um mit Kunden zu interagieren und automatisierte Arbeitsabläufe in Gang zu setzen und intelligent auszuführen. Jetzt, mit den Verbesserungen von Gen AI, ist die Kundenschnittstelle dialogorientierter. Chatbots können Fragen klar und präzise beantworten, und Anwälte können durch bessere Suchfunktionen und leistungsstarke Zusammenfassungs- und Entwurfsfunktionen Zeit sparen.

Rechtsabteilungen, die sich für WFA-Tools entscheiden, machen sich die Leistungsfähigkeit von KI und Gen AI innerhalb der Infrastruktur von Softwarelösungen zunutze, die auch Integrations-, Verwaltungs-, Dokumentenautomatisierungs-, Compliance- und Sicherheitsfunktionen bieten. Mit der Weiterentwicklung der KI werden auch die Tools weiterentwickelt.

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Catherine J. Moynihan ist Senior Director, Strategic Intelligence & Advisory bei der Legal Business Advisory Group von Epiq. Sie ist verantwortlich für Hyperion Research, Epiqs Marktforschungsprogramm für den Rechtsbereich, und leitet Beratungsprogramme für Führungskräfte aus dem Rechtsbereich, die sich auf die Umgestaltung von Rechtsabläufen konzentrieren.

Moynihan kam von der Association of Corporate Counsel (ACC) zu Epiq, wo sie die ACC-Sektion Legal Operations ins Leben rief und leitete, die Forschung, Ausbildung und Wissensaustausch zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz anbietet. Moynihan zeichnete sich durch die Entwicklung des ACC Legal Operations Maturity Model, des Toolkits und der Schulungen aus und leitete das ACC Value Champions-Programm zur Ermittlung und Verbreitung führender Praktiken.

Moynihan hat einen MBA der Columbia University und einen BA in Internationalen Beziehungen und Englisch von der University of Virginia. Sie ist Mitglied und Treuhänderin des College of Law Practice Management, das herausragende Fachleute für Kanzleimanagement auszeichnet.