Wie gehen moderne Rechtsteams an eDiscovery heran und welche Branchenthemen zeichnen sich ab? Alle eDiscovery-Fachleute sollten über diese Fragen nachdenken, da immer mehr Unternehmen sich auf den Weg der Transformation begeben. Die Innovation hat zugenommen, und man konzentriert sich auf die Frage, wie man strategisch vorgehen, zielgerichtete Investitionen tätigen und dem Rechtsteam Wachstumschancen bieten kann. Wie ist das alles möglich? Legal Tech ist zwar eine treibende Kraft bei der Durchführung sinnvoller Veränderungen, aber die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten an den richtigen Stellen zu haben, um die Lücken zu schließen, ist das A und O.

Zu den häufigen Themen, die eDiscovery-Fachleute in allen Praxisbereichen nachts wachhalten, gehören der Mangel an Technologie und die mangelnde Akzeptanz seitens des oberen Managements, eine unkooperative Haltung, die die Möglichkeiten einschränkt, und der Wunsch, das menschliche Potenzial zu maximieren. Auch das Wachstum des Teams, die Mitarbeiterbindung, das Wohlbefinden der Mitarbeiter und die Pflege der Unternehmenskultur stehen zunehmend im Mittelpunkt. Fortschritte in diesen Bereichen können dazu beitragen, juristische Teams zu modernisieren und einen Wettbewerbsvorteil zu erhalten.

Drei Hauptbereiche, auf die man sich bei der Modernisierung von Rechtsteams und eDiscovery-Prozessen konzentrieren sollte, sind Zusammenarbeit, Automatisierung und Standardisierung. Alle diese Komponenten sind miteinander verwoben und werden den Wandel vorantreiben, wenn sie harmonisiert und priorisiert werden.

#1: Kollaboration

Alle reden von der Bedeutung der Zusammenarbeit, aber tun sie auch wirklich, was sie predigen? Innovation entsteht durch die Suche nach Möglichkeiten der Zusammenarbeit nicht nur innerhalb der jeweiligen Teams, sondern mit allen an einer Angelegenheit Beteiligten. Es gibt Lücken, die zwischen Rechtsabteilungen, externen Anwälten und alternativen Rechtsdienstleistern geschlossen werden müssen. Die Zusammenarbeit kann auch außerhalb des unmittelbaren Projektteams von Vorteil sein, indem man sich mit externen Experten und anderen Branchenkontakten austauscht. Diese Möglichkeiten werden oft hinter der Technologie zurückgestellt, obwohl in Wirklichkeit der Gedankenaustausch und die Planungsbesprechungen für die Wahl optimaler Werkzeuge entscheidend sind. Wenn es eine Trennung zwischen Bewahrung und Präsentation gibt, entstehen Ineffizienzen aufgrund mangelnder Kommunikation oder der Unkenntnis von neuen Technologien, die wiederkehrende Probleme lösen können. Wir müssen uns verstärkt darum bemühen, alle Beteiligten über Planungssitzungen, Statusgespräche und die Präsentation neuer Ideen an einen Tisch zu bringen.

Oft sind die an einem Fall beteiligten Parteien voneinander abgeschottet, und je mehr regelmäßige Kommunikation stattfindet, desto mehr werden die Mauern durchbrochen. Ziehen Sie diese Optionen in Betracht:

• Investieren Sie in solide Tools für die Zusammenarbeit, mit denen Sie von einem zentralen Ort aus auf Fallaktualisierungen zugreifen, kommunizieren, Anwendungen integrieren und frühere Informationen.
• Führen Sie zu Beginn eines Falles ein erstes Treffen mit den internen und externen Beteiligten durch, um die Erwartungen abzustimmen.
• Setzen Sie einen Projektmanager ein, um den Prozess aufzuwerten.
• Erkundigen Sie sich bei der IT-Abteilung, wo interne Sicherheitslücken bestehen, damit das Team Probleme proaktiv bekämpfen, sensible Daten weiterhin schützen und das Anwaltsgeheimnis wahren kann.
• Führen Sie eine Analyse der Ausgaben für Rechtsangelegenheiten durch, um strategisch entscheiden zu können, welche Aufgaben von externen Anwälten übernommen werden sollten und welche an einen Anbieter ausgelagert werden können. Bestimmte Angelegenheiten, die spezielles Fachwissen erfordern oder zeitlich und finanziell begrenzt sind, eignen sich beispielsweise besser für einen Partner mit flexiblen Talentoptionen als für einen externen Rechtsberater.
• Nehmen Sie an Branchenveranstaltungen teil, um zu sehen, was bei Kollegen und Konkurrenten gut funktioniert.

Dies sind nur einige Möglichkeiten der Zusammenarbeit, die sich in einem reibungsloseren Projektmanagement und höherer Effizienz niederschlagen.

#2: Automatisierung

Automatisierung ist zwar kein neues Konzept, aber es gibt ein viel größeres Innovationspotenzial, wenn Rechtsteams sich darauf konzentrieren, was wirklich automatisiert werden sollte und welche Werkzeuge ihnen zur Verfügung stehen. Ein strategischer Umgang mit der Automatisierung kann einen Wendepunkt darstellen. Die Automatisierung an den richtigen Stellen bietet Anwälten auch die Möglichkeit, ihre Talente zu fördern, da sie mehr Zeit haben, um sich auf Strategie, Vorbereitung, Beratung und komplexe Themen zu konzentrieren, die für die Kunden wertvollere Arbeit bedeuten. Dadurch wird auch Zeit frei, um sich mehr auf Möglichkeiten der Zusammenarbeit zu konzentrieren und in die berufliche Entwicklung zu investieren, die für immer mehr Menschen Priorität hat.

Wie immer bei Investitionen in die Automatisierung ist eine gründliche Prüfung von entscheidender Bedeutung, und der Aufbau langjähriger Beziehungen zu vertrauenswürdigen externen Partnern macht diesen Prozess einfacher. Alle internen Mitarbeiter oder externen Partner, die Tools zur Automatisierung schulen, müssen über die richtigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um sicherzustellen, dass die Technologie wie gewünscht funktioniert. eDiscovery-Projekte sind zwar keine Einheitslösungen, aber es gibt viele Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu automatisieren, die sich wiederholen.

#3: Standardisierung

Standardisierung und Automatisierung sind eng miteinander verwoben. Ohne solide, standardisierte Prozesse können Teams nicht effektiv automatisieren. In der Rechtsbranche besteht der weit verbreitete Wunsch, die Standardisierungsbemühungen insgesamt zu verbessern, indem Bereiche mit ungenutztem Potenzial erkundet werden, um einheitlichere Prozesse zu schaffen. Dies ist bei hohem Arbeitsaufkommen von entscheidender Bedeutung, da es einfach zu viele Daten gibt, die manuell bearbeitet werden müssen. Obwohl dies eine einfache Aufgabe zu sein scheint, kann es schwierig sein, zu wissen, wo man anfangen soll, wenn es so viele einzigartige Faktoren in einem Fall und Unterschiede in der Arbeitsweise von Praktikern oder externen Partnern gibt. Beginnen Sie klein mit dem, was in Reichweite ist, und arbeiten Sie sich bis zur Standardisierung über die verschiedenen eDiscovery-Phasen hinweg vor. Einige Beispiele hierfür sind die Standardisierung von Erfassungsverfahren, die Datenverarbeitung über Information-Governance-Richtlinien und die bevorzugte Nutzung von Anbietern.

Planung für die Zukunft

Um effektiver zusammenzuarbeiten, zu automatisieren und zu standardisieren, müssen die Mitarbeiter im Rechtsteam über die richtigen Fähigkeiten verfügen. Wie bestimmt man, was richtig ist? Denken Sie daran, dass dies subjektiv ist und von Unternehmen zu Unternehmen und von Fall zu Fall variieren kann. Bewerten Sie, was projektübergreifend wiederholt werden kann und was einmalig ist. Das Ziel besteht darin, kritisch zu denken und fundierte Empfehlungen zu geben, neue Technologien zu integrieren, Prozesse zu ändern und zu verbessern und die Einführung von oben nach unten voranzutreiben. Dies ist mit den richtigen internen Mitarbeitern und externen Partnern möglich, die als eine Einheit zusammenarbeiten.

Manchmal ist eine eDiscovery-Managed-Services-Vereinbarung die Lösung, um Rechtsangelegenheiten sicher zu verwalten. Der Einsatz eines Anbieters, der mehrere Hüte trägt, kann wertvoll sein, um die Ausbildung im Bereich Legal Tech zu verbessern, Tools zu finden, von denen jedes Mitglied des eDiscovery-Teams profitieren kann, und die Zusammenarbeit zu verbessern. Neben einer gemeinsamen Vision mit einem externen Partner müssen auch die internen Interessenvertreter in Anwaltskanzleien und Unternehmen effektiv zusammenarbeiten, die Bereitschaft zur Kooperation mit Gegnern zeigen und sich kontinuierlich weiterbilden..