Mit der fortschreitenden Globalisierung von Unternehmen steigt auch der Bedarf an globalen Daten bei Rechtsstreitigkeiten, behördlichen Angelegenheiten und internen Untersuchungen. Wenn man über eDiscovery aus einer globalen Perspektive nachdenkt, passt eine Größe nicht unbedingt für alle.  Unternehmen müssen die spezifischen Herausforderungen berücksichtigen, die sich ihnen bei der Bewältigung globaler eDiscovery- oder eDisclosure-Prozesse stellen. Dazu gehört die Abwägung zwischen den Anforderungen lokaler Gerichtsbarkeiten und Rechtsnormen und dem Wunsch nach einheitlichen Prozessen sowie die Frage, welche Technologie sich am besten für ihren Fall eignet und welche Geschäftsprozesse geschaffen werden müssen.  Im Folgenden gehen wir auf die Herausforderungen und Überlegungen ein, die Unternehmen bei der Bearbeitung einer Angelegenheit mit weltweit verteilten Daten in Betracht ziehen sollten.

Die Herausforderungen der internationalen eDiscovery

Einige der größten Herausforderungen für Unternehmen, deren Projektumfang die Grenzen der USA überschreitet, sind:

• Kosten - Es ist schwierig, Rechenzentren, Infrastruktur und/oder Lizenzen in Regionen aufrechtzuerhalten, in denen das Volumen geringer ist und eine vorgerichtliche Offenlegung nicht üblich ist.  Dies wird noch verschärft, wenn man die Aussicht auf eine vertretbare Offsite-Notfallwiederherstellung in Betracht zieht.
• Kultur und geschäftlicher Kontext - die Notwendigkeit und der Einsatz von eDiscovery/eDisclosure und die Verwendung elektronischer Daten mit den Teammitgliedern vor Ort zu rationalisieren, kann an Standorten mit anderen Rechtssystemen und Datenschutzerwartungen als in den USA eine Herausforderung sein.
• Ressourcen - angesichts der kulturellen Herausforderungen und der geringeren Nachfrage nach eDiscovery außerhalb der USA kann es schwierig sein, einen eigenen Mitarbeiterstab für die Bearbeitung von eDiscovery zu rechtfertigen. Auch wenn es vielleicht notwendig ist, eine Lösung im Land zu implementieren und aufrechtzuerhalten, ist es schwierig, die Ausgaben für lokales Personal zu rechtfertigen, wenn die Arbeitsbelastung und die Nachfrage sporadisch sind oder weniger als eine Vollzeitbeschäftigung ausmachen, insbesondere wenn man die lokalen Arbeitsgesetze berücksichtigt, die eine Teilzeitbeschäftigung verbieten und einen Personalwechsel erschweren können.
• Risiko - Es ist keine leichte Aufgabe, sicherzustellen, dass bei grenzüberschreitenden eDiscovery-Projekten keine Datenschutzgesetze in den Herkunftsländern verletzt werden. Die Welt des Datenschutzes und der elektronischen Datennutzung ist ein sich ständig weiterentwickelndes Minenfeld aus Vorschriften und Kontrollen, das sich von Land zu Land unterscheidet.  Mit den neuesten Entwicklungen und Verpflichtungen Schritt zu halten, ist eine Vollzeitbeschäftigung, die mit Risiken behaftet ist, wenn sie nicht richtig oder mit der erforderlichen Aufmerksamkeit und Konzentration durchgeführt wird.

Die Lösung

Unternehmen können ein eDiscovery-Managed-Services-Programm mit einem globalen eDiscovery-Services-Anbieter einrichten, um Risiken, Kosten und Kopfschmerzen zu begrenzen.  Ein gut organisiertes Programm kann:

• Wir helfen Ihnen, die Kosten zu senken und die Investitionskosten für Ihr Unternehmen zu reduzieren, indem wir Ihnen eine globale Präsenz von Rechenzentren und Technologielösungen bieten, die Sie ohne den Zeit- und Investitionsaufwand für die Einrichtung und Wartung einer eigenen Lösung nutzen können.
• Bereitstellung von Ressourcen im Land, die in diesen Regionen beheimatet sind und bei der Bewältigung der kulturellen und sprachlichen Unterschiede helfen können.  Da der Dienstleister in größerem Umfang tätig ist, kann er Ressourcen und Experten bereitstellen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen, auch wenn diese nicht Vollzeit sind.
• Bereitstellung der Ressourcen, um sowohl kleine als auch große eDiscovery-/eDisclosure-Projekte in Angriff zu nehmen und anspruchsvolle Fristen einzuhalten, während Sie von der Personal- und Verwaltungslast entlastet werden, die mit der Einstellung und Finanzierung von Mitarbeitern verbunden ist, die Sie möglicherweise nicht in Vollzeit benötigen.
• Risikominderung durch Bereitstellung von Fachwissen und intellektuellem Kapital, um sicherzustellen, dass die Daten innerhalb der Grenzen bleiben und Ihre Aktivitäten mit den lokalen Gesetzen und Vorschriften zur Datennutzung übereinstimmen, falls erforderlich.

Überlegungen zur Auswahl des richtigen Discovery-Anbieters

Bei der Suche nach einem Managed Service Provider, der Ihre globalen Discovery-Anforderungen unterstützt, sollte Ihr Unternehmen nach einem Anbieter suchen, dessen Tätigkeitsbereich mit Ihrem eigenen übereinstimmt.  Im Folgenden finden Sie einige Faktoren, die Sie bei der Due-Diligence-Prüfung von Anbietern berücksichtigen sollten:

• Seit wann bietet er eDiscovery-Dienste an?
• In welchen Regionen, Ländern und Städten hat der Anbieter Büros und Mitarbeiter?  Achten Sie genau darauf, denn manche Anbieter haben zwar Büros oder Technologie an jedem Standort, aber keine Mitarbeiter.  Wenn es wichtig ist, vor Ort präsent zu sein, sollten Sie dies klären, bevor Sie einen Partner beauftragen.
• Wie viele Mitarbeiter gibt es in den einzelnen Niederlassungen?
• Wie ist die Aufteilung der Mitarbeiter nach Funktionen (z. B. Vertrieb, Kundendienst oder Technik)?
• In welchen Regionen, Ländern und Städten befinden sich die Rechenzentren?
• Nutzen diese Rechenzentren eine öffentliche oder private Cloud?
• Bieten sie eine Offsite-Notfallwiederherstellung im Land an?
• Welche Verarbeitungs-, Hosting- und Analysetechnologien werden in den einzelnen Rechenzentren angeboten, und sind diese Technologien an allen Standorten einheitlich?  Die Sicherstellung eines konsistenten globalen Tech-Stacks trägt dazu bei, dass Sie weltweit dieselben Prozesse und Verfahren anwenden können, was die Verteidigungsfähigkeit Ihres Betriebs erhöht und Risiken mindert.
• Wie hoch ist der tägliche Verarbeitungsdurchsatz in jedem Rechenzentrum?
• Welche Möglichkeiten hat der Anbieter, neue Rechenzentren einzurichten, wenn dies aufgrund der Kundennachfrage erforderlich ist?
• Bietet er ein Follow-the-Sun-Supportmodell an, und wenn ja, basiert dieses Angebot auf den Ressourcen im jeweiligen Land?
• Bei der Evaluierung potenzieller eDiscovery-Managed-Service-Partner sollten Sie Ihre bisherigen globalen eDiscovery-Anforderungen untersuchen und herausfinden, was gut und was schlecht gelaufen ist.  Ihr Unternehmen sollte seine spezifischen Ziele und alle Herausforderungen definieren, mit denen das Unternehmen im Umgang mit der globalen Discovery konfrontiert war.  Der Anbieter und die von ihm angebotene Lösung sollten auf Ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten sein, Probleme beseitigen, Kosten minimieren und die Prozesseffizienz maximieren.

Die Präsenz eines Anbieters vor Ort kann einen großen Beitrag zum Erfolg bei globalen eDiscovery-Prozessen leisten, insbesondere wenn diese durch US-Rechtsstreitigkeiten oder behördliche Angelegenheiten ausgelöst werden.  Das Verständnis der kulturellen Unterschiede, die sich auf die globale Discovery und die Nutzung elektronischer Daten in den Bereichen Etikette und Kommunikation auswirken, kann helfen, geschäftsbezogene Probleme und Missverständnisse im Zusammenhang mit eDiscovery mit ausländischen Kollegen zu überwinden.

Achten Sie bei den angebotenen Softwarelösungen auf Anbieter, die mehrere Verarbeitungs-, Hosting- und Analyseplattformen anbieten, und bieten Sie diese Optionen auch auf ihrer globalen Plattform an. Dies ist vor allem dann von Bedeutung, wenn man auf Märkten außerhalb der USA arbeitet, wo es Tools und Datenquellen gibt, die zwar auf dem lokalen Markt üblich sind, in den USA jedoch in der Regel nicht vorkommen. Die Arbeit mit Standardplattformen könnte die Verarbeitung neuer und neu entstehender Dateitypen verhindern, insbesondere wenn diese außerhalb der USA verwendet werden.  Hosting- und Analyseplattformen sollten intuitiv sein und anpassbare Arbeitsabläufe ermöglichen.   Ein Anbieter, der mehrere Plattformen anbietet, ermöglicht Arbeitsabläufe, die auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden können, ohne dabei angreifbar zu sein.  Achten Sie auch darauf, dass das Toolpaket die für Ihre Arbeit und Ihren Standort relevanten Sprachen beherrscht.

Ihr Managed Service Provider sollte sowohl mit seiner internen Compliance-Abteilung als auch mit Experten im jeweiligen Land zusammenarbeiten, um ein globales, grenzüberschreitendes Datenschutzprogramm aufrechtzuerhalten, das die Einhaltung mehrerer internationaler Datenschutzvorschriften gewährleistet. Diese Prozesse stellen sicher, dass die richtigen vertraglichen Vehikel und Schutzmechanismen in Übereinstimmung mit den geltenden lokalen gesetzlichen Anforderungen vorhanden sind.

Schlussfolgerung

Der Aufbau eines erfolgreichen globalen eDiscovery-Programms erfordert die Zusammenarbeit mit einem Managed Service Provider, den Sie als vertrauenswürdigen Berater und Experten nicht nur für eDiscovery und eDisclosure, sondern auch für den Datenschutz ansehen.  Dieser Partner sollte ein starkes Interesse daran haben, seinen Kunden bei der Lösung komplexer Discovery-Probleme zu helfen und die Projektziele zu erreichen, wobei er stets die Interessen seiner Kunden im globalen Kontext im Auge behalten sollte.  Ihr Anbieter sollte sich dazu verpflichten, während des gesamten Projektlebenszyklus ein konsistentes, hochkarätiges Projektmanagement und Lösungsdesign zu bieten, unabhängig davon, ob die Lieferung auf eine Region beschränkt ist oder ob es sich um eine grenzüberschreitende Angelegenheit handelt, die ein Follow-the-Sun-Modell erfordert, bei dem seine Experten die nahtlose Lieferung und Kommunikation synchronisieren.
 
Der Inhalt dieses Artikels dient nur der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung oder -meinung dar.

Von Richard Pachella, Lösungsarchitekt. Richard Pachella ist Lösungsarchitekt in der eDiscovery Managed Services und Legal Solutions Group mit über 20 Jahren Erfahrung.