Um Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung zu identifizieren, haben viele Kunden von Epiq den Discovery Health Checkin Anspruch genommen, eine gründliche Bewertung ihres Discovery-Programms durch erfahrene Discovery-Experten. Der Discovery Health Check von Epiq liefert einen detaillierten Bericht, der Lücken und Risiken aufzeigt und kurz-, mittel- und langfristige Programmempfehlungen enthält.  

Discovery Health Checks werden in Unternehmen unterschiedlicher Größe und aus verschiedenen Branchen durchgeführt, und wir haben einige gemeinsame Problembereiche identifiziert:

• Budgetprobleme: Rechtsabteilungen verzeichnen einen Anstieg des Arbeitsvolumens, aber fast zwei Drittel der Rechtsabteilungen geben an, dass ihr Gesamtbudget entweder gleich bleibt oder sinkt. (2023 Legal Department Operations Index, Thomson Reuters Institute). In einigen dieser Konzerne bleibt die Zahl der Juristen unverändert, und die zunehmende Arbeit stellt eine größere Belastung für die internen Teams dar. Angesichts knapper werdender Budgets müssen die Rechtsabteilungen so effizient wie möglich arbeiten, und die Kontrolle der externen Ausgaben hat nach wie vor höchste Priorität.
• Übermäßige Abhängigkeit von externen Anwälten bei Offenlegungsaufgaben:  Im Rahmen des Gesundheitschecks werden die Beziehungen zwischen dem Mandanten, seinen externen Anwälten und den externen eDiscovery-Dienstleistern bewertet. Dabei wird unter anderem die Arbeitsteilung zwischen den drei Parteien analysiert, um sicherzustellen, dass die Aufgaben richtig dimensioniert sind und von den richtigen Ressourcen ausgeführt werden. Unternehmen beauftragen häufig externe Anwälte mit Aufgaben, die auch von einem eDiscovery-Dienstleister erledigt werden könnten. Durch die Auslagerung dieser Aufgaben an eDiscovery-Dienstleister bleibt den externen Anwälten mehr Zeit, sich auf die Strategie und die Vorteile des Falls zu konzentrieren, während gleichzeitig die Kosten gesenkt werden.
• Übermäßige Aufbewahrung von Daten: Die Identifizierung und Aufbewahrung potenziell relevanter Daten für einen Rechtsstreit oder eine Untersuchung kann sich als schwierig erweisen. Faktoren wie Personalfluktuation, Änderungen in der Organisationsstruktur und das Fehlen einer zentralisierten Dokumentation können die Identifizierung potenziell relevanter Informationen erschweren. Aus reiner Vorsicht werden Daten oft zu lange aufbewahrt. Darüber hinaus werden aufgrund mangelnder Datenverwaltung und -hygiene unnötigerweise doppelte Daten gepflegt und gesammelt, was zu unnötigen und vermeidbaren Kosten führt.
• Abgeschottete Prozesse: Es gibt mehrere interne Gruppen, die am Discovery-Prozess beteiligt sind, z.B. die Rechtsabteilung, IT, Information Governance, HR und Records Management. Für ein erfolgreiches Discovery-Programm ist es wichtig, dass diese Gruppen häufig zusammenarbeiten und eine transparente Kommunikation mit einem klaren Verständnis der Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Gruppen im Discovery-Prozess führen. Obwohl diese Gruppen zusammenarbeiten, um den Discovery-Prozess abzuschließen, arbeiten sie häufig in Silos. Aus diesem Grund sind die Prozesse weniger effizient, die Kommunikation ist nicht rationalisiert und die Wahrscheinlichkeit von Lücken in den Arbeitsabläufen und Übergaben ist höher.
• Nicht alle verfügbaren Technologiefunktionen werden genutzt: Viele Geschäftskunden investieren in Technologien für die Rechtsabteilung, die Datenerfassung, die Datensuche und die elektronische Rechnungsstellung, aber nicht alle nutzen diese Tools in vollem Umfang. Manuelle Tätigkeiten können beispielsweise durch eine bessere Integration der Technologie oder durch die Nutzung der Vorteile der Automatisierung erleichtert werden. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Technologie, die sie für verschiedene Zwecke einsetzen, so weit wie möglich integriert ist. Mehrere Unternehmen konzentrieren sich auf die Einführung von KI und die Ausweitung der Automatisierung, um die Effizienz ihrer Rechtsabteilungen zu steigern und die Kosten zu senken.

Der Discovery Health Check unterstützt Unternehmen bei der Lösung dieser Probleme. Ein tiefer Einblick in die aktuellen täglichen Prozesse, die Ressourcenallokation und die Technologie wird genutzt, um sicherzustellen, dass alle verfügbaren Ressourcen optimiert werden. Der agnostische Gesundheitscheck und die Empfehlungen umfassen sowohl kleine „Quick Wins“ als auch langfristige Transformationsinitiativen, die dazu beitragen, häufige Probleme zu beseitigen, die Ressourcennutzung zu maximieren, die Effizienz zu steigern und letztendlich die Kosten zu senken.

Yuka Ito-Currin verfügt über mehr als fünfzehn Jahre Erfahrung in den Bereichen eDiscovery und Litigation Support. Als Strategic Client Engagement Director berät Yuka Ito-Currin die Unternehmenskunden von Epiq in strategischen Fragen, indem sie deren Rechtsabteilungen dabei unterstützt, ihre Discovery-Prozesse und -Verfahren gründlich zu evaluieren und ihre Discovery Centres of Excellence aufzubauen.