Kostendeckung ist eine Schlüsselstrategie, um sicherzustellen, dass das eDiscovery-Programm einer Anwaltskanzlei oder eines Unternehmens den aktuellen und zukünftigen Anforderungen gerecht wird.

eDiscovery-Experten stecken viel Arbeit in ihre Programme. Dazu gehört die Suche nach der richtigen Software und den richtigen Partnern. Es geht um das Testen von Tools, Analysen, Vertragsverhandlungen und die Unterzeichnung. Aber unabhängig davon, wie gut sich ein eDiscovery-Experte mit den getroffenen Entscheidungen fühlt, reicht das allein nicht für den Erfolg aus. So wie ein guter Chefkoch kein Garant für ein erfolgreiches Restaurant ist, reicht die Auswahl der richtigen Tools und Partner nicht aus, um sicherzustellen, dass Sie ein großartiges eDiscovery-Programm mit Kostendeckung haben werden. Ganz gleich, ob Sie Kosteneinsparungen für Ihre Kunden, eine bessere Datenverwaltung, eine bessere Verteidigungsfähigkeit, eine verbesserte Datensicherheit oder all das anstreben, nichts davon wird sich verwirklichen lassen, wenn Sie Ihre Ressourcen nicht annehmen und nutzen.

Um auf dem Weg zur Kostendeckung und Kostenzuweisung im Bereich Discovery voranzukommen, finden Sie hier zehn Profi-Tipps, die jeder eDiscovery-Experte berücksichtigen sollte:Um auf dem Weg zur Kostendeckung und Kostenzuweisung im Bereich Discovery voranzukommen, finden Sie hier zehn Profi-Tipps, die jeder eDiscovery-Experte berücksichtigen sollte:

1. Gewinnen und nutzen Sie das Sponsoring durch die Geschäftsleitung. Veränderungen können schwierig sein, und das gilt auch für die Aufforderung an die Mitarbeiter, für etwas zu bezahlen. Wenn Sie von Anfang an die Unterstützung der Geschäftsleitung haben, signalisieren Sie damit, dass Sie sich für die Initiative engagieren, und tragen zur Rationalisierung des Prozesses bei.
   • Lassen Sie sich die Zustimmung der Geschäftsführung schriftlich geben, und zwar in einem Format, das leicht weitergegeben werden kann.
   • Holen Sie sich die Zustimmung des Praxisleiters oder der Leiter der Rechtsabteilung des Unternehmens. Sie können dabei helfen, die Botschaften zu verbreiten und die Richtlinien zu verstärken, wenn es zu Widerständen kommt. Ohne die Unterstützung der Führungsebene wird es schwierig sein, sich durchzusetzen und die Richtlinien einzuhalten.
2. Richten Sie einen Lenkungsausschuss ein, der sich aus führenden Vertretern der wichtigsten Praxis- und Geschäftsbereiche oder aus leitenden Mitarbeitern der Rechtsabteilung zusammensetzt.
   • Durch regelmäßige Kommunikation mit dem Lenkungsausschuss wird sichergestellt, dass dieser auf dem Laufenden bleibt und Überraschungen vermieden werden.
   • Die Einbeziehung von Interessengruppen schafft Akzeptanz. Indem man sie in den Prozess einbezieht und auf ihren Ideen aufbaut, fühlen sie sich verantwortlich und haben ein persönliches Interesse am Erfolg, was zu einer breiteren Akzeptanz beitragen wird.
3. Schaffen Sie Verantwortlichkeit für Partner, die nicht zugelassene Anbieter außerhalb des eDiscovery-Programms nutzen und sich gezwungen sehen, Ausgaben abzuschreiben oder abzuschreiben.
   • Es minimiert Ausnahmen von dem etablierten Kostendeckungsprozess.
   • Es minimiert Ausnahmen, die es jedem Anwalt erlauben, seinen eigenen Anbieter oder sein eigenes Tool zu wählen.
   • Wenn die Praxis- und Geschäftsgruppenleiter die Kosten und den Wert verstehen und wissen, dass es Richtlinien gibt, wird eine Kultur der Einhaltung geschaffen. Schließlich ist jeder von den Firmen- und Unternehmensfinanzen betroffen, und Abschreibungen ziehen direkt Geld aus der Bilanz ab.
4. Stellen Sie sicher, dass die eDiscovery-Prozess- und Playbook-Dokumente klar und detailliert sind, einschließlich dessen, was der Kostendeckung unterliegt, wie sie berechnet wird und wie hoch diese Kosten sind:
   • Entfernen Sie Fachjargon und Softwarebezeichnungen.
   • Anwaltskanzleien sollten Standardbeschreibungen für die Rechnungsstellung erstellen, die mit dem übereinstimmen, was Anwälte und Paralegals schreiben.
   • Unternehmen sollten ein Playbook, ein Formular für die Aufnahme neuer Angelegenheiten und einen Prozess erstellen.
   • Kommunikations- und Schulungsinformationen sollten zu Beginn einer Angelegenheit in Auftragsschreiben und Rechnungen aufgenommen werden.
   • Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter des Unternehmens sowohl die Kosten als auch den erbrachten Wert verstehen. Nutzen Sie regelmäßige Kommunikationskanäle (z. B. monatliche Newsletter) und Besprechungen (z. B. Praxisbesprechungen, Präsentationen auf Klausurtagungen der Kanzlei, Jahrestagungen der Rechtsabteilung, Besprechungen mit externen Anwälten), um diese Details zu vermitteln.
5. Erfolgsgeschichten von Kunden hervorheben.
   • Erstellen Sie Fallstudien, die sich auf Kosteneinsparungen konzentrieren. Schauen Sie über die anfänglichen Technologieausgaben hinaus und heben Sie die Einsparungen hervor, die der Kunde (durch seine Investition) erzielt hat.
   • Konzentrieren Sie sich auf die Effizienz, die ein programmatischer Ansatz für eDiscovery schafft:
     • Verbesserte Arbeitsabläufe - diese Programme ermöglichen vertretbarere und einheitlichere Arbeitsabläufe, da sie auf alle Angelegenheiten angewendet werden können.
     • Leichterer Zugang zu neuen Technologien und die Fähigkeit, diese konsequent anzuwenden.
     • Nachgewiesene Kapitalrendite - durch genaue Verfolgung der Kennzahlen und regelmäßige Berichterstattung an das Management der Anwaltskanzlei oder Rechtsabteilung.
6. Nicht aufgeben und weitermachen.
   • Um den Erfolg zu maximieren, ist es notwendig, sich regelmäßig mit den Programmverantwortlichen und Praxisleitern zu treffen, sie über neue Erfolge zu informieren und sicherzustellen, dass sie den Wert weiterhin erkennen und in ihren Teams kommunizieren.
7. Bewerben Sie wichtige Erfolge, bei denen Technologie und eDiscovery-Know-how dazu geführt haben, neue Kunden zu gewinnen, bestehende Kunden zu halten, einen großen Fall zu gewinnen oder außergewöhnliche Kosteneinsparungen zu erzielen.
   • Suchen Sie anfangs nach einfachen Erfolgen, damit die Kollegen eine positive erste Erfahrung machen, die dazu beiträgt, Verbündete und Fürsprecher zu gewinnen.
8. Erstellen Sie ein Dashboard, um Finanzkennzahlen in Echtzeit zu verfolgen und zukünftige Geschäftsentscheidungen zu treffen.
   • Konzentrieren Sie sich auf die KPIs, nach denen die Teams bewertet werden. In einer Anwaltskanzlei könnte es darum gehen, neue Einnahmen zu generieren. Für ein Unternehmensteam könnten es Kosten sein, die durch das Tool, neue Prozesse oder Partnerschaften gesenkt werden.
9. Entwickeln Sie eine „Roadshow“, um die Initiative einzuleiten und die wichtigsten Interessengruppen zu informieren.
   • Eine Roadshow könnte in Form einer Reihe von „Lunch and Learn“-Veranstaltungen, aufgezeichneten Präsentationen oder CLE-Kursen, die auf einer Intranetseite angeboten werden, durchgeführt werden.
   • Die persönliche Übermittlung der Botschaft, insbesondere während der Einführung, zahlt sich aus und trägt zur Wahrnehmung und Akzeptanz bei.
10. Verfassen Sie ein Schreiben oder ein Aktualisierungsdokument, das die neue Technologie, die Partnerschaft oder den Prozess hervorhebt.
    • Darin sollten die Vorteile für die Endbenutzer des Unternehmens detailliert beschrieben werden - unabhängig davon, ob es sich um interne Rechtsteams, externe Anwälte, Partner oder Firmenkunden handelt.
    • Es kann im Rahmen des Roadshow-Programms, in Newslettern, als Teil von Case Kickoffs und in der Dokumentation zum Onboarding von Kunden verbreitet werden.
    • Ein kurzes, aussagekräftiges Dokument, das die Vorteile und Ergebnisse hervorhebt, an denen die Beteiligten interessiert sind, wird sie für die Initiative begeistern.

Durch die Befolgung dieser Tipps wird ein eDiscovery-Programm nicht nur erfolgreich, sondern es wird auch sichergestellt, dass der Wert, den es liefert, im gesamten Unternehmen realisiert und verstärkt wird.

Brandon Hollinder ist zugelassener Rechtsanwalt und verfügt über mehr als eineinhalb Jahrzehnte Berufserfahrung. Heute ist er Vice President of eDiscovery and Cyber Solutions bei Epiq, dem weltweit führenden Anbieter alternativer Rechtsdienstleistungen. In dieser Funktion leitet und entwickelt er die Markteinführungsstrategie von Epiq für die Geschäftsbereiche eDiscovery Managed Services und Cyber Incident Response. Dabei konzentriert er sich auf die Zusammenarbeit mit den Kunden, um sicherzustellen, dass ihre Technologie- und professionellen Servicelösungen effektiv konzipiert und fachgerecht implementiert werden. Ein besonderer Schwerpunkt der Rolle ist die Förderung von Innovationen in Technologie und Prozessen bei Epiq sowie die Begleitung von Kunden bei der Einführung und erfolgreichen Integration von fortschrittlichen Analysen und generativen KI-Lösungen.