Die Geschäftswelt von heute ist komplex. Wenn Konflikte, Bestechungsvorwürfe, arbeitsrechtliche Streitigkeiten und Anschuldigungen der Wirtschaftskriminalität auftauchen, muss effektiv reagiert werden. Obwohl es rechtliche und ethische Verpflichtungen zur Durchführung eingehender Ermittlungen gibt, lassen sich solche Probleme im Best Case eindämmen oder schlichten, bevor sie zu größeren Konflikten eskalieren. Gleichzeitig müssen eDiscovery-Technologien und -Prozesse, die von Compliance-, IT- und Personalverantwortlichen eingesetzt werden,die Rechte der unter Ermittlung stehenden Personen, berücksichtigen und und eine gerechte und rechtskonforme Vorgehensweise gewährleisten.

Einige Unternehmen entscheiden sich für die händische Durchführung interner Ermittlungen. Die Vorstellung, dass sichere und unvoreingenommene Ermittlungen durch manuelles Durchforsten von E-Mails und Dokumenten effizient durchgeführt werden können, oftmals mit dem Ziel, Kosten zu sparen, ist jedoch ein Trugschluss. Ein solcher Ansatz kann zu erhöhten Kosten, Zeitverlust und Risiken für die Sicherung und den Schutz von Beweismaterial führen. eDiscovery- und KI- Automatisierungslösungen, welche die Arbeitsabläufe für Ermittler und andere Beteiligte beschleunigen, können den Ermittlern sowohl Kosten als auch Zeit sparen - und gleichzeitig Ihr Unternehmen vor Risiken und Rechtsstreitigkeiten schützen.

Die Illusion von Einsparungen durch händische Prozesse

Die Vorstellung, durch den Einsatz des vorhandenen Personals Kosten zu sparen, mag plausibel klingen, führt aber meist zu unvorhergesehenen Mehrkosten. Im Unternehmensalltag kann es schnell zu Komplikationen kommen, die die Ermittlungen erschweren und die dafür erforderlichen Ressourcen in die Höhe treiben. Man stelle sich ein multinationales Unternehmen vor, das sich mit Compliance-Herausforderungen in Europa auseinandersetzen muss, bei denen komplexe Arbeitsgesetze, kulturelle Aspekte und gewerkschaftliche Bestimmungen eine Rolle spielen. Eine manuelle Auswertung macht es schwer, dynamische, sich ständig weiterentwickelnde Probleme, wie sie bei Ermittlungen in Europa üblich sind, rechtzeitig zu erkennen und zu untersuchen. Manuelle Prozesse können zu unvorhersehbaren Kosten , Verzögerungen und Risiken führen.

Die Tücken manueller Ermittlungen

Ein manuelles Vorgehen bei Ermittlungen scheitert oft an der Komplexität und dem Umfang heutiger Datenlandschaften, die das Aufspüren entscheidender Dokumentezur Herausforderung macht. Zahlreiche neue Datenformate wie Chatsund soziale Medien schaffen unerwartete Beweismittel. Der Zeitaufwand für Sammlung, Erhebung und Analyse kkann schnell Hunderte von Überstunden verursachen. Im Vergleich zu den Arbeitskosten ist der Einsatz von eDiscovery und in Verbindung mit Technology Assisted Review (TAR) nicht nur kosteneffizienter, sondern auch schneller.

Die trügerische Gründlichkeit händischer Auswertungen

Fehlende Automatisierung beeinträchtigt die Tiefe der Analyse in Ermittlungen. Es besteht eine ethische Verpflichtung, sorgfältige und vertretbare Ermittlungen ohne Vorurteile und Filterung durchzuführen. Ein multinationales Unternehmen, das seine Geschäftstätigkeit weltweit ausweitet, stößt möglicherweise auf kulturelle Nuancen und unterschiedliche Compliance-Landschaften (z.B. das Sapin2-Gesetz in Frankreich), in denen Hierarchie oder Druck die Ermittlungen negativ beeinträchtigen können. Eine manuelle Vorgehensweise reicht nicht aus, um die für eine umfassende Risikobewertung erforderlichen komplexen Details aufzudecken, die in verschiedensten Quellen wie Papierunterlagen, Textnachrichten, E-Mails, Audio- oder Videoaufzeichnungen oder auf mobilen Endgeräten verborgen sind. Fehlende Tiefe der Analyse kann zu unzureichenden Strategien zur Risikominderung führen und das Unternehmen unvorhergesehenen Anfechtungen durch unschuldige Parteien oder Aufsichtsbehörden aussetzen. Die kulturellen Aspekte von Ermittlungen unterstreichen die Bedeutung von eDiscovery für die unvoreingenommene Sicherung von Dokumenten und Beweisen und die Minimierung von Risiken.

Verminderte Genauigkeit

Die manuelle Auswertung von Dokumenten führtoft zu verringerter Genauigkeit durch Fehlinterpretationen bei komplexen Datenmustern, wie z. B. Nuancen, zeitlichen Abläufen oder der Kommunikation über mehrere Kanäle. Erst die Automatisierung durch moderne eDiscovery-Tools ermöglicht den dafür erforderlichen Genauigkeitsgrad.

Eine Frage der Sicherheit

Auch bei internen Ermittlungen sind Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften einzuhalten, die für personenbezogene Daten und Daten besonderer Kategorien gelten. Besonders in Branchen, in denen mit sensiblen Informationen und Daten gearbeitet wird, wie z. B. im Gesundheits- oder Finanzwesen, können manuelle Auswertungen bestehende Sicherheitsstandards kompromittieren. Der Einsatz von Tools steigert nicht nur die Effizienz, sondern stärkt auch die Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit bei Ermittlungen.

Automatisierung als Katalysator der Transformation

Die Integration von eDiscovery-Technologien steigert die Effizienz und erweitert die Möglichkeiten von Compliance-, Ethik-, IT- und HR-Experten-. Sie ermöglichen stärkeren Fokus auf wertschöpfendere Tätigkeiten wie Recherchen und Interviews.

Verschiedene Betriebsmodelle

Mittlerweile haben sich im Markt unterschiedliche Modelle für den EInsatz von eDiscovery Lösungen etabliert. Für kleinere Ermittlungen, wie etwa einen internen und nicht strafrechtlich relevanten Betrugsverdacht, gibt es kostengünstige eDiscovery- Lösungen sowohl im “per use” als auch im Subscription-Modell. auf . Ermittlungsteams aus den Bereichen Personalwesen, Compliance und Ethik sowie IT können jederzeit (rund um die Uhr) eigenständig mit dem Einlesen udn Auswerten von Dokumenten beginnen. Für komplexere Verfahren kann die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister bei der Vorbereitung, Planung undDurchführung bieten. Mit professioneller Unterstützung kann das Unternehmen in der Regel besser vor Rechtsstreitigkeiten in Verbindung mit Ermittlungsarbeiten geschützt werden.

Fazit

Die Wirtschaftlichkeit händischer Ermittlung ist angesichts der potenziellen Schäden oft trügerisch . Eine reale Kostenermittlung auf Basis von Arbeitskosten unter Einbezug einer potenziell verschlechterten Risikoposition des Unternehmens infolge mangelnder Tiefe und Genauigkeit der Auswertung lässt die Investition in eDiscovery Technologien und die Unterstützung durch externe Dienstleister in einem anderen Licht erscheinen. Moderne Tools können die Ermittlungskapazität der internen Compliance durch Automatisierung in der Filterung und Mustererkennung entscheidend erhöhen.

Vorwort: eDiscovery ist nicht nur für Anwälte

Es ist an der Zeit, dass alle juristischen Praktiker sowohl in Anwaltskanzleien als auch in Rechtsabteilungen von Unternehmen die eDiscovery-Technologie verstehen und einsetzen. Sie ermöglicht es, die enormen Mengen elektronisch gespeicherter Informationen und deren Quellen zu verwalten und so Zusammenhänge und Fakten aufzudecken. eDiscovery, kurz für Electronic Discovery, ist der Prozess der Identifizierung, Erfassung und Vorlage elektronisch gespeicherter Informationen (ESI), einschließlich neuer Medien wie Social Media und Messaging-Apps, für rechtliche Ersuchen oder Ermittlungen. eDiscovery ist nicht nur für den Gerichtssaal gedacht - sie spielt auch eine wichtige Rolle bei unternehmensinternen Ermittlungen und anderen Aufgaben innerhalb von Rechtsabteilungen und Anwaltskanzleien.

Für Anwälte, Rechtsabteilungen, Personalabteilungen, Compliance- und Untersuchungsteams ist es nahezu unmöglich, Dokumente und Daten auf händischem Wege auszuwerten. Genau da kommen kostengünstige, technologiegestützte eDiscovery-Lösungen ins Spiel, die es Juristen ermöglichen, diese Daten zur Durchführung von Ermittlungen, zur Offenlegung und zur Aufstellung von Verfahrensstrategien zu nutzen und auszuwerten.

Über Daniel Lafrenz
Daniel Lafrentz ist Director Legal Solutions DACH bei Epiq . Er unterstützt Unternehmen und Anwaltskanzleien dabei, durch den Einsatz von Epiqs Rechtstechnologien und -Dienstleistungen bessere Ergebnisse zu erzielen.

Über Jean-Pierre Ullmo
Jean-Pierre Ullmo ist CEO von Epiq Software und Area Vice President für Kontinentaleuropa mit Sitz in Paris. Er hat einen International MBA von ISG und interessiert sich besonders für japanische Managementmethoden.