Seit Jahrzehnten haben sich Anwaltskanzleien in Praxisgruppen oder vollständig spezialisierten Kanzleien organisiert, um Ressourcen und Fachwissen zu bündeln, die Effizienz zu steigern und enge Beziehungen zu Unternehmen in bestimmten Branchen oder mit spezifischen rechtlichen Bedürfnissen aufzubauen. Die meisten Unternehmen arbeiten aus diesem Grund mit mehreren Anwaltskanzleien zusammen - verschiedene Kanzleien verfügen über unterschiedliche inhaltliche Kompetenzen. Manche sehen eDiscovery-Anbieter als Anbieter von Standarddienstleistungen, deren Aufgabe es ist, die Kosten zu senken, doch die Spezialisierung auf eDiscovery kann einen zusätzlichen Nutzen bringen.

Warum Spezialisierung entscheidend ist

Die exponentielle Zunahme des Datenvolumens und der technologischen Möglichkeiten hat zu einer explosionsartigen Zunahme des Materials geführt, das sowohl mit technischem als auch mit inhaltlichem Fachwissen gesichtet werden muss. Dies gilt für bestimmte Branchen und verschiedene Rechtsgebiete. Wenn Ihr eDiscovery-Anbieter über Berater verfügt, die auf eine bestimmte Branche oder ein bestimmtes Rechtsgebiet spezialisiert sind, haben Sie einen Vorteil gegenüber Gegnern, die Anbieter ohne Spezialisierung einsetzen. Mit einem erfahrenen Partner, der Ihre Daten aus technologischer und inhaltlicher Sicht versteht, können Sie Daten effizienter und genauer erfassen und verarbeiten und sowohl in der Überprüfungs- als auch in der Produktionsphase mehr Einblick und Verständnis gewinnen.

Erfahrung und Fachwissen allein reichen jedoch nicht aus. eDiscovery-Praxisgruppen müssen auch ständig neue Lösungen auf der Grundlage sich ändernder Technologien und Anforderungen entwickeln. Nehmen wir einige Beispiele aus der Finanzdienstleistungs-, Gesundheits- und Pharmaindustrie. In diesen Branchen gibt es zahlreiche Rechtsstreitigkeiten in den Bereichen geistiges Eigentum, Kartellrecht, behördliche Untersuchungen und Datenschutz. Im Folgenden finden Sie einige besondere Aspekte, die in jedem Bereich beachtet werden sollten. Als Bonus haben wir auch kartellrechtliche Bedenken aufgeführt, die sich auf alle drei Branchen auswirken.

Finanzdienstleistungen

Der Finanzdienstleistungssektor ist stark reguliert und erfordert Kenntnisse in den Bereichen Wertpapierrecht, Bankvorschriften und Compliance. Dies zeigt sich vor allem in den Vorladungen der U.S. Securities and Exchange Commission (SEC), den Ermittlungen der Commodity Futures Trading Commission (CFTC) und den Wertpapierstreitigkeiten. Eine eDiscovery-Praxisgruppe muss sich über neue Trends auf dem Laufenden halten, damit sie durch umfassende und beratende Unterstützung Schnelligkeit bieten kann.

Beachten Sie diese Fragen bei der Bewertung von eDiscovery-Anbietern für Finanzdienstleistungsangelegenheiten:

• Verfügt der Anbieter über Forensik-Berater, die wissen, wie man Daten aus Anwendungen sammelt, die in der Finanzdienstleistungsbranche häufig verwendet werden (z. B. Bloomberg, Reuters)?

• Wissen sie, wie man einzigartige Dokumente am besten verarbeitet, damit sie in einer leicht einsehbaren Form zur Überprüfung bereitgestellt werden können (z. B. Short Message Format)?

• Ist das Prüfungsteam mit der Art der Verwahrer (z. B. Finanzberater, Research-Analysten), den üblicherweise übermittelten Dokumenten und den im Finanzdienstleistungsbereich üblichen Problemen (z. B. sensible Geschäftsinformationen, Datenschutz) vertraut?

• Versteht das Produktionsteam die von bestimmten Auftraggebern geforderten Spezifikationen (z. B. SEC, Financial Industry Regulatory Authority (FINRA), CFTC, Department of Justice (DOJ))?

Gesundheitswesen

Die Gesundheitsbranche steht vor einzigartigen Herausforderungen im Zusammenhang mit den Vorschriften des Gesundheitswesens, einschließlich HIPAA, Versicherungsbetrug, Patientendatenschutz und ärztliche Kunstfehler. Darüber hinaus sind die Gesundheitssysteme komplex. Der eDiscovery-Anbieter muss die Daten des Kunden verstehen und maßgeschneiderte Lösungen entwickeln, die sich in allen Arbeitsabläufen standardisieren lassen, einschließlich Strategien zur Datenreduzierung.

Berücksichtigen Sie bei der Bewertung von eDiscovery-Anbietern für Angelegenheiten des Gesundheitswesens die folgenden Fragen:

• Legen sie besonderen Wert auf Identifizierungs- und Schwärzungsworkflows?

• Haben sie Erfahrung mit dem Schutz geschützter Gesundheitsinformationen (PHI) und personenbezogener Daten (PII)?

• Verstehen sie effektive Schwärzungs-Workflows auf der Grundlage verfügbarer Technologien, einschließlich Analytik und automatisierter Schwärzungen? Gibt es einen klar definierten Prozess und die Möglichkeit, sofort einsetzbare Lösungen anzupassen?

Pharmazeutika

Die pharmazeutische Industrie stützt sich in hohem Maße auf Patente und geistige Eigentumsrechte. Arzneimittelzulassungen, Vermarktungsvorschriften und die Einhaltung der Richtlinien der Food and Drug Administration (FDA) erfordern spezielles juristisches Wissen, das Praxisgruppen zur Verfügung stellen können. 

Beachten Sie diese Fragen bei der Bewertung von eDiscovery-Anbietern für pharmazeutische Angelegenheiten:

• Verfügen sie über spezialisierte Teams von Gutachtern und Managern mit dem erforderlichen Ausbildungshintergrund und der juristischen Erfahrung, um komplexe wissenschaftliche und patentrechtliche Sachverhalte zu verstehen?

• Verstehen sie die differenzierten Anforderungen der FDA und sind sie in der Lage, Workflow-Strategien für Dinge wie eSubmitter-Pakete als Teil von Investigational New Drug Applications (INDs), New Drug Applications (NDAs), Abbreviated New Drug Applications (ANDAs) und Biologics License Applications (BLAs) umzusetzen? 

• Sind sie im Hinblick auf Multi-District Litigation (MDL) in der Lage, große Teams zu besetzen, komplexe Arbeitsabläufe zu managen und die sich entwickelnden Produktionsanforderungen der Produkthaftung über einen längeren Zeitraum mit verschiedenen Parteien zu erfüllen?

• Verstehen sie die Pharmaindustrie aus kartellrechtlicher Sicht und wissen sie, wie die verschiedenen Akteure mit den Arzneimittelherstellern, Großhändlern und Apothekenverwaltern interagieren, und kennen sie die wettbewerbsfeindlichen Aspekte, die häufig von Regierungsbehörden wie der Federal Trade Commission (FTC) und dem DOJ untersucht werden?

Kartellrecht, Wirtschaftskriminalität und staatliche Ermittlungen

Der Umgang mit Daten bei behördlichen Ermittlungen und Durchsetzungsmaßnahmen erfordert Kenntnisse, die über die Standardprotokolle für eDiscovery hinausgehen. Staatliche Aufsichtsbehörden verfügen über detaillierte ESI-Protokolle für die Erfassung und Verarbeitung verschiedener Datentypen, ein Faktor, der mit der Überflutung der Märkte durch neu entstehende Datenquellen noch komplexer geworden ist. 

In Kartellangelegenheiten verlangen sowohl das DOJ als auch die FTC eine Vorabdiskussion über den Einsatz von Analysetools, um potenziell relevante Daten zu identifizieren, und haben Regeln, wie Algorithmen trainiert und getestet werden müssen. Diese Behörden haben auch spezifische Anforderungen für den Umgang mit vertraulichen Informationen bezüglich der Erstellung von Vertraulichkeitsprotokollen. Schließlich haben die Behörden detailliert festgelegt, wie bestimmte Datentypen produziert werden müssen. Im Bereich der Wirtschaftskriminalität verlangen die Aufsichtsbehörden zunehmend die Implementierung von Compliance-Programmen, um sicherzustellen, dass bestimmte Arten von illegalen Aktivitäten schnell erkannt werden. Diese Programme haben alle unterschiedliche Datenkomponenten.  

Globale Aufsichtsbehörden sind aktiver geworden, wenn es darum geht, das Vorhandensein von potenziellem Wettbewerbsschaden und möglichem illegalen Verhalten zu untersuchen. Sie haben auch neue Leitlinien in Kartell- und Wirtschaftsstrafsachen herausgegeben, z. B. zu den Meldepflichten vor einem Zusammenschluss und zu Kronzeugenprogrammen. Angesichts dieser zunehmenden Aktivitäten und Vorschriften müssen eDiscovery-Anbieter über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden bleiben.

Beachten Sie bei der Bewertung von eDiscovery-Anbietern für behördliche Ermittlungen die folgenden Fragen:

• Ist der Anbieter in der Lage, die IT-Infrastruktur des Unternehmenskunden schnell zu verstehen, so dass er alle relevanten Datenquellen identifizieren, bei der Beantwortung des IT-Fragebogens der Regierung umgehend helfen, die Sammlung bei den vorgesehenen Aufbewahrungsstellen organisieren, die Auswirkungen globaler Datenschutzgesetze bewerten und einen Zeitplan aufstellen und einhalten kann, der eine rechtzeitige Einhaltung ermöglicht?

• Hat der Anbieter Erfahrung mit der Erfassung der neu entstehenden Datentypen und verfügt er über Lösungen für deren Verarbeitung und Überprüfung?

• Versteht der Anbieter die operativen ESI- und TAR-Protokolle, die die Behörde möglicherweise verlangt, und, was wichtig ist, kann der Anbieter den Anwalt bei der Verhandlung von Datenanforderungen unterstützen?  Verfügt der Anbieter über ein Protokolldokument für die TAR, das die aktuellen Anforderungen der Behörde erfasst?

• Ist der Anbieter in der Lage, bei der Datenanalyse und -überprüfung mit mehreren Sprachen umzugehen, da behördliche Ermittlungen Geschäftsabläufe in mehreren Ländern betreffen können?

• Kennt der Anbieter die spezifischen Anforderungen der Behörden in Bezug auf die Behandlung vertraulicher Daten, einschließlich der Erstellung von Vertraulichkeitsprotokollen, die die Herausforderungen der Behörden minimieren? 

• Verfügt der Anbieter über ein Team von Rechtsanwälten, die sich mit den zugrunde liegenden Rechtsfragen in Kartell- und Wirtschaftsstrafsachen sowie mit der gemeinsamen Verteidigung und der Festlegung von Privilegien im gemeinsamen Interesse auskennen? 

Schlussfolgerung

Es gibt noch weitere Beispiele, bei denen Sie sich ein fundiertes rechtliches und branchenspezifisches Fachwissen wünschen, z. B. in den Bereichen Wertpapierregulierung, Technologie oder sogar in der Versicherungsbranche. Entscheidend ist, dass die Spezialisierung und das Fachwissen, das Sie als Anwaltskanzlei bieten oder von Ihrem externen Rechtsberater erwarten, auch von dem eDiscovery-Anbieter erwartet werden sollte, den Sie auswählen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Ihr Unternehmen oder Ihr Kunde weltweit tätig ist - ein eDiscovery-Anbieter sollte ein globaler Anbieter sein und die Vorstellungen des Kunden weltweit durchsetzen, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Es reicht nicht aus, wenn ein Anbieter Ihre Angelegenheiten mit „Leuten mit Erfahrung“ bearbeitet, sondern mit einer Praxisgruppe (mit einem oder mehreren fachkundigen Direktoren), die eine Vision und ein Engagement für ein juristisches Spezialgebiet oder eine Branche zeigt. Sie müssen Ihnen die Gewissheit geben, dass Ihre Angelegenheiten von Fachleuten bearbeitet werden, die sich engagiert für Ihre speziellen Bedürfnisse in jeder Branche oder jedem Bereich einsetzen.

Von David Wagner, Vertriebsingenieur bei Epiq Managed Review