Unter Kostendeckung versteht man den Prozess, bei dem Anwaltskanzleien festlegen, wie die Kosten auf ihre Kunden umgelegt werden sollen. Dies ist im eDiscovery-Bereich seit über einem Jahrzehnt üblich. Der Kostendeckungsmechanismus ist je nach Größe und Standort der Kanzlei sehr unterschiedlich. Dabei ist zu berücksichtigen, ob die Firma teilnimmt, versucht, kostendeckend zu arbeiten oder einen Gewinn zu erzielen. Ab 2022 ist die Kostendeckung in den Märkten an der Ostküste und in größeren Städten allgegenwärtig und wird nach dem Profitcenter-Modell praktiziert. Wie wird es 2023 aussehen? Die kurze Antwort lautet, dass sich die Trends wahrscheinlich fortsetzen werden. Lesen Sie weiter, um wichtige Markt- und Trendüberlegungen in Bezug auf die Kostendeckungspraktiken im Bereich eDiscovery zu erfahren.

Geografische Märkte

Die Märkte an der Ostküste und in Großstädten wie Washington D.C., Los Angeles und Chicago haben Kostendeckungsversuche nach dem Profit-Center-Modell und nicht nach dem Break-even-Modell durchgeführt. Dies ist die erwartete Norm, bei der die Firmen ihren Kunden normalerweise die höchsten Sätze in Rechnung stellen. Ihre Kunden erwarten und akzeptieren diese Methode der Kostendeckung. Das soll nicht heißen, dass Firmen in kleineren Märkten oder an den Küsten nicht auch das Profit-Center-Modell anwenden. Generell gilt: Je größer die Kanzlei und je größer der Kunde, desto mehr ist dies die gängige Praxis. Es besteht die Erwartung, dass AMLaw 100-Kanzleien erstklassige Dienstleistungen und Technologien, einschließlich eDiscovery-Lösungen, anbieten. Die Mandanten beauftragen eine AMLaw 100-Kanzlei, weil sie ein bestimmtes Niveau erwarten und in den meisten großen und mittelgroßen Märkten auch dafür bezahlen werden.

Regionale Kanzleien praktizieren zwar auch Kostendeckung, doch die meisten arbeiten nach dem Break-even-Modell. Unabhängig davon wissen die Endkunden nicht unbedingt, nach welchem Modell eine Kanzlei ihre Gebühren vor der Rechnungsstellung bemisst.

Spezialisierung auf Rechtsstreitigkeiten, Top-Klienten und Branchen

Fachgebiete und Untergruppen

Es mag überraschen, dass Fachgebiete und Praxisgruppen keinen großen Einfluss auf die Kostendeckung zu haben scheinen. Es haben sich jedoch Trends herauskristallisiert, wenn es darum geht, die in Rechnung gestellten Gebühren zurückzudrängen. Compliance, interne Untersuchungen und Angelegenheiten mit geringem Budget sind die Bereiche, in denen die meisten Anträge auf reduzierte Honorare oder niedrige Festhonorare, die potenzielle Verlustbringer sind, gestellt werden. Fusionen und Übernahmen, Kartellrecht, Handelsstreitigkeiten und große Angelegenheiten haben die höchsten eDiscovery-Budgets und den geringsten Druck auf die Preisgestaltung.

Die Kostendeckung bei Berufungsverfahren ist im Allgemeinen nicht so strategisch, da hier nur geringe eDiscovery-Kosten anfallen, die über die laufenden Kosten für das Hosting der Daten hinausgehen. Der Großteil der eDiscovery-Arbeiten und damit der Kosten wird in der zugrunde liegenden Angelegenheit erledigt. Außerdem werden die Daten für die Berufungsarbeit häufig archiviert oder offline gespeichert.

Weltweit ist die Kostendeckung weit weniger verbreitet. Eine Ausnahme bilden große multinationale Unternehmen, die mit US-amerikanischen Rechtsstreitigkeiten vertraut sind oder regelmäßig mit US-amerikanischen Firmen zusammenarbeiten.

Kundenarten

Wir arbeiten mit einer Vielzahl von Kunden zusammen, die sich in Bezug auf Größe, Standort und Branche unterscheiden. Einige von ihnen haben ihre eigenen eDiscovery-Lösungen, füllen aber die Lücken mit einer Vielzahl von Anbietern. Andere arbeiten mit einem einzigen Anbieter als ihre exklusive eDiscovery-Lösung. Diese Kunden wissen, dass eDiscovery Kosten bei den Anbietern verursacht und zahlen entsprechend. Einzelkunden sind in der Regel am wenigsten über die eDiscovery-Gebühren und den Mehrwert informiert. Wir haben jedoch schon mit vielen Anwaltskanzleien zusammengearbeitet, die Einzelpersonen vertreten haben, die für eDiscovery-Dienste entweder an die Kanzlei oder direkt an den Anbieter gezahlt haben. Der Schlüssel in jeder Situation ist es, die Kosten im Voraus zu erklären und den Wert, den die zugrundeliegende Technologie bringt, indem sie effizienter, vertretbarer und gründlicher ist. Dies ist besonders wichtig, wenn die eDiscovery- und Abrechnungskenntnisse des Kunden weniger ausgereift sind.

Branchentypen und Beispielbranchen

Im Folgenden finden Sie eine umfassende Liste von Branchen, in denen eDiscovery-Dienste und anschließende Kostendeckungsmaßnahmen zum Tragen kommen.

• Finanzinstitute
• Einzelpersonen und Familien
• Telekommunikation
• Eisenbahnen
• Logistik und Transport
• Staatliche Einrichtungen
• Bildungswesen
• Unternehmen in Privatbesitz
• Non-Profit-Organisationen
• Versorgungsunternehmen
• Beratungsdienste
• Gesundheitswesen
• Fertigung und Vertrieb
• Versicherungswesen
• Bauwesen
• Einzelhandel und Großhandel

Einzelpersonen, Familien und gemeinnützige Organisationen verfügen über das geringste Wissen im Bereich eDiscovery. Diese Kunden sind im Allgemeinen weniger bereit und in der Lage, eDiscovery-Gebühren zu zahlen oder den zugrunde liegenden Wert zu verstehen. Die übrigen oben aufgeführten Bereiche sind Großabnehmer und Zahler für eDiscovery, die verstehen, dass sie für diese Dienste und ihren Mehrwert bezahlen müssen.

Viele Unternehmen in den unten aufgeführten Branchen erkennen den Zusammenhang zwischen dem Einsatz von KI-Lösungen und anderen erstklassigen Tools und der Steigerung der Effizienz und Verteidigungsfähigkeit:

•                Finanzwesen
•                Telekommunikation
•                Staatliche Einrichtungen
•                Eisenbahnen
•                Transportwesen
•                Versorgungsunternehmen
•                Gesundheitswesen
•                Versicherung
•                Einzelhandel

Versicherungsgesellschaften haben oft genau definierte eDiscovery-Verträge und haben ihre eigenen Tarife mit Anbietern ausgehandelt, die Anwaltskanzleien in Anspruch nehmen müssen, wenn sie den Versicherungsauftrag erhalten wollen. Aus diesem Grund müssen Anwaltskanzleien ihre Versicherungsaufträge oft außerhalb ihrer typischen Kostendeckungsstruktur abwickeln.

Vorschriften, Regeln und Gesetze

Auch wenn die Rechtsprechungsansätze unterschiedlich sind, ist der Angemessenheitsstandard der ABA immer noch die vorherrschende Kraft und Richtschnur. Dazu müssen folgende Fragen gestellt werden: Stehen die Kostendeckungsgebühren der Anwaltskanzlei in einem angemessenen Verhältnis zu ihrem Aufwand? Wurden sie dem Klienten gut erklärt? In letzter Zeit ist Bewegung in die Frage gekommen, was unter Angemessenheit zu verstehen ist. Immer häufiger wird der Einsatz von Technologie und künstlicher Intelligenz (KI) als Voraussetzung für die Senkung der Kosten und die Minimierung von Faktoren wie der Datenmenge, die manuell überprüft werden muss, angesehen. Gebühren, die für KI erhoben werden, werden als angemessen angesehen, weil sie die Gesamtkosten senken. Der Verzicht auf den Einsatz von KI und die damit verbundenen direkten Kosten wird von vielen als unangemessenes Verhalten angesehen. Alles in allem und in der Gesamtbetrachtung der Angelegenheit führt KI selbst dann zu Kosteneinsparungen, wenn dafür Gebühren anfallen. Dies ist das eigentliche Ziel.

Brandon Hollinder ist zugelassener Rechtsanwalt, CEDS, und hat die Position des Direktors für eDiscovery-Lösungen bei Epiq inne. Er verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung in den Bereichen eDiscovery Managed Services, Dokumentenprüfung und Cyberspace.