As soluções de CLM (Contract Lifecycle Management) surgiram como uma ferramenta essencial para gerenciar contratos, reduzir riscos legais e melhorar a conformidade geral. À medida que as organizações se apressam para implementar sistemas de CLM, muitas optam por uma abordagem fragmentada, implementando a solução em fragmentos em vez de lançamentos em fases. Embora esse método possa parecer prático ou econômico no curto prazo, os riscos e as ineficiências decorrentes de uma implantação fragmentada do CLM podem levar à “inércia do CLM”, em que as organizações param indefinidamente em sua jornada de CLM e ficam presas a um “armário de arquivos eletrônicos” de contratos pouco inspirador e de baixo valor. Em uma pesquisa recente da Forrester, quase 50% das empresas não conseguem atingir a maturidade total do CLM, o que pode causar uma queda de até 8,2% em seus resultados.

O apelo de uma abordagem fragmentada

Uma implementação fragmentada do CLM pode parecer oferecer vantagens:

1. Economia de custos: As organizações com orçamentos limitados podem implementar o sistema em um tipo de contrato ou fluxo de trabalho de cada vez, acreditando que essa abordagem reduzirá os custos iniciais.

2. Minimização de interrupções: Uma implementação fragmentada pode parecer uma maneira de evitar a interrupção de toda a organização de uma só vez, permitindo que os negócios continuem como de costume.

3. Ganhos rápidos: As empresas podem perceber melhorias incrementais na gestão de contratos e tentar aproveitar esses pequenos sucessos ao longo do tempo.

Embora esses benefícios percebidos sejam compreensíveis, eles ocultam quatro riscos principais que podem ter consequências adversas de longo prazo, reduzindo a capacidade de obter todos os benefícios da implementação de um sistema CLM.

Risco #1: processos e fluxos de trabalho inconsistentes

Uma das principais vantagens de um sistema CLM é sua capacidade de padronizar o gerenciamento de contratos em toda a organização. Ao centralizar os contratos e automatizar os fluxos de trabalho, os CLMs podem garantir que os contratos sejam redigidos, revisados e aprovados de acordo com diretrizes uniformes. No entanto, quando um CLM é implementado de forma fragmentada, diferentes departamentos ou regiões podem adotar processos diferentes, levando a fluxos de trabalho inconsistentes.

Por exemplo, se o departamento de compras usa um sistema CLM enquanto a equipe jurídica ainda depende de processos manuais, essa falta de coesão resultará em perda de tempo, falta de comunicação e ineficiências. Processos inconsistentes entre departamentos anulam o objetivo da função principal do CLM - criar uma única fonte de verdade para o gerenciamento de contratos.

Com o passar do tempo, essas inconsistências podem causar confusão e a organização pode ter dificuldades para alcançar a padronização necessária para um desempenho ideal. Quanto mais tempo esse sistema fragmentado persistir, mais difícil será alinhar todos aos mesmos processos.

Risco #2: dados isolados e falta de visibilidade

Os sistemas CLM oferecem às organizações visibilidade do ciclo de vida de seus contratos, desde a criação até a execução e a renovação. Esse insight é fundamental para identificar oportunidades de melhorar a eficiência, acompanhar as métricas de desempenho e manter a conformidade com as normas. Quando um CLM é implantado de forma fragmentada, os dados geralmente ficam isolados em departamentos ou divisões individuais.

Essa falta de visibilidade impede que as organizações tenham uma visão completa de suas obrigações contratuais. Os dados isolados também aumentam a probabilidade de perda de prazos, de renovações de contratos negligenciadas ou de não conformidade regulamentar, pois as equipes podem não ter acesso a informações cruciais. A implantação fragmentada do CLM prejudica um dos principais objetivos do CLM: criar transparência e visibilidade em todo o ciclo de vida do contrato.

Risco #3: adoção e treinamento fragmentados de usuários

A implementação bem-sucedida de um sistema CLM requer não apenas a tecnologia certa, mas também uma abordagem abrangente para o treinamento e a adoção do usuário. Quando a implementação ocorre de forma fragmentada, os esforços de treinamento e gerenciamento de mudanças também serão desarticulados. Os primeiros a adotar o sistema podem receber treinamento extensivo, enquanto os funcionários que entram on-line mais tarde podem não receber o mesmo nível de suporte.

Como resultado, a adoção do usuário torna-se desigual, com algumas equipes aproveitando totalmente os recursos do sistema CLM, enquanto outras permanecem presas a processos desatualizados. A adoção incompleta pelo usuário pode gerar resistência em toda a organização, dificultando ainda mais a integração total do sistema no futuro. Se os usuários não estiverem alinhados ou adequadamente treinados, os benefícios totais do CLM nunca serão alcançados.

Risco #4: custos ocultos

Uma das principais percepções errôneas de uma implementação fragmentada é que ela é mais econômica do que uma implementação em escala mais ampla. Embora o investimento inicial possa parecer menor, os custos de longo prazo associados a uma implementação fragmentada podem aumentar rapidamente.

Por exemplo, as organizações podem precisar investir em personalizações, integrações e esforços de treinamento adicionais à medida que cada departamento fica on-line, incluindo vários ciclos de teste. O tempo gasto na resolução de problemas técnicos e no tratamento de inconsistências também pode aumentar os custos operacionais. Além disso, as ineficiências causadas pela adoção incompleta podem prejudicar a capacidade da organização de aproveitar totalmente os benefícios do CLM, reduzindo o retorno sobre o investimento.

A solução: Uma estratégia de implantação de CLM abrangente e orientada por dados

Para evitar as armadilhas da implementação fragmentada, as organizações devem adotar uma estratégia de “planejar grande, começar menor” que priorize a integração, a padronização e a adoção pelos usuários desde o início. A estratégia precisa fornecer metas e métricas claras que impulsionarão todo o programa de CLM. Isso requer o seguinte:

1. Planejamento centralizado: Um roteiro claro em toda a organização que alinha todos os departamentos e regiões no processo de implementação do CLM ao longo do tempo.

2. Envolvimento multifuncional: O envolvimento das principais partes interessadas em toda a organização garante que os fluxos de trabalho, os processos e os dados sejam padronizados.

3. Treinamento e gerenciamento de mudanças: Uma estratégia de adoção de usuários é essencial para garantir que os participantes de todos os departamentos estejam preparados para usar o sistema CLM de forma eficaz.

4. Priorização de dados e integração: Garantir que o sistema CLM contenha metadados de contratos confiáveis que se integrem perfeitamente aos sistemas corporativos existentes para evitar silos de dados e manter a eficiência operacional.

5. KPIs transparentes e mensuráveis: O sucesso do programa pode ser determinado quando os objetivos comerciais de cada grupo de partes interessadas são compreendidos e o progresso é medido. O acompanhamento do rendimento dos contratos, do crescimento da receita, das taxas de renovação, da conformidade e da eficiência geral do processo ajudará a aumentar a adoção do usuário e a manter o patrocínio executivo durante todo o processo.

Os riscos e as ineficiências de longo prazo de uma abordagem fragmentada superam em muito os benefícios imediatos. Processos inconsistentes, dados em silos e desafios técnicos podem limitar seriamente o potencial do sistema e aumentar os custos operacionais. Ao adotar uma abordagem abrangente para a implantação do CLM, as organizações podem obter o valor total de seu investimento, alcançando maior eficiência, conformidade e visibilidade em todo o ciclo de vida do contrato.

Saiba mais sobre as soluções de implementação e integração de CLM da Epiq.

Peter Toundaian, Diretor Administrativo, Epiq

Peter Toundaian é diretor administrativo da Epiq Global Solutions. Ele lidera a unidade de negócios de Soluções de Contratos Globais da Epiq em todas as verticais do setor. Suas principais responsabilidades incluem a entrega geral, a qualidade e o gerenciamento de implementações e serviços gerenciados, desenvolvendo os recursos de gerenciamento de contratos da empresa, garantindo a qualidade dos projetos de gerenciamento de contratos, gerenciando a equipe de especialistas em contratos e promovendo relacionamentos de aliança com os principais fornecedores de gerenciamento de contratos.

Mauro Caputi, diretor administrativo de vendas de CLM

Mauro Caputi é diretor administrativo de vendas de CLM na Epiq. Em sua função, o Sr. Caputi supervisiona estratégias de geração de receita para a implementação bem-sucedida de sistemas CLM e recursos de IA da LegalTech para clientes, ajudando-os a otimizar seus processos de gerenciamento de contratos e melhorar a eficiência operacional.