O CLM (Contract Lifecycle Management, gerenciamento do ciclo de vida dos contratos) é vital para as organizações que desejam simplificar as operações jurídicas e reduzir os riscos. Um componente essencial do CLM, os manuais jurídicos, oferece uma abordagem estruturada para a elaboração, revisão e negociação de contratos. Com o advento da IA Generativa (Gen AI), a criação e a manutenção de manuais jurídicos inteligentes se tornaram mais rápidas e inteligentes. A Gen AI não é apenas uma ferramenta - é uma parceira estratégica na criação de manuais jurídicos inteligentes, proporcionando à sua empresa uma vantagem competitiva nas negociações e no gerenciamento de contratos.

Mas, primeiro, vamos entender os fundamentos dos manuais jurídicos e sua relação com o CLM.

O que são manuais jurídicos?

Os manuais jurídicos, geralmente chamados de bibliotecas de cláusulas, padronizam as respostas para as negociações de contratos. Eles incluem:

• Posições padrão da empresa por cláusula.

• Linguagem de fallback pré-aprovada para reações comuns da contraparte.

• Orientação de escalonamento para questões além do escopo do manual.

Por que os manuais jurídicos são importantes?

Os manuais jurídicos padronizam as respostas aos reveses comuns dos contratos e capacitam o pessoal não jurídico (por exemplo, membros da equipe de compras) a lidar com determinados tipos de contratos ou tarefas de forma independente. Os manuais são ferramentas de treinamento úteis para novos profissionais de contratos que precisam se familiarizar com a abordagem da organização para gerenciar riscos.

Como os Playbooks jurídicos aprimoram o CLM?

O CLM agiliza o gerenciamento de contratos de ponta a ponta para gerar resultados como tempos de ciclo de contrato mais curtos, melhor gerenciamento de riscos e menor vazamento de receitas e custos. Os manuais jurídicos aceleram e garantem a consistência nas negociações e reforçam os escalonamentos para aprovação.

A criação de manuais jurídicos é trabalhosa. Independentemente de onde sua organização esteja na jornada dos manuais jurídicos, a Gen AI pode agilizar o processo e agregar enorme valor.

Não tem manuais? Não há problema

O Gen AI acelera a criação de manuais do zero.

O Gen AI usa suas posições de modelo padrão como referência para um modelo de terceiros. Usando o processamento de linguagem natural (NLP), o Gen AI detecta desvios nos modelos de contraparte em relação às suas posições padrão, sinaliza seções de alto risco para revisão e fornece uma pontuação de risco quantificada para o contrato ou seções específicas.
O Gen AI analisa os contratos executados e extrai a linguagem de fallback que foi aceita no passado para complementar as posições preferenciais em seus modelos padrão.

A Epiq está testando o uso da Gen AI para criar manuais de primeira versão, detalhando as cláusulas, identificando reveses comuns e sugerindo linguagem alternativa, sem envolver advogados. O tempo do advogado é então usado de forma mais criteriosa para refinar essas minutas.

Dos manuais básicos aos melhores da categoria

A geração IA mantém os manuais jurídicos atualizados.

A maioria das empresas tem dificuldade para manter os manuais jurídicos atualizados com as mudanças regulatórias e de mercado. A Gen AI integra-se a bancos de dados jurídicos e regulatórios para fornecer alertas em tempo real, garantindo que o manual reflita os requisitos de conformidade mais recentes.

A Gen AI ajuda você a personalizar os manuais jurídicos para diferentes partes interessadas.

A Gen AI adapta seus manuais com base na experiência do usuário. Os advogados juniores ou os negociadores em compras, por exemplo, devem ter guias mais rígidos para negociar termos jurídicos do que os membros experientes da equipe jurídica. A Gen AI pode encaminhar automaticamente determinadas disposições, ou todo o contrato, para aprovação com base no nível de risco, no tipo de contrato ou no valor.

Livros de jogo mais precisos, negociações mais inteligentes

A Gen AI obtém insights para aprimorar e reduzir os ciclos de negociação.

A Gen AI analisa acordos anteriores de contrapartes conhecidas para ajudar os negociadores a preparar uma estratégia direcionada. Munido desse conhecimento, um negociador pode otimizar o modelo inicial para a contraparte e passar mais rapidamente para as alternativas do manual para reduzir o número de ciclos de negociação.

A Gen AI analisa os resultados históricos das negociações para disposições específicas e compartilha a frequência com que as posições padrão e de fallback foram aceitas. Esses padrões informam à empresa onde seus modelos e manuais estão potencialmente fora do mercado e onde as modificações poderiam reduzir o tempo de negociação.
A Gen AI sinaliza quais contratos executados têm as pontuações de risco mais altas e devem ser priorizados para renegociação.

Conclusão

Embora muitas empresas priorizem a criação de um repositório centralizado de contratos ou a automação do fluxo de trabalho ao lançar o CLM, a integração antecipada de manuais jurídicos pode gerar resultados transformadores. Ao combinar a automação da Gen AI com a experiência dos profissionais jurídicos, as organizações podem dimensionar as operações, reduzir os riscos e capacitar as equipes, tudo isso sem aumentar o número de funcionários.

A Gen AI não é apenas uma ferramenta - é um parceiro estratégico na criação de manuais jurídicos inteligentes, proporcionando à sua empresa uma vantagem competitiva nas negociações e no gerenciamento de contratos.

Lindsey Pitt, vice-presidente de soluções de contratos, Epiq

Lindsey Pitt traz mais de 25 anos de experiência em operações jurídicas e consultoria para a prática de soluções de contratos da Epiq. Na última década, ela foi responsável pela consultoria, pelo projeto e pelo lançamento de algumas das soluções de gerenciamento de contratos tecnologicamente mais inovadoras do setor jurídico para clientes que incluíam empresas da Fortune 50 e da Fortune Global 250. Ela também trabalhou com clientes na análise de gastos de consultores externos e na transformação jurídica.