契約ライフサイクル管理（CLM）ソリューションは、契約を管理し、法的リスクを低減し、全体的なコンプライアンスを向上させるために不可欠なツールとして登場した。企業がCLMシステムの導入を急ぐ中、多くの企業は段階的なリリースではなく、断片的なソリューションの導入を選択している。この方法は、短期的には実用的で費用対効果に優れているように見えるかもしれないが、断片的なCLM導入から生じるリスクや非効率性は、組織がCLMの旅をいつまでも中断し、刺激的で価値の低い契約書の「電子ファイルキャビネット」から抜け出せなくなる「CLM慣性」につながりかねない。フォレスター社の最近の調査では、50％近くの企業がCLMの完全な成熟度に到達できず、8.2％もの利益を失う可能性があるという。

細分化されたアプローチの魅力

細分化されたCLMの展開には、利点があるように見えるかもしれない：

1. コスト削減：予算が限られている組織では、契約タイプやワークフローを1つずつ導入することで、初期コストを削減できると考える。

2. 混乱の最小化： 断片的な導入は、組織全体が一度に混乱するのを避け、通常通りの業務を継続できる方法と思われるかもしれない。

3. 迅速な勝利： 企業は、契約管理を少しずつ改善し、時間をかけて小さな成功を積み重ねることを目指すかもしれない。

このような利点は理解できるが、長期的に悪影響を及ぼし、CLMシステム導入のメリットを十分に発揮できなくなる4つのリスクを隠している。

リスクその1：一貫性のないプロセスとワークフロー

CLMシステムの中核的な利点の一つは、組織全体の契約管理を標準化できることである。契約を一元管理し、ワークフローを自動化することで、CLMは、契約が統一されたガイドラインに従って作成、レビュー、承認されることを保証することができる。しかし、CLMを断片的に導入した場合、部門や地域によって異なるプロセスが採用され、ワークフローに一貫性がなくなる可能性がある。

例えば、調達部門がCLMシステムを使用する一方で、法務チームが依然として手作業に頼っている場合、このような結束の欠如は、時間のロス、コミュニケーションのミス、非効率を招く。部門間で一貫性のないプロセスは、CLMの中核機能である契約管理のための単一の真実のソースを作成するという目的を達成できない。

時間の経過とともに、このような矛盾は混乱を引き起こし、組織は最適なパフォーマンスに必要な標準化を達成するのに苦労するかもしれない。このような断片的なシステムが長く続けば続くほど、全員が同じプロセスに合わせることが難しくなる。

リスクその2：サイロ化したデータと可視性の欠如

CLMシステムは、契約の作成から締結、更新に至るまで、契約のライフサイクルを可視化します。この洞察は、効率を改善し、パフォーマンス指標を追跡し、規制を遵守する機会を特定するために極めて重要である。CLMが断片的な方法で展開されている場合、データはしばしば個々の部門や部署でサイロ化される。

このような可視性の欠如は、組織が契約上の義務を完全に把握することを妨げる。また、サイロ化されたデータでは、チームが重要な情報にアクセスできない可能性があるため、納期の遅れや契約更新の見落とし、法規制の不遵守が発生する可能性も高まります。断片化されたCLMの導入は、CLMの主要な目標の一つである、契約ライフサイクル全体にわたる透明性と可視性の確保を台無しにする。

リスクその3：ユーザーの採用とトレーニングの断片化

CLMシステムの導入を成功させるには、適切なテクノロジーだけでなく、ユーザーのトレーニングと導入に対する包括的なアプローチも必要である。導入がバラバラに行われると、トレーニングや変更管理の取り組みもバラバラになる。早期導入者は大規模なトレーニングを受けるかもしれないが、後からオンラインになった従業員は同じレベルのサポートを受けられないかもしれない。

その結果、CLM システムの機能をフルに活用するチームもあれば、時代遅れのプロセスから抜け出せないチームもあるなど、ユーザー導入にばらつきが生じる。ユーザー導入が不完全だと、組織全体の抵抗につながり、将来的にシステムを完全に統合することがさらに難しくなります。ユーザーの足並みが揃わなかったり、十分なトレーニングが受けられなかったりすると、CLM のメリットを完全に発揮することはできない。

リスクその4：隠れたコスト

断片的な導入の主な誤解の1つは、より大規模な導入よりも費用対効果が高いというものです。初期投資は少なく見えるかもしれませんが、断片的な導入に伴う長期的なコストは、すぐにエスカレートする可能性があります。

たとえば、各部門がオンライン化するたびに、複数のテストサイクルを含む、追加のカスタマイズ、統合、トレーニングに投資する必要があります。また、技術的な問題の解決や不整合への対応に費やす時間も、運用コストを増加させる可能性がある。さらに、不完全な導入による非効率性は、組織がCLMのメリットを十分に活用する妨げとなり、投資対効果を低下させる。

ソリューション 包括的でデータ主導のCLM展開戦略

断片的な展開の落とし穴を避けるために、組織は、当初から統合、標準化、ユーザー導入を優先する「大きく計画し、小さく始める」戦略を採用すべきである。この戦略では、CLM プログラム全体を推進するための明確なゴールと指標を提示する必要がある。これには以下が必要である：

1. 計画の一元化： 明確で組織全体のロードマップを作成し、すべての部門と地域がCLM導入プロセスについて長期的に連携する。

2. 部門横断的な関与： 組織全体の主要な利害関係者を巻き込むことで、ワークフロー、プロセス、データの標準化を確実にする。

3. トレーニングと変更管理： 全部門の利害関係者が CLM システムを効果的に使用できるようにするためには、ユーザー導入戦略が重要である。

4. データと統合の優先順位付け： データのサイロ化を防ぎ、業務効率を維持するために、CLMシステムが、既存の企業システムとシームレスに統合する信頼性の高い契約メタデータを含むことを保証する。

5. 透明で測定可能な KPI： プログラムの成功は、各ステークホルダー・グループのビジネス目標が理解され、進捗が測定されたときに判断できる。契約の処理能力、収益の伸び、更新率、コンプライアンス、全体的なプロセスの効率性を追跡することで、ユーザーの採用を促進し、プロセス全体を通じて経営陣のスポンサーシップを維持することができる。

断片的なアプローチによる長期的なリスクと非効率性は、目先の利益をはるかに上回る。一貫性のないプロセス、サイロ化されたデータ、技術的な課題は、システムの可能性を著しく制限し、運用コストを増大させる。CLMの展開に包括的なアプローチを取ることで、組織は投資の価値を最大限に発揮し、契約ライフサイクル全体にわたってより高い効率性、コンプライアンス、可視性を実現することができます。

EpiqのCLM導入および統合ソリューションの詳細については、こちらをご覧ください。

ピーター・トゥンダイアン Epiqマネージングディレクター

Peter Toundaianは、Epiq Global Solutionsのマネージングディレクターです。Epiqのグローバル契約ソリューション事業部門を全業界にわたって率いています。主な職務には、導入およびマネージドサービスの全体的な提供、品質、管理、当社の契約管理能力の開発、契約管理プロジェクトの品質確保、契約スペシャリストチームの管理、主要な契約管理ベンダーとの提携関係の育成などがあります。

マウロ・カプーティ、CLMセールス担当マネージングディレクター

Mauro Caputiは、EpiqのCLMセールス担当マネージングディレクターです。Caputiは、CLMシステムとLegalTech AI機能の導入を成功させるための収益創出戦略を監督し、クライアントの契約管理プロセスの合理化と業務効率の向上を支援しています。