Gestion des archives et
gouvernance de l'information

Moderniser les pratiques de gestion des dossiers vitaux et de l'information

Les experts d'Epiq peuvent transformer la gestion des dossiers et de l'information (RIM) pour réduire les risques et créer de la valeur.

Gestion des dossiers et de l'information aujourd'hui

La gouvernance, la gestion des risques et d'autres pratiques de stockage de données sont une combinaison de déploiement technologique et de développement de politiques. Votre organisation doit disposer de divers flux de travail et garanties pour veiller à ce que vos données et informations internes soient sécurisées et conformes.

Alors que les pratiques de gestion des dossiers et de l'information étaient peut-être considérées comme des coûts en arrière-plan par le passé, elles sont devenues des nécessités créatrices de valeur face à l'expansion des données et à la numérisation massive. Il est important que la gouvernance de l'information et les politiques de gestion des dossiers soient codifiées en tant que mesure stratégique et diffusées à tous les niveaux de l'organisation.

Chaque élément lié à la gestion des dossiers et de l'information nécessite une politique solide, en conformité avec les réglementations et comprise par les employés concernés. Des calendriers de conservation aux décisions concernant le stockage sur site ou externalisé, les décisions de gouvernance de l'information et de gestion des dossiers revêtent une importance capitale pour toute organisation juridique ou département juridique.

Services d'Epiq pour transformer la gestion des dossiers et de l'information

 

Chez Epiq, nous comprenons l'importance de la gestion des dossiers et de l'information ainsi que ses défis inhérents. Notre équipe d'experts possède plus de 100 ans d'expérience collective dans le domaine et peut développer des solutions de programmes RIM qui répondent non seulement aux exigences, mais qui créent également de la valeur. Une stratégie de gestion des dossiers transformée améliore la capacité de votre organisation à fournir un service client tout en réduisant les coûts associés et en atténuant les risques liés à la perte ou à l'exposition de données.

Les experts de l'équipe d'Epiq comprennent des gestionnaires de dossiers certifiés (CRM), des professionnels de la gouvernance de l'information (IGP) et des chefs de projet. Avec leur expérience dans la création ou la revitalisation de programmes pour les cabinets d'avocats et les services juridiques de toutes tailles, ces professionnels apportent à chaque projet à la fois connaissances et expérience.

Externalisation des fonctions de gestion des dossiers et de l'information : Parfois, la meilleure façon de soulager la pression sur les équipes internes est d'externaliser certaines ou toutes les tâches de gestion des dossiers et de la gouvernance de l'information auxquelles elles sont actuellement confrontées. Les experts d'Epiq peuvent proposer des solutions adaptées aux besoins spécifiques de votre organisation.

Les fonctions de gestion des dossiers et de l'information qui pouvaient être lourdes en main-d'œuvre ou difficiles à gérer avec des ressources internes deviennent efficaces et résistantes aux risques entre les mains d'équipes formées travaillant à partir de centres de données optimisés. Epiq exploite des centres de données sur quatre continents, ce qui vous permet de choisir l'installation de stockage hors site qui convient le mieux à vos besoins. Vous pouvez ainsi vous assurer que les données critiques de vos clients et les dossiers internes seront conservés conformément à toutes les réglementations régionales et sectorielles auxquelles votre entreprise est soumise.

Évaluation et analyse des programmes et du stockage : Si vous disposez des ressources techniques et humaines nécessaires pour gérer les fonctions de RIM en interne, il reste néanmoins des possibilités d'amélioration avec la supervision et les conseils d'experts. Les experts en gestion des dossiers peuvent inspecter et conseiller sur des aspects spécifiques de vos programmes. Par exemple, ils peuvent analyser l'état de vos sites de stockage hors site ou évaluer le niveau de m aturité de votre programme. À partir de là, vous avez la possibilité de développer un cadre de transformation en collaboration avec nos stratèges.

Outre l'expertise en la matière, les organisations peuvent bénéficier d'une approche centrée sur la technologie pour l'analyse des programmes de gestion des dossiers et de l'information. Un contrôle de santé du système de gestion de documents utilise des scripts personnalisés pour rendre compte de l'état actuel de votre gouvernance de l'information et de vos opérations de stockage. Les résultats du test suggèrent des domaines d'amélioration, de la configuration technologique de votre centre de données à la formation des utilisateurs et plus encore.

Le rôle de la transformation numérique

Transformation et optimisation des opérations de gouvernance numérique : Si vos efforts de gestion des dossiers et de l'information sont encore en cours de numérisation ou si la technologie obsolète empêche la gestion de vos données de devenir un centre de valeur, la transformation et l'optimisation sont des programmes précieux à envisager.

Parfois, la transformation nécessaire pour moderniser votre fonction de RIM n'est pas strictement technologique. Dans ces cas, il peut y avoir des lacunes dans les processus de gestion des dossiers qui peuvent être corrigées grâce à l'élaboration de nouvelles politiques et à la sensibilisation des parties prenantes de toute l'organisation aux meilleures pratiques de conformité aux réglementations de gestion des dossiers et de l'information. Au-delà de la simple satisfaction des exigences légales, votre équipe peut véritablement incarner des normes éthiques élevées.

Amélioration des performances et des résultats client grâce à la transformation de la gestion des dossiers et de l'information

Les organisations qui considèrent la gouvernance de l'information et la gestion des dossiers comme des tâches de conformité sont en train de passer à côté d'une valeur potentielle. Lorsque vous déployez une version modernisée de ces pratiques, vous réduisez vos risques et offrez de meilleurs résultats, plus satisfaisants pour vos clients. En mettant l'accent sur le RIM en tant que centre de valeur, vous pouvez avoir un impact positif sur votre réputation et vos résultats financiers pour les années à venir.

Pour découvrir ce que ces services pourraient apporter à vos besoins de gestion des dossiers et de la gouvernance de l'information, utilisez notre calculateur de retour sur investissement et demandez une consultation gratuite dès aujourd'hui.