Lösungen für das Contract Lifecycle Management (CLM) haben sich zu einem wichtigen Instrument für die Verwaltung von Verträgen, die Verringerung rechtlicher Risiken und die Verbesserung der allgemeinen Compliance entwickelt. Viele Unternehmen, die sich mit der Einführung von CLM-Systemen beeilen, entscheiden sich für einen stückweisen Ansatz, bei dem die Lösung in Fragmenten und nicht in Phasen eingeführt wird. Diese Methode mag zwar kurzfristig praktisch oder kosteneffizient erscheinen, doch die Risiken und Ineffizienzen, die sich aus einer fragmentierten CLM-Implementierung ergeben, können zu einer „CLM-Trägheit“ führen, bei der Unternehmen auf unbestimmte Zeit in ihrer CLM-Reise innehalten und mit einem uninspirierten, geringwertigen „elektronischen Aktenschrank“ für Verträge stecken bleiben. Eine kürzlich von Forrester durchgeführte Umfrage ergab, dass fast 50 % der Unternehmen die volle CLM-Reife nicht erreichen, was zu einem Verlust von bis zu 8,2 % bei ihrem Endergebnis führen kann.

Die Anziehungskraft eines fragmentierten Ansatzes

Eine fragmentierte CLM-Implementierung könnte scheinbar Vorteile bieten:

1. Kosteneinsparungen: Unternehmen mit begrenzten Budgets können das System für jeweils eine Vertragsart oder einen Arbeitsablauf einführen, weil sie glauben, dass dieser Ansatz die Anfangskosten senkt.
2. 2Minimierte Unterbrechungen: Eine stückweise Einführung könnte eine Möglichkeit sein, die Unterbrechung der gesamten Organisation zu vermeiden, so dass der Betrieb wie gewohnt fortgesetzt werden kann.
3. Schnelle Erfolge: Unternehmen sehen vielleicht schrittweise Verbesserungen in der Vertragsverwaltung und wollen im Laufe der Zeit auf diesen kleinen Erfolgen aufbauen.

Diese vermeintlichen Vorteile sind zwar verständlich, verdecken aber vier Hauptrisiken, die langfristig negative Folgen haben können und die Fähigkeit, den vollen Nutzen aus der Einführung eines CLM-Systems zu ziehen, beeinträchtigen.

Risiko Nr. 1: Inkonsistente Prozesse und Arbeitsabläufe

Einer der Hauptvorteile eines CLM-Systems ist die Fähigkeit, das Vertragsmanagement im gesamten Unternehmen zu standardisieren. Durch die Zentralisierung von Verträgen und die Automatisierung von Arbeitsabläufen können CLMs sicherstellen, dass Verträge nach einheitlichen Richtlinien erstellt, geprüft und genehmigt werden. Wird ein CLM jedoch stückweise implementiert, können verschiedene Abteilungen oder Regionen unterschiedliche Prozesse anwenden, was zu inkonsistenten Arbeitsabläufen führt.

Wenn beispielsweise die Beschaffungsabteilung ein CLM-System verwendet, während die Rechtsabteilung noch immer auf manuelle Prozesse zurückgreift, führt dieser Mangel an Zusammenhalt zu Zeitverlust, Fehlkommunikation und Ineffizienz. Inkonsistente Prozesse zwischen den Abteilungen machen den Zweck der Kernfunktion von CLM zunichte - die Schaffung einer einzigen Quelle der Wahrheit für das Vertragsmanagement.

Im Laufe der Zeit können diese Inkonsistenzen zu Verwirrung führen, und das Unternehmen hat möglicherweise Schwierigkeiten, die für eine optimale Leistung erforderliche Standardisierung zu erreichen. Je länger dieses fragmentierte System fortbesteht, desto schwieriger wird es, alle Beteiligten auf dieselben Prozesse auszurichten.

Risiko Nr. 2: Silo-Daten und mangelnde Sichtbarkeit

CLM-Systeme bieten Unternehmen Einblick in ihren Vertragslebenszyklus, von der Erstellung bis zur Ausführung und Erneuerung. Dieser Einblick ist entscheidend, um Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung zu erkennen, Leistungskennzahlen zu verfolgen und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Wenn ein CLM auf fragmentierte Weise eingesetzt wird, sind die Daten oft in einzelnen Abteilungen oder Bereichen isoliert.

Dieser Mangel an Transparenz hindert Unternehmen daran, einen vollständigen Überblick über ihre vertraglichen Verpflichtungen zu gewinnen. Silo-Daten erhöhen auch die Wahrscheinlichkeit, dass Fristen versäumt, Vertragsverlängerungen übersehen oder gesetzliche Vorschriften nicht eingehalten werden, da die Teams möglicherweise keinen Zugang zu wichtigen Informationen haben. Eine fragmentierte CLM-Bereitstellung untergräbt eines der Hauptziele von CLM: die Schaffung von Transparenz und Sichtbarkeit über den gesamten Vertragslebenszyklus.

Risiko Nr. 3: Fragmentierte Benutzerübernahme und Schulung

Die erfolgreiche Einführung eines CLM-Systems erfordert nicht nur die richtige Technologie, sondern auch ein umfassendes Konzept für die Schulung und Einführung der Benutzer. Wenn die Einführung nur stückweise erfolgt, sind auch die Schulungen und das Änderungsmanagement uneinheitlich. Frühe Anwender erhalten möglicherweise umfangreiche Schulungen, während Mitarbeiter, die später online gehen, nicht dasselbe Maß an Unterstützung erhalten.

Die Folge ist eine uneinheitliche Benutzerakzeptanz, bei der einige Teams die Möglichkeiten des CLM-Systems voll ausschöpfen, während andere in veralteten Prozessen stecken bleiben. Eine unvollständige Benutzerakzeptanz kann zu Widerständen in der gesamten Organisation führen, was eine künftige vollständige Integration des Systems noch schwieriger macht. Wenn die Benutzer nicht angepasst oder angemessen geschult sind, werden die Vorteile von CLM nie voll ausgeschöpft werden.

Risiko Nr. 4: Versteckte Kosten

Eine der wichtigsten Fehleinschätzungen einer fragmentierten Bereitstellung ist, dass sie kostengünstiger ist als eine breitere Implementierung. Die Anfangsinvestition mag zwar geringer erscheinen, aber die langfristigen Kosten einer fragmentierten Bereitstellung können schnell eskalieren.

So müssen Unternehmen möglicherweise in zusätzliche Anpassungen, Integrationen und Schulungen investieren, wenn die einzelnen Abteilungen online gehen, einschließlich mehrerer Testzyklen. Die Zeit, die für die Lösung technischer Probleme und die Beseitigung von Inkonsistenzen aufgewendet wird, kann ebenfalls die Betriebskosten erhöhen. Darüber hinaus können Ineffizienzen, die durch eine unvollständige Einführung verursacht werden, das Unternehmen daran hindern, die Vorteile von CLM in vollem Umfang zu nutzen, was die Rentabilität der Investition verringert.

Die Lösung: Eine umfassende, datengesteuerte CLM-Implementierungsstrategie

Um die Fallstricke einer fragmentierten Einführung zu vermeiden, sollten Unternehmen eine Strategie nach dem Motto „groß planen, klein anfangen“ verfolgen, die von Anfang an auf Integration, Standardisierung und Benutzerakzeptanz setzt. Die Strategie muss klare Ziele und Messgrößen vorgeben, die das gesamte CLM-Programm vorantreiben. Dies erfordert Folgendes:

1. Zentralisierte Planung: Ein klarer, unternehmensweiter Fahrplan, der alle Abteilungen und Regionen im Laufe der Zeit auf den CLM-Einführungsprozess abstimmt.
2. Funktionsübergreifende Beteiligung: Durch die Einbindung der wichtigsten Interessengruppen im gesamten Unternehmen wird sichergestellt, dass Arbeitsabläufe, Prozesse und Daten standardisiert werden.
3. Schulung und Änderungsmanagement: Eine Strategie zur Benutzerakzeptanz ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten in allen Abteilungen in der Lage sind, das CLM-System effektiv zu nutzen.
4. Priorisierung von Daten und Integration: Sicherstellung, dass das CLM-System zuverlässige Vertrags-Metadaten enthält, die sich nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme integrieren lassen, um Datensilos zu vermeiden und die betriebliche Effizienz zu erhalten.
5. Transparente und messbare KPIs: Der Erfolg des Programms lässt sich bestimmen, wenn die Geschäftsziele der einzelnen Interessengruppen bekannt sind und der Fortschritt gemessen wird. Die Verfolgung des Vertragsdurchsatzes, des Umsatzwachstums, der Verlängerungsraten, der Compliance und der allgemeinen Prozesseffizienz trägt dazu bei, die Benutzerakzeptanz zu erhöhen und die Unterstützung der Geschäftsleitung während des gesamten Prozesses aufrechtzuerhalten.

Die langfristigen Risiken und Ineffizienzen eines fragmentierten Ansatzes überwiegen bei weitem die unmittelbaren Vorteile. Inkonsistente Prozesse, isolierte Daten und technische Herausforderungen können das Potenzial des Systems stark einschränken und die Betriebskosten erhöhen. Mit einem umfassenden Ansatz für die CLM-Implementierung können Unternehmen den vollen Wert ihrer Investition ausschöpfen und über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg mehr Effizienz, Compliance und Transparenz erreichen.

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Peter Toundaian, Geschäftsführer, Epiq

Peter Toundaian ist geschäftsführender Direktor bei Epiq Global Solutions. Er leitet die Geschäftseinheit Global Contracts Solutions von Epiq in allen vertikalen Branchen. Zu seinen Hauptaufgaben gehören die allgemeine Bereitstellung, Qualität und Verwaltung von Implementierungen und Managed Services, die Entwicklung der Vertragsmanagement-Fähigkeiten des Unternehmens, die Sicherstellung der Qualität von Vertragsmanagement-Projekten, die Leitung des Teams von Vertragsspezialisten und die Förderung von Allianzbeziehungen mit führenden Vertragsmanagement-Anbietern.

Mauro Caputi, Geschäftsführer, CLM-Vertrieb
Mauro Caputi ist Managing Director für CLM Sales bei Epiq. In seiner Funktion überwacht er die Strategien zur Umsatzgenerierung für die erfolgreiche Implementierung von CLM-Systemen und LegalTech-KI-Funktionen für Kunden und unterstützt sie dabei, ihre Vertragsmanagementprozesse zu optimieren und die betriebliche Effizienz zu verbessern.