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Uma parceria projetada em conjunto para atender às necessidades exclusivas de uma empresa
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O Plunkett Cooney, escritório de advocacia de Michigan com escritório em Illinois, Indiana e Ohio, oferece serviços empresariais e de contencioso em áreas que vão desde direitos civis até imóveis. Como Coordenadora de Suporte a Litígios no Plunkett Cooney, Andrea Barragan e outra pessoa dão suporte a todo o escritório de mais de 150 advogados.
O trabalho engloba duas vertentes. “Há a parte de e-Discovery que cuidamos dentro da empresa”, explica Barragan, “e há o suporte efetivo ao julgamento que fornecemos aos advogados. No e-Discovery, somos procurados quando os advogados têm dúvidas sobre e-Discovery em seus assuntos. Nós os ajudamos a contratar prestador de serviços para fazer coletas porque não fazemos isso internamente. Assim que esses dados chegam, nós os tratamos e carregamos no Relativity para análise. A partir daí, fazemos pesquisas se os advogados solicitarem, treinamos os advogados sobre como usar o Relativity e criamos e exportamos as produções do Relativity.”
Uma parceria única forjada para atender às necessidades do cliente
Os Serviços Gerenciados da Epiq se destacam dentre os prestadores de serviço do Plunkett Cooney. “Para falar a verdade, é apenas o nível de suporte e a transparência com os preços”, diz Barragan. “O preço é alto, mas o nível de suporte que fornecem continuamente tem sido ótimo para nós.” Ela estima que seu grupo tenha ganhado entre 15% e 20% mais eficiência e eficácia devido à parceria com a Epiq.
“A maioria dos outros prestadores de serviços, se estão dando suporte ao Relativity para você, querem carregar os dados e executar suas produções. Eles não fornecem a acessibilidade administrativa para que você possa fazer isso sozinho, diferentemente do que temos com a Epiq.”
Além da prestação de serviços de coleta, Barragan conta com a Epiq para hospedagem, bem como expertise em Relativity e para solução de problemas de Relativity. “Eles sempre estão lá para ajudar”, afirma Barragan. “Se há algo de que não temos certeza, ou se estamos muito ocupados para fazer algo, enviamos um e-mail para a nossa equipe de suporte da Epiq e eles entram em ação para responder às nossas perguntas e nos ajudar a fazer o trabalho, ou simplesmente entregamos a eles e perguntamos: ‘Vocês conseguem fazer isso?’”
A parceria única e personalizada que o Plunkett Cooney formou com a Epiq geralmente se traduz em um segundo par de olhos e ouvidos experientes. “Com pesquisas realmente técnicas de dados que alguns advogados querem fazer, frequentemente enviamos para a Epiq para verificar novamente e perguntar ‘Estamos configurando isso do jeito certo?’ Queremos ter certeza de que não estamos perdendo nada importante. Na verdade, recentemente tivemos que acioná-los porque a produção antecipada de provas tinha 6.000 documentos a menos que o inventário. Podemos só perguntar: ‘O que está acontecendo com isso?’ E se eles não tiverem respostas, trabalham com a Relativity para nos dar as respostas que precisamos.”
De prestadora de serviços para parceira
Compreendendo o fluxo operacional do Plunkett Cooney e as necessidades de sua equipe jurídica, a Epiq com seus Serviços gerenciados adaptou suas ofertas para preencher as lacunas, intervindo apenas quando necessário. Para Barragan, isso diferencia a Epiq. “A maioria dos outros prestadores de serviços, se estão dando suporte ao Relativity para você, querem carregar os dados e executar suas produções. Eles não fornecem a acessibilidade administrativa para que você possa fazer isso sozinho, diferentemente do que temos com a Epiq.
“Se perdêssemos esse componente administrativo”, continua Barragan, “custaria mais dinheiro aos nossos clientes porque somos eficientes e cobramos nosso tempo a uma taxa prescrita para auxiliares jurídicos. Se um prestador de serviço fizer isso, ele cobrará uma taxa mais alta com um mínimo de uma hora, independentemente de a tarefa levar 20 ou 60 minutos.”
Confiabilidade e honestidade que geram confiança
Barragan sente que a Epiq entende a importância de construir uma verdadeira parceria com os clientes. “Não é apenas ‘Aqui está mais um trabalho; vamos riscar isso da nossa lista. 'É um relacionamento contínuo e você sabe que pode confiar neles para quaisquer necessidades que surgirem.
Ela cita um caso em que uma mudança interna reduziu os tempos de resposta do Epiq. “Foi bom poder ir até eles e ser ouvido e dizer: 'O que quer que vocês tenham mudado, vocês precisam mudar de volta porque não está funcionando para nós.' dentro de alguns meses, esses tempos de resposta voltaram ao que estávamos acostumados.”
Com o Epiq, a equipe de suporte a litígios de Plunkett Cooney encontrou um parceiro que poderia intervir quando necessário e, tão importante quanto, recuar quando solicitado. Isso pode se estender até mesmo a áreas onde o Epiq não oferece serviços. “Existe a confiança de que, se precisarmos de algo que eles não podem fazer ou que não está ao seu alcance, eles nunca hesitarão em dizer: 'Quer saber, nós não fazemos isso, mas aqui está um produto que você pode olhe.
“O valor está na parceria e no apoio que recebemos da Epiq”, conclui Barragan. “Permite que a nossa equipa de apoio a litígios faça o seu trabalho de forma mais eficiente e eficaz.”
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