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Parceria para desenvolver um novo modelo para e-Discovery
- Law Firms
Com 53 escritórios nos Estados Unidos, Europa, Canadá e México, o Ogletree Deakins é um dos maiores escritórios de advocacia especializado em direito trabalhista e empregatício, representando a administração em todos os tipos de questões jurídicas relacionadas ao emprego. O escritório representa uma gama diversificada de clientes, incluindo muitas empresas da Fortune 50 nos EUA, com uma equipe de suporte a litígios de 10 pessoas dando apoio a todo o escritório.
O Ogletree Deakins trabalha com os Serviços Gerenciados da Epiq há mais de 10 anos. Em 2010, a empresa tratava e hospedava dados internamente, usando bancos de dados que já não tinham mais utilidade. “O Ogletree estava procurando uma maneira de elevar nossa tecnologia”, diz Peggy Stulberg, diretora de suporte a litígios da Ogletree Deakins. “A ideia de trazer o Relativity para dentro de casa era preocupante. Os desafios de dar suporte a essa infraestrutura em nossos mais de 40 escritórios na época teriam sido assustadores.”
Ao longo dos anos, a Epiq e a equipe de suporte a litígios da Ogletree Deakins desenvolveram o que Stulberg chama de uma verdadeira parceria. “Um dos princípios orientadores da Ogletree é ‘Uma Equipe’, e eu realmente sinto que esse conceito está incorporado em nosso relacionamento com os Serviços Gerenciados da Epiq. Ao trabalhar com a Epiq, sei que eles estão conosco como uma equipe.”
Desenvolvimento de modelo de fabricação para e-Discovery
Com mais de 40 novos projetos de e-Discovery adicionados a cada mês e centenas de projetos ativos em andamento no Relativity, os gerentes de caso da Equipe de Suporte a Litígios lidam com dezenas de projetos a qualquer momento. A eficiência é essencial para gerenciar a carga de trabalho. “O objetivo da nossa transição para um modelo de serviços gerenciados”, diz Tanya Glaser,
gerente de suporte a litígios sênior, “era transformar o e-Discovery em um processo de ‘fabricação’, em vez de uma série de atividades artesanais, reinventando a roda infinitamente”.
Desde o início, a equipe de Serviços Gerenciados da Epiq trabalhou com a Ogletree Deakins para desenvolver processos e fluxos de trabalho consistentes, repetíveis e confiáveis. “Por causa desses fluxos de trabalho estabelecidos, nossos processos são repetíveis”, continua Glaser, “e nossos constituintes sabem o que esperar. Eles entendem o que é razoável. Não há surpresas. Eles veem o mesmo padrão do Relativity para quase todos os casos.”
Fluxos de trabalho consistentes poupam as equipes de casos de muita preocupação inicial que pode atrapalhar o início de um caso. “Isso significa que, na fase inicial, as equipes de casos não são bombardeadas com muitas perguntas”, diz Glaser. “Não precisamos gastar muito tempo para fazer um projeto de e-Discovery decolar. Tudo o que eles têm a dizer é: ‘Temos dados chegando, e esses são os nomes dos custodiantes’. Nossa equipe pegará essas informações, perguntará o fuso horário e as executará, colocando seu projeto em andamento rapidamente.”
Uma cultura de melhoria contínua
A Ogletree Deakins e a Epiq têm refinado e otimizado constantemente seus fluxos de trabalho e processos ao longo da história do relacionamento. Parte desse refinamento é a incorporação de novas tecnologias. De acordo com Glaser, “Conseguimos integrar recursos avançados e tecnologia de IA diretamente em nossos fluxos de trabalho básicos para que não tenhamos que ficar repetindo perguntas como ‘queremos usar encadeamento de e-mail neste caso...’ Quando ficou claro que o encadeamento de e-mail era um produto estável, nós simplesmente o incorporamos à nossa maneira padrão de fazer as coisas”.
O Aprendizado Ativo Contínuo (CAL) é outra tecnologia de IA que a Ogletree Deakins incorporou em seus fluxos de trabalho. “É dado como certo que usaremos o CAL, a menos que haja uma razão para não usar”, afirma Stulberg. Além disso, essas ferramentas de e-Discovery foram adotadas com a integração em mente. “Isso garante que estamos usando ferramentas em conjunto de maneiras que são compatíveis e eficientes, e evitando os problemas de qualidade que podem surgir de fluxos de trabalho fragmentados ou ad hoc”, observa Glaser. “Eu diria que a vantagem de um relacionamento de serviços gerenciados”, reflete Stulberg, “é que ele torna possíveis coisas que de outra forma não seriam. A Epiq tem sido fundamental para nos ajudar a aproveitar a tecnologia e a inovação para atender melhor aos interesses dos nossos clientes.”
Parcerias para novas possibilidades
A empresa entrou em contato com outros prestadores de serviço para explorar suas ofertas de serviços gerenciados. No entanto, fazer isso apenas convenceu Stulberg de que a Epiq “sabe o que faz”. “A Epiq entende o que estamos tentando fazer aqui”, acrescenta Glaser. “Estamos estabelecendo um processo de estilo de fabricação com fluxos de trabalho padrão, processos repetíveis e consistentes, tudo isso sendo essencial para fornecer representação de qualidade com valor excepcional.”
“São necessários dois para construir um relacionamento como esse”, conclui Stulberg. “Nossa parceria é excepcional. Ela permite que a Epiq brilhe e nos permite brilhar.”
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