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Escritório multidisciplinar conta com a Epiq para infraestrutura e suporte de e-Discovery
- Law Firms
O Dykema, com 14 escritórios e mais de 380 advogados, atua em diversas áreas, desde antitruste até alimentos e bebidas. Durante anos, o escritório confiou nos Serviços Gerenciados da Epiq, líder em serviços gerenciados de e-Discovery, para fornecer a infraestrutura para suas amplas necessidades de e-Discovery. “Fizemos uma parceria com a Epiq para traçar um fluxo de trabalho em que nossa infraestrutura e licenciamento de software são gerenciados pela Epiq, permitindo que o Dykema se concentre no trabalho diário de e-Discovery”, explica Logan Appelbaum, gerente de projetos do departamento de suporte a litígios do Dykema. “O trabalho é feito no processo do Dykema, com a Epiq à disposição para ajudar quando necessário.
Uma grande vantagem desse acordo é que os colaboradores do Dykema desfrutam de um processo tranquilo. “Sei que, do ponto de vista de nossos advogados, auxiliares jurídicos e outros colaboradores, é mais fácil para eles trabalhar dentro de um processo interno do Dykema”, explica Appelbaum. “Podemos então recorrer à equipe da Epiq como uma extensão da nossa, em vez de recorrer ao que parece ser um prestador de serviço externo terceirizado.”
Suporte crítico e fundamental
O Dykema desenvolveu esse relacionamento de longa data para superar as restrições de recursos típicas de grandes empresas. “Preferimos alavancar os investimentos da Epiq em infraestrutura para executar esse volume de trabalho”, diz Appelbaum. “A Epiq é realmente fundamental para a nossa operação.”
“Eles foram muito flexíveis em nos ajudar a planejar o futuro, no nosso ritmo. Sempre que estamos prontos, eles já estão preparados.”
A configuração da infraestrutura foi projetada para ser integrada e fácil de usar. Os colaboradores entram no ambiente Epiq do Dykema por meio de um cliente de desktop remoto. A empresa tem uma quantidade específica de espaço de armazenamento alocado dentro do ambiente de servidor seguro exclusivo do Dykema, e há um domínio de cliente dentro da instância do Relativity que permite o isolamento seguro de usuários, grupos de espaços de trabalho e assuntos de clientes. A Epiq também ajuda a organização a manter fluxos de trabalho consistentes, mesmo quando o trabalho e o ambiente evoluem, mantendo esses fluxos de trabalho o mais eficientes possível.
Parceria em constante evolução
“Por exemplo”, continua Appelbaum com relação aos fluxos de trabalho, “novos fluxos de dados, principalmente dados de bate-papo do Teams, coisas assim, ainda não são manipulados em um formato limpo. Nosso pessoal está trabalhando com a Epiq para formatar esses dados de bate-papo de forma que seja mais fácil para as equipes finais analisarem e realizarem o trabalho.”
A Epiq está ajudando o Dykema a transformar documentos que parecem um registro de planilha assustador em algo que se aproxima do que é visto em um telefone celular: conversas que são muito mais legíveis, contextualizadas e que podem ser analisadas. “Todo mundo sabe como é um fluxo de mensagens de texto do iPhone”, afirma Appelbaum. “Se conseguirmos chegar a esse ponto, isso com certeza vai nos ajudar em vez de ter que dividir um relatório do Excel.”
O Dykema também está trabalhando com a Epiq para fazer a transição para o RelativityOne na nuvem. “Eles conhecem muito bem nosso fluxo de trabalho”, diz Appelbaum, “e estão bem posicionados para nos ajudar a fazer uma transição lenta. Eles foram muito flexíveis em nos ajudar a planejar o futuro, no nosso ritmo.” A Epiq está criando um ambiente RelativityOne para o Dykema de forma que, nas palavras de Appelbaum, “sempre que estamos prontos, eles já estão preparados”.
Vários benefícios, incluindo transferência de conhecimento
Appelbaum cita vários benefícios de trabalhar com o Serviços Gerenciados da Epiq, incluindo a capacidade de expansão rápida e econômica, evitar custos de compra, atualização e manutenção de infraestrutura e a capacidade de otimizar continuamente os fluxos de trabalho. Ele estima um aumento de mais de 30% na eficiência ao trabalhar com a Epiq em vez de trazer a infraestrutura de análise internamente.
“Para falar a verdade”, acrescenta Appelbaum, “estamos tão confortáveis com a infraestrutura atual da Epiq que não queremos operar sem ela. Considerando algumas das tarefas que foram automatizadas e alguns dos processos que a Epiq nos ajudou a criar, eles definitivamente tornaram nossas vidas mais fáceis e eficientes.”
A Epiq também compartilha com o Dykema o conhecimento adquirido ao trabalhar com diversas empresas ao longo dos anos. “Eles criaram um webinar mensal de ‘almoço e aprendizado’ para nós”, diz Appelbaum, “em que o representante nos mostra algo legal e responde a qualquer tipo de pergunta que possamos ter. É basicamente um fórum aberto para nos manter informados sobre mudanças ou tipos de problemas de coleta que possamos encontrar. Isso foi útil de verdade. Assim, nós nos mantemos informados e podemos garantir que estamos dando aos clientes a orientação correta.”
Quando questionado sobre sua satisfação com os Serviços Gerenciados da Epiq, Appelbaum deu nota nove de 10. “Seria difícil quantificar verdadeiramente o valor que obtemos”, ele conclui, “porque é inerente a muito do trabalho que as equipes de casos estão fazendo hoje em dia. Temos projetos de milhões de documentos. Realmente não há como uma equipe de caso analisar essas informações sem esse tipo de serviço.
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