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As ferramentas avançadas de análise tecnológica da Epiq Managed Services impulsionam o sucesso da empresa

Esta grande empresa de dispositivos médicos (a Empresa) fornece uma variedade de produtos e serviços em todo o espectro da saúde. Eles fizeram uma parceria com a Epiq para serviços gerenciados de descoberta eletrônica e revisão gerenciada de documentos desde 2017, permitindo um serviço de documentos de ponta a ponta.

A Diretora Associada de Operações Jurídicas (ADLO) da empresa é responsável pela governança da informação, descoberta eletrônica e suporte de ESI para toda a organização. “Minha equipe e eu apoiamos todos os litígios e investigações de toda a organização”, diz ela. “Qualquer coisa, desde responsabilidade pelo produto, comercial, trabalhista, de PI, até investigações internas e externas. Tudo passa por nós.”

Recursos dedicados ao seu sucesso

Para trabalhar de forma mais eficaz com o Epiq Managed Services, a empresa desenvolveu processos híbridos nos quais emprega soluções internas para dar suporte às atividades de EDRM do lado esquerdo e usa o Epiq Managed Services para dar suporte às tarefas e serviços do lado direito. “Contamos com a Epiq para a hospedagem de nossos dados, bem como para o suporte ao gerenciamento de projetos relacionados a isso”, explica o ADLO. “Além disso, utilizamos as ferramentas avançadas de análise da Epiq. Em suma, processamos os dados internamente; eles se encarregam da revisão, análise e produção.”

Parte do sucesso do relacionamento se baseia na equipe dedicada que a Epiq designa para a empresa. “Em minhas experiências com outros fornecedores de eDiscovery”, diz ela, ”há muita rotatividade e o gerenciamento de projetos é inconsistente. Com a Epiq, temos um único ponto de contato para tudo. É responsabilidade dele distribuir o trabalho conforme apropriado. Ter esse único ponto de contato e a consistência nessa função é um benefício para nós. Há toda uma equipe dedicada que está familiarizada com nossos escritórios de advocacia externos e com nossos recursos internos.” Com essa familiaridade, a empresa conseguiu estabelecer processos repetíveis e defensáveis que geram eficiências que não teriam se trabalhassem com vários parceiros de eDiscovery.”

Ferramentas avançadas com o suporte necessário para que elas se destaquem

“A Epiq também tem um banco de dados mais profundo, portanto, se precisarmos de cobertura extra”, continua o ADLO, ”eles podem designar pessoal. Isso é especialmente importante em áreas como análise avançada e ferramentas de revisão de tecnologia, que não são especializações que temos internamente. Talvez você tenha um FTE em sua equipe que tenha experiência em uma dessas áreas, mas a Epiq Managed Services tem especialistas em todas elas.”

Essas ferramentas avançadas de análise e revisão tecnológica foram fundamentais para alguns dos sucessos da empresa. “A Epiq deu um passo à frente e identificou casos de uso para essas ferramentas que foram extremamente benéficos”, afirma o ADLO. “Sua experiência no assunto e sua capacidade de identificar os candidatos apropriados para determinados fluxos de trabalho diferentes foram uma grande vantagem.”

Eficiência e rigor que geram confiança

Trabalhando com o Epiq Managed Services, a empresa também ganha segurança financeira e capacidade de evitar custos. Em um contrato que inclui suporte ao gerenciamento de projetos, a empresa tem gastos previsíveis com eDiscovery mês a mês.

“A parte de prevenção de custos”, diz o ADLO, “depende da utilização de nossas ferramentas internas e do aproveitamento de nosso relacionamento de serviços gerenciados com a Epiq para reduzir significativamente a quantidade de dados que são promovidos para revisão. A revisão é sempre a parte mais cara do suporte à descoberta eletrônica. Tudo o que pudermos fazer para reduzir esse volume é benéfico.” Trabalhando com o Epiq Managed Services, a ADLO vê uma redução de mais de 50% no que promove para revisão.

A ADLO confia em sua equipe da Epiq Managed Services. “Não sinto que preciso controlá-los e microgerenciá-los”, diz ela. “Peço para ser copiada em todos os e-mails, mas confio na equipe da Epiq e eles são muito bons em destacar coisas que terão um impacto no custo ou que podem expor a organização a riscos.” Diferentemente de outras empresas com as quais a ADLO já trabalhou, ela considera a equipe da Epiq “muito mais colegiada em sua abordagem aos advogados externos, e não tem medo de dizer: ‘Podemos ter cometido um erro’ e assumir a responsabilidade por ele, resolvê-lo e seguir em frente. Tudo isso me dá tranquilidade”, conclui. “Isso me libera para me concentrar em coisas de nível mais alto.”