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A equipe de resolução de disputas da Baker McKenzie economiza tempo e dinheiro na revisão de documentos
- Law Firms
A equipe de resolução de disputas da potência jurídica global Baker McKenzie é um grupo internacional com uma visão singular. Seu objetivo é manter os mesmos altos padrões na resolução de disputas, independentemente do país ou da região.
A Associada Sênior Estefania Contreras trabalha principalmente com arbitragens internacionais no escritório do Baker McKenzie em Bogotá, Colômbia. Nessa região, a revisão de documentos apresenta desafios únicos. “As fases de produção de documentos com as quais trabalho”, explica Contreras, ‘estão relacionadas ao que um tribunal decide e ao que as partes concordam’. O processo depende muito do que o tribunal deseja ver, ao contrário de uma abordagem mais generalizada que pode ser encontrada nos EUA ou em outros países. “O litígio doméstico colombiano não tem esse procedimento de produção ou descoberta de documentos”, acrescenta ela. “É algo que está mais relacionado a arbitragens.”
A Epiq faz a revisão e gerencia esse processo para reduzir o número de documentos que os advogados da empresa terão que revisar. Isso economiza muito tempo e dinheiro.
Economia de custos e aumento da eficiência
A equipe de resolução de disputas da empresa usa o Epiq para concluir a análise de primeiro nível de documentos potencialmente relevantes. “A Epiq faz a análise e gerencia esse processo para reduzir o número de documentos que os advogados da empresa terão que analisar”, diz Contreras. Isso economiza muito tempo e dinheiro. “Duas coisas aconteceriam se não houvesse uma equipe para lidar com essa revisão de primeiro nível e gerenciar todo esse processo”, diz ela. “Primeiro, as horas de trabalho dos advogados da empresa aumentariam significativamente e, segundo, o tempo que os advogados gastariam concluindo a revisão em vez de trabalhar nos casos reduziria a eficiência.”
Sua primeira impressão ao trabalhar com a Epiq envolveu um caso comparativamente pequeno de 12.000 documentos. Mas após a análise da Epiq, os advogados da empresa tinham apenas 2.000 desses 12.000 para analisar. Foi fácil imaginar a economia de tempo e de custos em casos que tinham dez vezes ou até cem vezes mais volume.
A Epiq conseguiu fazer isso. Eles realmente trabalharam conosco nessa revisão e nos ajudaram com pesquisas dinâmicas. E isso também tornou a revisão da equipe de advogados da McKenzie mais rápida e fácil.
Atendendo às necessidades específicas da região
Tendo trabalhado com outros fornecedores que tiveram dificuldade em atender aos requisitos da equipe de resolução de disputas, Contreras só tem elogios para a capacidade da Epiq de ouvir suas necessidades, fazer perguntas para garantir uma comunicação precisa e atender aos padrões acordados.
“Nesse tipo de produção de documentos”, explica ela, ”pode ser muito importante ter tudo dividido em solicitações. Às vezes, isso não é fácil. Será mais fácil ter todos os documentos revisados sem dividi-los em subdivisões. E alguns fornecedores do Relativity não recomendam a divisão dos documentos ou simplesmente não o fazem.
“Nesse tipo de produção de documentos”, explica ela, ”pode ser muito importante ter tudo dividido em solicitações. Às vezes, isso não é fácil. Será mais fácil ter todos os documentos revisados sem dividi-los em subdivisões. E alguns fornecedores do Relativity não recomendam a divisão dos documentos ou simplesmente não o fazem. No entanto, como se tratava de uma arbitragem internacional, a contraparte fez solicitações por número e o tribunal de arbitragem ordenou suas solicitações por número. Isso significa que temos que dividir os documentos de descoberta de acordo. É muito importante manter o foco e produzir apenas os documentos que foram solicitados pelo tribunal nas solicitações. A Epiq conseguiu fazer isso. Eles realmente trabalharam conosco nessa revisão e nos ajudaram com buscas dinâmicas. E isso também tornou a análise da equipe de advogados da McKenzie mais rápida e fácil.”
Outro detalhe na produção de documentos para esse caso foi o tratamento de documentos privilegiados e confidenciais. Os clientes não precisam produzir documentos que sejam privilegiados ou que contenham informações confidenciais. “A Epiq nos ajudou com isso de duas maneiras”, diz Contreras. Uma delas foi produzir os documentos com redações.” A Epiq trabalhou com a Baker McKenzie para desenvolver um sistema de etiquetas que identificasse as redações como redações de privilégio, redações de confidencialidade comercial ou redações de confidencialidade técnica.
“A outra forma de ajuda da Epiq”, continua ela, ”foi com o que chamamos de registros de privilégios. Os documentos que precisam ser totalmente protegidos devem ser listados em um registro desse tipo. No entanto, não há um modelo definido; o tribunal pode solicitar um registro de privilégio de diferentes maneiras, com diferentes especificações. A equipe da Epic nos ajudou a criar o registro de privilégios de acordo com as ordens processuais do tribunal.”
Agregando valor por meio de flexibilidade e proatividade
Trabalhando com prazos apertados, comuns em arbitragens, Contreras valoriza a flexibilidade da Epiq. “Houve surpresa por parte da minha equipe”, lembra ela, ”porque todos nós já trabalhamos com outras empresas e elas não eram tão abertas a comentários ou instruções, ou reclamavam disso. Mas isso não aconteceu com a Epiq.
Eles também ficaram satisfeitos e surpresos com a proatividade da Epiq. “A equipe da Epiq propôs maneiras de acelerar a revisão e torná-la mais eficiente para nós”, afirma Contreras. “Sua experiência em Relativity foi um benefício real. Eles sabem o que é mais eficiente, como fazer as coisas mais rapidamente na revisão de segundo nível - que era a revisão dos advogados. Acho que isso foi muito bom. Trabalhar conosco para melhorar uma parte do processo que nem sequer os envolvia diretamente foi a primeira vez que um de nossos fornecedores o fez. Por isso, dei a eles uma pontuação de satisfação de 10 em 10.”
Os sentimentos do departamento de resolução de disputas em relação à Epiq foram resumidos quando eles perceberam que um caso tinha muito mais documentos do que eles haviam previsto. “Quando percebemos isso”, diz Contreras, ”não sabíamos como iríamos gerenciar. Antes de a Epiq entrar em cena, estávamos preocupados. Mas quando a Epiq chegou, tudo ficou bem.”
