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Sediada em Boston encontra economia na transparência
- Escritórios de advocacia
A Burns & Levinson, sediada em Boston, tem vários escritórios em Massachusetts, bem como em Rhode Island e no Reino Unido. Suas principais áreas de atuação incluem direito empresarial, contencioso empresarial, propriedade intelectual e uma ampla gama de serviços jurídicos para clientes privados.
A empresa recentemente procurou um novo prestador de serviço de Relativity devido a problemas com o antigo. “Tivemos muitos problemas com a comunicação do nosso prestador de serviço anterior”, diz Jason Brandenburg, auxiliar jurídico na Burns & Levinson. “Às vezes, tínhamos dificuldade em entrar em contato com as pessoas e faltava transparência nos termos do contrato, apenas em termos do que estava incluído em nossa assinatura e do que estava fora dela. Essas coisas nunca ficavam claras para a nossa equipe, então acumulamos muitas cobranças desnecessárias.”
Por isso, quando fomos atrás de um novo prestador de serviço, transparência e boa comunicação eram fundamentais. Depois de entrevistar prestadores de serviço em potencial, a Burns & Levinson ficou impressionada com o profissionalismo da equipe de Serviços Gerenciados da Epiq.
“Gostamos de todas as coisas em que eles estavam dispostos a trabalhar conosco”, explica Brandenburg. “Eles trabalharam a gente para entender o contrato e desenvolver um sistema de custos que funcionasse para nós e para eles. Trabalharam para entender o que planejávamos fazer com seus serviços, o que precisávamos ou não, e criaram uma lista de serviços muito mais simplificada e personalizada.”
Integridade, comunicação e fazer certo na primeira vez
O principal ponto de contato de Brandenburg com a Epiq é a gerente de projetos, que é extremamente ágil. “Ela é simplesmente a melhor”, diz ele. “Se não estiver no escritório, ela diz: ‘Vou tentar responder da melhor maneira possível porque não estou no escritório agora.’ Assim que ela volta, retorna o contato imediatamente.”
Em particular, Brandenburg aprecia a proatividade e a atenção aos detalhes da Epiq. “A qualidade do trabalho de produção que eles fazem é excelente”, diz ele. Eles sempre entram em contato comigo quando encontram alguma ambiguidade em torno de uma ordem de produção ou se eu não preenchi algo corretamente. Isso é reconfortante. Antigamente, você chegava ao final da produção e, quando olhava, algo não estava correto, então tinha que refazer tudo. Mas a Epiq gosta de acertar logo de primeira.”
Economias que só aumentam
“Com nosso prestador de serviço anterior”, relata Brandenburg, “muitas das funções de produção, as coisas cotidianas que você às vezes precisa fazer, eram mantidas no escopo de administrador. Eles não nos deixaram controlar essa funcionalidade. A Epiq nos permite fazer praticamente tudo o que podemos fazer. Há produções mais simples que eu mesmo faço.”
Essa capacidade de executar produções de forma independente e lidar com tarefas administrativas internamente representa uma economia significativa para a empresa, ao mesmo tempo em que oferece a Brandenburg opções que ele não tinha com o prestador de serviço anterior. “Quando tenho tempo para me dedicar a uma atividade”, ele diz, “consigo colocar a mão na massa. E se eu estiver ocupado, posso passar a tarefa para a equipe da Epiq e dizer: ‘Ei, preciso que vocês façam isso, e preciso o quanto antes’.”
Ferramentas para ajudar a maximizar o valor
Um dos principais motivos pelos quais Brandenburg recomenda os Serviços Gerenciados da Epiq é sua transparência. A equipe da Epiq configurou sua ferramenta de software personalizada chamada ARQ de acordo com suas especificações para que ele pudesse monitorar continuamente seu sistema Relativity.
“Depois que a Epiq conclui a produção”, afirma Brandenburg, “todos esses dados ainda estão lá. Temos um limite de dados, além do qual somos cobrados a mais, então preciso manter isso sob controle. Posso usar a ferramenta ARQ para analisar isso, a qualquer momento, e dizer: ‘Precisamos nos livrar disso’. Isso não foi acessado em 6 meses; isto tem 500 GB. Tenho essas ferramentas na palma da mão. É esse tipo de coisa que costumava me manter acordado à noite, quando fico encarregado de algo e não consigo acessar as informações de que preciso para assumir a responsabilidade.”
Considerando o enorme volume de documentos que a empresa precisa organizar, produzir e reter, Brandenburg considera o ROI dos Serviços Gerenciados da Epiq “quase incalculável”.
“Eles me fazem parecer bom”, conclui. “Alguém me dá uma ordem, dizendo ‘Jason, precisamos produzir todos os documentos responsivos, interrogatório número 3, configurar uma plataforma de análise, e precisamos de tudo até terça-feira’. Penso nisso e, sabendo que tenho a Epiq, respondo: ‘Claro, isso é possível’. Então, quando eu devolvo a eles no prazo, ouço: ‘Perfeito. Isso está maravilhoso’.”
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