Como as equipes jurídicas modernas estão abordando o e-Discovery e quais temas do setor estão surgindo? Todos os profissionais de e-Discovery devem refletir sobre essas questões à medida que mais organizações embarcam em jornadas de transformação. A inovação aumentou e há um foco em como ser estratégico, fazer investimentos propositais e oferecer oportunidades de crescimento para a equipe jurídica. Como tudo isso é possível? Embora a tecnologia jurídica seja essencial para realizar mudanças importantes, é ter as pessoas certas com as habilidades certas nos lugares certos para preencher as lacunas que faz a diferença.

Temas comuns que tiram o sono dos profissionais de e-Discovery em todas as áreas de atuação incluem falta de tecnologia e adesão da alta administração, atitudes não cooperativas que limitam as capacidades e o desejo de maximizar o potencial humano. Há também um foco maior no crescimento da equipe, na retenção, no bem-estar dos colaboradores e no cultivo da cultura da empresa. Avanços nessas áreas podem ajudar a modernizar as equipes jurídicas e manter uma vantagem competitiva.

As três principais áreas nas quais se concentrar ao modernizar equipes jurídicas e processos de e-Discovery são colaboração, automação e padronização. Todos esses componentes estão interligados e impulsionarão mudanças quando harmonizados e priorizados.

Nº 1: Colaboração

Todos falam sobre a importância da colaboração, mas será que realmente fazem isso na prática? A inovação se desenvolve pela busca de oportunidades de colaboração não apenas dentro das respectivas equipes, mas com todos os envolvidos em um assunto. Há lacunas que precisam ser resolvidas entre os legal departments, os consultores jurídicos externos e os prestadores de serviços jurídicos alternativos. A colaboração também pode ser benéfica fora da equipe imediata do projeto, conectando-se mais profundamente com especialistas terceirizados e outros contatos do setor. Essas oportunidades muitas vezes ficam em segundo plano em relação à tecnologia, quando na realidade a troca de ideias e as reuniões de planejamento são cruciais para escolher as ferramentas ideais. Quando há uma desconexão entre preservação e apresentação, surgem ineficiências devido à falta de comunicação ou ao desconhecimento de tecnologias emergentes que resolverão problemas recorrentes. É preciso haver um esforço mais concentrado para reunir todos por meio de reuniões de planejamento, chamadas de acompanhamento e apresentações de novas ideias.

Muitas vezes, as partes envolvidas em um caso ficam isoladas e, quanto mais a comunicação regular ocorre, mais as barreiras caem. Considere estas opções:

• Invista em ferramentas de colaboração sólidas que forneçam um local para acessar atualizações de casos, comunicar-se, integrar aplicativos e reutilizar informações anteriores.
• Tenha uma reunião inicial com os participantes internos e externos no início de um caso para alinhar as expectativas.
• Contrate um gerente de projetospara agregar valor ao processo.
• Entre em contato com o TI para ver onde existem lacunas de segurança interna para que a equipe possa combater problemas de forma proativa, continuar a proteger dados confidenciais e manter o privilégio advogado-cliente.
• Realize análises de despesas jurídicas para ajudar a ser mais estratégico sobre o que deve ser terceirizado para um consultor externo e o que pode ser terceirizado para um provedor. Por exemplo, certos assuntos que exigem conhecimento especializado ou que têm restrições de tempo/orçamento podem ser mais adequados para um parceiro com opções de talentos flexíveis do que para um advogado externo.
• Participe de eventos do setor para ver o que está funcionando bem para colegas e concorrentes.

Essas são apenas algumas maneiras de trabalhar em colaboração, em que o resultado se manifesta em um gerenciamento de projetos mais tranquilo e maior eficiência.

Nº 2: Automação

Embora a automação não seja um conceito novo, há muito mais potencial de inovação quando as equipes jurídicas se concentram no que realmente deve ser automatizado e nas ferramentas à sua disposição. Ser estratégico com a automação pode mudar o jogo. A automação nos lugares certos também oferece a oportunidade para os advogados elevarem seus talentos, pois eles terão mais tempo para direcionar sua atenção para estratégia, preparação, consultoria e questões complexas que geram trabalho de maior valor para os clientes. Isso também libera tempo para focar mais em oportunidades de colaboração e investir em desenvolvimento profissional, algo que mais pessoas estão priorizando.

Como sempre acontece com o investimento em automação, uma verificação completa é essencial e estabelecer relacionamentos duradouros com parceiros externos confiáveis torna esse processo mais simples. Qualquer ferramenta de treinamento da equipe interna ou de parceiros externos para automatização precisará ter as habilidades e o conhecimento certos para garantir que a tecnologia opere conforme desejado. Embora os projetos de e-Discovery não sejam universais, há muitas oportunidades de automatização em que os fluxos de trabalho se repetem.

Nº 3: Padronização

A padronização e a automação estão altamente interligadas. As equipes não podem automatizar de forma eficaz sem processos padronizados sólidos em vigor. Há um desejo generalizado no setor jurídico de melhorar os esforços de padronização em geral, explorando áreas com potencial inexplorado para criar processos mais uniformes. Isso é crucial com cargas de trabalho de alto volume, pois há muitos dados para trabalhar manualmente. Embora pareça uma tarefa simples, pode ser difícil saber por onde começar quando há tantos fatores específicos em um caso e divergências na forma como os profissionais ou parceiros externos trabalham. Comece com passos pequenos, com o que estiver ao seu alcance, e trabalhe até padronizar nas diferentes fases do e-Discovery. Alguns exemplos incluem padronização de procedimentos de coleta, tratamento de dados por meio de políticas de governança da informação e uso preferencial de prestadores de serviço.

Planejando o futuro

Para colaborar, automatizar e padronizar de forma mais eficaz, é preciso que haja pessoas com as habilidades certas na equipe jurídica. Como determinar o que é certo? Lembre-se de que isso é subjetivo e varia entre organizações e necessidades de caso. Avalie o que pode ser repetido em todos os projetos e o que é único. O objetivo é pensar criticamente e fazer recomendações informadas, integrar tecnologias emergentes, mudar e melhorar processos e impulsionar a adoção de cima para baixo. Isso é possível com a equipe interna certa e com parceiros externos que trabalham juntos como uma unidade.

Às vezes, um acordo de serviços gerenciados de e-Discovery será a resposta para ajudar a cuidar de questões jurídicas com confiança. Recorrer a um único prestador de serviços que desempenha várias funções pode ser muito benéfico para melhorar a educação em tecnologia jurídica, encontrar ferramentas úteis para todos os membros da equipe de e-Discovery e melhorar a colaboração. Além de ter uma visão compartilhada com um parceiro externo, é preciso que haja partes interessadas internas no escritório de advocacia e na empresa que colaborem efetivamente, além de disposição para cooperar com adversários e educação contínua.