Qual é a melhor técnica de descoberta disponível? São os antigos termos de pesquisa confiáveis ou as análises de ponta que apresentam os dados mais relevantes?

Para tomar essa decisão, vamos conhecer os pontos fortes e as limitações de ambos os métodos no cenário atual da Descoberta Eletrônica.

Termos de Pesquisa

Há anos, advogados e seus parceiros de Descoberta Eletrônica utilizam termos de pesquisa como parte dos processos de litígios e investigações. Mesmo com avanços na tecnologia, os analistas ainda usam termos de pesquisa de forma recorrente. O método é familiar a eles, e os resultados obtidos promovem a transparência, mantendo um grau de confiabilidade. Além disso, os tribunais aceitam termos de pesquisa como uma ferramenta aceitável de descoberta eletrônica.

Embora os pontos a favor sejam bons, os usuários colocariam esses mesmos pontos como contra. Em primeiro lugar, é difícil saber, no início de uma análise, quais palavras irão extrair os documentos mais relevantes e valiosos. Geralmente, isso resulta em refazer o processo várias vezes ou requer mais análises manuais para percorrer uma infinidade de documentos irrelevantes. Muitas vezes, termos vagos ou específicos do contexto atrapalharão os resultados da pesquisa. Outro obstáculo é que as ferramentas de termos de pesquisa não entendem erros de digitação, mesmo quando é apenas um caractere perdido ou ortografia variada do mesmo termo. Isto reflete um risco de que alguns documentos não sejam contemplados nos resultados da pesquisa.

Inteligência analítica

Enquanto os termos de pesquisa são absolutos, a inteligência analítica faz um trabalho muito melhor em analisar a substância, a sintaxe e a ortografia. Embora ainda não seja o momento de abandonar completamente os termos de pesquisa, utilizar apenas a inteligência analítica ou em conjunto com uma tecnologia menos sofisticada parece ser vantajoso. Muitas equipes jurídicas já estão utilizando ferramentas de aprendizagem ativas, modelos portáteis de IA, concept searching, entre outros, para melhorar os seus fluxos de trabalho de análise. Os benefícios incluem a facilidade de uso, a capacidade de impulsionar a análise, rapidez, menos risco de que documentos relevantes sejam perdidos, consistência de classificação, verificações de qualidade integradas na ferramenta, economias progressivas de custos e defensibilidade.

Mesmo com todos esses benefícios, ainda há uma desconfiança sobre usar máquinas para fazer algo que, há tempos, são feitos por humanos. O medo do desconhecido é um obstáculo que persiste à medida que a tecnologia evolui. A inteligência analítica depende de algoritmos, a qual alguns consideraram uma palavra assustadora. No entanto, algoritmo simplesmente significa um processo – e aqueles algoritmos usados em ferramentas confiáveis e avaliadas geralmente apresentam resultados sólidos em segundos. Com o aumento de dados para analisar, esta é uma funcionalidade atraente da inteligência analítica.

Faça a escolha certa

As equipes jurídicas devem usar termos de pesquisa ou inteligência analítica para analisar documentos? A verdade é que não há resposta certa. Dependerá de algumas coisas. Enquanto a IA está ganhando uma maior adoção, ela pode não estar disponível para algumas equipes ou ser a melhor escolha para casos menos complexos. As equipes jurídicas devem elaborar estratégias com as partes interessadas internas e seus parceiros externos sobre o que funciona melhor e as maneiras de reinventar os processos de análise de documentos.

Vale lembrar que, ao utilizar termos de pesquisa – sozinhos ou em conjunto com outra ferramenta – consulte os recursos que as soluções de termos de pesquisa oferecem. Há diversos níveis de sofisticação no mercado. Um provedor com muita experiência em análise de documentos pode assessorar sobre modelos que englobam recursos de dicionário, exceções de conceitos e analisadores de resultados. As melhores práticas incluem pensar nas palavras-chave usadas, considerar lacunas, testar uma pequena amostra antes de aplicar as palavras-chave a um conjunto de dados inteiro, e fazer o loop em partes adversárias para melhorar os esforços de transparência.

O potencial das ferramentas de análise pode ser maximizado por meio de uma abordagem de três etapas. Em primeiro lugar, a preparação completa é fundamental. Isso inclui pensar com o objetivo final em mente, avaliar os dados disponíveis e focar no desenvolvimento dos fatos. Por exemplo, se uma oferta de acordo estiver em jogo, pode ser altamente benéfico e econômico usar a inteligência analítica para fazer uma avaliação antecipada do caso. Em seguida, o treino é fundamental para aumentar a eficácia e obter resultados consistentes. Por fim, é importante entender e antecipar fraquezas, pois nenhuma ferramenta é perfeita. Por exemplo, dados de mensagens curtas podem resultar na coleta e análise de obstáculos, caso a tecnologia ou o conhecimento correto não estejam disponíveis.

Um estudo recente discutido em artigos publicados pela ALM e pela EDRM descobriu que o mercado de descoberta eletrônica é avaliado em mais de US$ 14 bilhões e a análise de documentos feita por humanos representa pelo menos 60% desses custos. Isso deve ser considerado nas estratégias de descoberta eletrônica e nos orçamentos jurídicos de tecnologia. Ter informações práticas em mãos capacita as equipes jurídicas a tomarem decisões fundamentadas sobre quais ferramentas são ideais para sua organização. As equipes jurídicas devem conhecer as opções tecnológicas e ter recursos para usá-las

O conteúdo deste artigo destina-se exclusivamente a transmitir informações gerais e não fornecer aconselhamento ou opiniões legais