A recuperação de custos é uma estratégia fundamental para garantir que o programa de e-Discovery de um escritório de advocacia ou empresa atenderá às demandas atuais e futuras.

Os profissionais de e-Discovery dedicam muito trabalho em seus programas. Há pesquisas para encontrar o software e os parceiros certos. Há o teste de ferramentas, análise, negociação de contratos e assinatura. Mas, independentemente de quão bem um profissional de e- Discovery se sinta sobre as escolhas que fez, isso por si só não é suficiente para o sucesso. Assim como ter um bom chef não garante que um restaurante tenha sucesso, escolher as ferramentas e os parceiros certos não é suficiente para garantir que você tenha um ótimo programa de e-Discovery apoiado pela recuperação de custos. Em última análise, não importa se seus objetivos são economia de custos para seus clientes, melhor gerenciamento de dados, mais capacidade de defesa, melhor segurança de dados ou todos os itens acima, nenhuma dessas coisas se concretizará se você não tiver a adoção e o uso de seus recursos.

Para começar a atingir as metas de recuperação de custos de produção antecipada de provas e alocação de custos, separamos 10 dicas profissionais que todo profissional de e- Discovery precisa considerar:

1. Obtenha e aproveite apoio da administração. Mudar pode ser difícil, assim como pedir que as pessoas paguem por coisas. Ter a administração ao seu lado desde o início transmite uma mensagem sobre o comprometimento com a iniciativa e ajudará a agilizar o processo.
   • Obtenha a aprovação do comitê de gestão por escrito e em um formato que possa ser facilmente compartilhado.
   • Obtenha a adesão do presidente da prática ou dos líderes do departamento jurídico corporativo. Eles podem ajudar a disseminar mensagens e reforçar políticas quando alguma resistência for recebida. Sem o respaldo da liderança, será complicado obter engajamento e conformidade.
2. Estabeleça um Comitê Gestor composto por defensores nas principais áreas de prática e negócios ou líderes importantes do departamento jurídico.
   • A comunicação regular com o Comitê Gestor garantirá que eles permaneçam informados e evitará surpresas.
   • Incluir as partes interessadas cria adesão. Ao incluí-los no processo e desenvolver suas ideias, eles sentirão um senso de propriedade e interesse no sucesso, o que ajudará a obter uma adoção mais ampla.
3. Crie responsabilidade para parceiros que usam prestadores de serviço não aprovados fora do programa e-Discovery e precisam amortizar ou reduzir despesas.
   • Isso minimiza exceções ao processo de recuperação de custos que foi estabelecido.
   • Também minimiza exceções que permitem que cada advogado escolha seu próprio fornecedor ou ferramenta.
   • Quando os líderes de práticas e grupos empresariais entendem o custo e o valor, e que há políticas em vigor, isso cria uma cultura de conformidade. Afinal, todos são afetados pelas finanças corporativas e empresariais, e as baixas contábeis diminuem o lucro líquido.
4. Garanta que os documentos do processo e do manual de e-Discovery sejam claros e detalhados, incluindo o que está sujeito à recuperação de custos, como são feitos os calculados e quais são esses custos:
   • Remova jargões técnicos e nomes de software.
   • Os escritórios de advocacia devem criar descrições de cobrança padrão que sejam consistentes com o que advogados e auxiliares jurídicos escrevem.
   • As empresas devem criar um manual, um novo formulário de recebimento de assuntos e um processo.
   • Inclua informações de comunicação e treinamento no início de um assunto em cartas de compromisso e faturas.
   • Certifique-se de que todos na empresa entendam tanto o custo quanto o valor fornecido. Aproveite os canais de comunicação regulares (por exemplo, newsletters mensais) e reuniões (por exemplo, reuniões de prática, apresentações em retiros da empresa, reuniões anuais do departamento jurídico corporativo, reuniões de assessoria jurídica externa) para fornecer esses detalhes.
5. Destaque histórias de sucesso de clientes.
   • Estabeleça casos de sucesso concentrados na economia de custos. Olhe além do gasto inicial com tecnologia e destaque a economia que o cliente obteve (com seu investimento).
   • Foco na eficiência que uma abordagem programática para e- Discovery cria:
     • Fluxos de trabalho aprimorados – esses programas permitem fluxos de trabalho com maior grau de defesa e consistentes porque podem ser aplicados em todos os assuntos.
     • Acesso mais fácil a novas tecnologias e capacidade de aplicá-las consistentemente.
     • ROI comprovado – pelo monitoramento das métricas e relatório das finanças regularmente à administração do escritório de advocacia ou do departamento jurídico.
6. Não implemente seu projeto e o abandone.
   • Maximizar o sucesso requer check- ins regulares com os defensores do programa e os coordenadores de prática, fornecendo-lhes atualizações sobre novas vitórias e garantindo que eles continuem a ver e comunicar o valor em suas equipes.
7. Promova vitórias importantes em que a tecnologia e a experiência em e- Discovery resultaram na conquista de novos negócios, na retenção de clientes atuais, na vitória de um grande caso ou na obtenção de economias de custo excepcionais.
   • Inicialmente, encontre vitórias fáceis para que os colegas tenham uma primeira experiência positiva, o que ajudará a criar aliados e defensores.
8. Crie um painel para monitorar métricas financeiras em tempo real e informar futuras decisões comerciais.
   • Concentre-se nos KPIs pelos quais as equipes são avaliadas. Para um escritório de advocacia, pode ser uma questão de gerar novas receitas. Para uma equipe corporativa, pode haver redução de custos por causa da ferramenta, novos processos ou parcerias.
9. Desenvolva um “road show” para dar início à iniciativa e educar as principais partes interessadas.
   • Um road show pode ser realizado por meio de uma série de almoços e aprendizados, apresentações gravadas ou cursos CLE hospedados em um site de intranet.
   • Transmitir a mensagem pessoalmente, principalmente durante o lançamento, renderá dividendos e ajudará na percepção e na adesão.
10. Escreva uma carta ou documento de atualização que destaque a nova tecnologia, parceria ou processo.
    • Você deve detalhar os benefícios para os usuários finais da organização – sejam eles equipes jurídicas internas, consultores externos, parceiros ou clientes corporativos.
    • O documento pode ser compartilhado por meio do programa de “road show”, newsletters informativos, como parte do início de casos e documentação de integração do cliente.
    • Um documento curto e poderoso que destaque os benefícios e resultados nos quais essas partes interessadas estão interessadas as deixará entusiasmadas com a iniciativa.

Seguir essas dicas não apenas preparará um programa de e-Discovery para o sucesso, mas também garantirá que o valor que ele está entregando seja percebido e amplificado por toda a organização.

Brandon Hollinder é advogado licenciado e tem mais de uma década e meia de experiência na profissão. Hoje, ele é vice-presidente de e-Discovery e soluções cibernéticas na Epiq, a principal prestadora de serviços jurídicos alternativos do mundo. Nesta função, ele lidera e desenvolve a estratégia de entrada no mercado da Epiq para suas linhas de negócios de Serviços Gerenciados de e-Discovery e Resposta a Incidentes Cibernéticos, com foco na parceria com clientes para garantir que suas soluções de tecnologia e serviços profissionais sejam efetivamente projetadas e implementadas por especialistas. Um foco particular da função é impulsionar a inovação em tecnologia e processos na Epiq, bem como orientar os clientes em suas jornadas enquanto buscam adotar e integrar com sucesso análises avançadas e soluções de IA generativa, entre outras.