今日のビジネスは複雑です。紛争、贈収賄の告発、雇用紛争、ホワイトカラー犯罪の疑惑が浮上した場合、効果的な対応が必須となります。徹底的な調査を実施する法的・倫理的義務はありますが、理想的なシナリオは、問題が本格的な問題に発展する前に、問題を軽減または仲裁することです。同時に、コンプライアンス、IT、人事の専門家が使用するeディスカバリーのテクノロジーとテクニックは、調査対象者のニーズを満たし、プロセスが公正かつ合法的であることを保証する必要があります。

手作業で内部調査を行うことを選択する企業もあるでしょう。しかし、電子メールや文書を手作業でスキャンすれば、安全で偏りのない調査が効率的に行えるという考え方は、多くの場合、経費節減のためですが、それは誤解です。eディスカバリーとAIの自動化により、調査担当者と利害関係者のプロセスを迅速化することで、調査担当者の実際のコストと時間を削減し、組織をリスクと訴訟から守ることができるのです。

マニュアルによるコスト削減の幻想

手作業による調査に既存の人的資源を投入することでコストを削減できるという幻想は魅力的ですが、しばしば予期せぬ出費を招きます。日常的な企業生活では、複雑な要素が調査や調査に必要なリソースを急速にエスカレートさせることがあります。複雑な労働法、文化的な配慮、労働組合の保護があるヨーロッパで、コンプライアンスの課題に取り組んでいる多国籍企業を考えてみましょう。手作業による調査を社内のチームに頼れば、当初は費用対効果に優れているように見えるかもしれませんが、じ人的リソースでは、欧州の調査ではよくあることですが、進化する問題を、事態が深刻化する前に特定し調査できない可能性があります。手作業によるプロセスは、不注意にコストを増加させ、遅延を引き起こし、リスクを生み出す可能性があります。

マニュアル調査の落とし穴

今日のデータの複雑さと規模に直面すると、手作業による調査は失敗します。あらゆる規模の組織にとって、文書の所在を突き止め、収集することは困難です。テキストやソーシャルメディアなど、複数の新しい形式により予期せぬ形の証拠が生み出されます。基本的な作業や、より高度な文書の収集・分析にかかる生産時間は、さらに何百時間にも及びます。プロセスを加速化できるeDiscoveryやTechnology Assisted Review (TAR)ソリューションと、チームによる手作業の時間および料金を比較すると、手作業によるプロセスの誤った経済性が明らかになります。

欺瞞に満ちたマニュアル捜査の奥深さ

自動化がなければ、捜査における分析の深さは損なわれます。偏見やフィルタリングを排除し、徹底的かつ擁護可能な調査を実施する倫理的義務があります。グローバルに事業を展開する多国籍企業では、文化的なニュアンスや多様なコンプライアンス環境（例えば、フランスのSapin2法）に直面する可能性があり、そこでは階層構造や圧力が調査を妨害する可能性があります。手作業による方法では、包括的なリスク評価に必要な複雑な詳細を明らかにすることは困難であり、ハードコピー文書、テキスト、電子メール、オーディオまたはビデオ文書、業務用または個人用のデバイスに保存された文書など、複数のソースに埋もれてしまうことがあります。このような深さの欠如は、不十分なリスク軽減戦略につながり、組織を無実の当事者や規制当局による予期せぬ課題にさらすことになります。調査の文化的レイヤーでは、調査を加速させるeディスカバリーの役割と、文書と証拠を公平かつ偏りなく確保し、リスクを軽減し、擁護力と敬意ある調査を保証する能力が強調されます。

精度の低下

コスト削減を追求するあまり、組織は手作業だけに頼ることで、不注意にも正確性を損なうことがあります。手作業によるレビューでは、ニュアンス、タイミングの順序、複数の通信のスレッドなど、複雑なデータパターンを誤って解釈してしまう可能性があります。eDiscoveryツールによる自動化は、調査担当者を危険にさらすことなく、また妨害されるリスクもなく、徹底的かつ擁護可能な調査を可能にし、コスト削減だけではなく、正確性と信頼性もを重視していることを強調します。

セキュリティの難問

誤った経済性は、金銭的な問題にとどまらず、セキュリティの領域にまで及びます。医療や金融のような機密情報を扱う業界では、手作業による調査は脆弱性をもたらします。手作業に内在する不十分なセキュリティ対策、プロセス、監督が原因で、機密情報の誤った取り扱いが発生する可能性があります。自動化は効率を高めるだけでなく、捜査・監視プロセスのセキュリティ基盤を強化します。EU一般データ保護規則（GDPR）に基づく個人データおよび特殊カテゴリーデータ、および法域を超えた類似のデータ保護条例をカバーする標準的なデータ保護およびセキュリティ規制は、内部調査の中であっても依然として関連性があります。

変革の触媒としてのオートメーション

自動化を取り入れることで、変革の旅が始まります。eDiscovery テクノロジーを取り入れることで、効率が向上し、コンプライアンスや倫理、IT、人事の専門家の能力が強化されます。自動化は戦略的な推進力となり、複雑な規制環境を俊敏かつ正確にナビゲートする力をチームにもたらします。分析や調査など、より価値の高い業務に重点を置き、問題が深刻化する前にeDiscovery技術を積極的に活用して問題を特定・調査することは、自動化がもたらす変革的影響と合致します。

オートメーションの運用モデル

自動化への投資が必ずしもコスト増につながるという考えを覆すには、自動化の具体的なメリットを強調することが重要です。調査の規模や頻度に応じて、ニーズに最適なeDiscoveryソリューションを選択することができます。

低コストのサブスクリプション・ベースで利用できるクライアント主導型のeDiscoveryオプションもあり、単純な調査、特に内部不正の調査に適しています。人事、コンプライアンス、倫理、ITの調査チームは、いつでも（24時間365日）自律的に調査を開始し、レビューすることができます。より複雑な調査、特に潜在的な犯罪要素を含む調査については、アウトソーシング・プロバイダーと協力することで、専門家チームによる貴重な助言、計画、実施、マネージドサービスのサポートを提供することができます。このアプローチにより、チームは拡張可能なeDiscoveryテクノロジーを使用した調査の実施に集中することができ、手作業や人的ミスに伴うリスクを低減し、調査当事者に関連する訴訟から組織をより確実に保護することができます。

戦略的自動化へのパラダイムシフトを提唱することで、従来の手作業に比べ、コストとリソースを大幅に削減し、調査プロセスの可能性を最大限に引き出すことができます。

結論

財政的な慎重さを追求するあまり、組織はしばしば手作業による調査という誤った経済性に屈してしまいがちです。コンプライアンスと倫理、ITとセキュリティ、そして人事の専門家は、手作業によるプロセスの真のコストを再考し、調査の自動化への投資を行うために経営陣の支援を求めるべきです。自動化を導入することで、企業は欺瞞的な偽りの経済の落とし穴から身を守るだけでなく、調査能力を、規模、深さ、正確さ、セキュリティが改善された領域へと押し上げることができるのです。