Le monde des affaires est aujourd'hui complexe. Face à l’émergence des conflits, des accusations de corruption, des litiges en matière d'emploi et des allégations de criminalité en col blanc, une réponse efficace de votre part devient une initiative obligatoire. Bien qu'il existe une obligation légale et éthique de mener des enquêtes approfondies, le scénario idéal est d'atténuer ou d'arbitrer les problèmes avant qu'ils ne dégénèrent. Dans le même temps, les technologies et techniques d'eDiscovery utilisées par les professionnels de la conformité, de l'informatique et des ressources humaines doivent garantir que les besoins des personnes faisant l'objet de l'enquête sont satisfaits et que le processus est équitable et légal.

Certaines entreprises choisiront de mener des enquêtes internes manuellement. Cependant, l'idée qu'une enquête sûre et impartiale peut être gérée efficacement en parcourant manuellement les e-mails et les documents, souvent dans le but de réduire les dépenses, est une idée fausse. Une approche manuelle peut entraîner une augmentation des coûts, des retards et des risques quant à la sécurisation et la protection des preuves. L'eDiscovery et les automatismes par IA qui accélèrent les processus pour les enquêteurs et les parties prenantes peuvent permettre aux enquêteurs d'économiser des coûts réels et du temps, tout en protégeant votre organisation contre les risques et les litiges.
 

Le mirage des économies manuelles

L'illusion d'économiser des coûts en faisant appel aux ressources humaines existantes pour la réalisation d’enquêtes manuelles est tentante, mais conduit souvent à des dépenses imprévues. Dans le cours normal de la vie quotidienne des entreprises, des complications peuvent rapidement faire augmenter les enquêtes et les ressources nécessaires pour les mener à bien. Prenons l'exemple d'une multinationale confrontée à des problèmes de conformité en Europe, avec un droit du travail complexe, des considérations culturelles et des protections syndicales. S'appuyer sur des équipes internes pour la réalisation d’enquêtes manuelles peut sembler rentable dans un premier temps, mais les équipes humaines risquent de ne pas être en mesure d'identifier et d'étudier les problèmes évolutifs, fréquents dans les enquêtes en Europe, avant qu'ils ne s'aggravent. Les processus manuels peuvent involontairement augmenter les coûts, entraîner des retards et créer des risques.

Les pièges des enquêtes manuelles

Les enquêtes manuelles échouent face à la complexité et à l'ampleur des données actuelles. Pour les organisations de toutes tailles, localiser et collecter des documents peut s'avérer un véritable défi. Les nouveaux formats, tels que les textes et les réseaux sociaux, créent des formes inattendues de preuves. Le nombre d'heures productives pour effectuer les tâches de base, ainsi que la collecte et l'analyse plus sophistiquées des documents, peut se chiffrer à plusieurs centaines d'heures supplémentaires. La fausse économie des processus manuels devient évidente lorsque vous calculez le coût des heures et des tarifs de votre équipe par rapport à l'eDiscovery et aux solutions technologiques de révision assistée  (Technology Assisted Review - TAR) qui peuvent accélérer le processus.

L’ampleur trompeuse des approches manuelles des enquêtes

En l'absence d'automatisation, la profondeur de l'analyse dans les enquêtes est compromise. Il existe une obligation éthique de mener des enquêtes approfondies et défendables, sans parti pris ni filtrage. Une multinationale qui étend ses activités à l'échelle mondiale peut être confrontée à des nuances culturelles et à des contextes de conformité différents (par exemple, la loi Sapin2 pour la France) où la hiérarchie ou la pression peuvent interférer avec l'enquête. Les méthodes manuelles ne permettent pas de découvrir les détails complexes nécessaires à une évaluation complète des risques, qui sont parfois enfouis dans de multiples sources telles que des documents papier, des textes, des e-mails, des documents audio ou vidéo, ou des documents stockés sur des appareils professionnels ou personnels. Ce manque de profondeur peut se traduire par des stratégies d'atténuation des risques inadéquates, exposant l'organisation à des contestations imprévues de la part de parties innocentes ou d'autorités de réglementation. La dimension culturelle d'une enquête souligne le rôle de l'eDiscovery dans l'accélération des enquêtes, et sa capacité à sécuriser équitablement et sans parti pris les documents et les preuves, à atténuer les risques, et à garantir le caractère défensable et respectueux d’une enquête.

La précision compromise

Dans leur quête d'économies, les organisations peuvent involontairement compromettre la précision en s'appuyant uniquement sur des processus manuels. Les examens manuels peuvent conduire à des interprétations erronées de modèles de données complexes, y compris des nuances, des séquences temporelles et des fils de communication multiples. Plutôt que de compromettre vos enquêteurs ou d’augmenter le risque d'interférence, l'automatisation avec des outils d'eDiscovery permet des enquêtes approfondies et défendables, soulignant que les techniques d'eDiscovery ne sont pas seulement une question d'économies, mais aussi de précision et de fiabilité.

L'énigme de la sécurité

La fausse économie dépasse les considérations financières pour s'étendre au domaine de la sécurité. Dans les secteurs traitant d'informations sensibles, tels que la santé ou la finance, les enquêtes manuelles introduisent des vulnérabilités. La mauvaise manipulation d'informations sensibles peut être due à l'inadéquation des mesures de sécurité, des processus et de la supervision inhérente aux processus manuels. L'automatisation permet non seulement d'améliorer l'efficacité, mais aussi de renforcer la sécurité des processus d'enquête et de surveillance. Les réglementations standard en matière de protection des données et de sécurité restent pertinentes, même lors d'une enquête interne, couvrant les données personnelles et les données de catégorie spéciale en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE, et des ordonnances similaires sur la protection des données dans les différentes juridictions.

L'automatisation comme catalyseur de l’évolution

L'adoption de l'automatisation peut donner le coup d'envoi d'un parcours évolutif. L'intégration des technologies d'eDiscovery amplifie l'efficacité et renforce les capacités des professionnels de la conformité et de l'éthique, de l'informatique et des ressources humaines. L'automatisation devient un catalyseur stratégique, permettant aux équipes de naviguer dans des paysages réglementaires complexes avec agilité et précision. L'accent mis sur les tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que l'analyse et la recherche, et l'utilisation proactive des techniques d'eDiscovery pour identifier et examiner les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent, s'alignent sur l'impact évolutif de l'automatisation.

Modèles opérationnels de l'automatisation

Pour réfuter l'idée selon laquelle l'investissement dans l'automatisation entraîne nécessairement des coûts plus élevés, il est essentiel de mettre l'accent sur les avantages tangibles de l'automatisation. En fonction de la taille et de la fréquence de vos enquêtes, vous pouvez choisir les solutions d'eDiscovery qui répondent le mieux à vos besoins.

Il existe des options d'eDiscovery dirigées par le client, disponibles sur la base d'un abonnement à faible coût, qui conviennent aux enquêtes les plus simples, en particulier les enquêtes sur la fraude interne. Les équipes d'enquêteurs des RH, de la conformité et de l'éthique, et de l'informatique peuvent lancer et examiner des enquêtes de manière autonome à tout moment (24×7). Pour les enquêtes plus complexes, en particulier celles qui impliquent des éléments criminels potentiels, la collaboration avec un fournisseur externalisé peut offrir un soutien précieux en matière de conseil, de planification, de mise en œuvre et de services gérés, grâce à des équipes d'experts. Cette approche permet à vos équipes de se concentrer sur la conduite des enquêtes à l'aide d'une technologie eDiscovery évolutive, réduisant ainsi les risques associés au travail manuel et à l'erreur humaine, et protégeant mieux votre organisation contre les litiges liés aux parties à l'enquête.

Préconiser un changement de paradigme vers l'automatisation stratégique peut permettre de réaliser des économies plus importantes en termes de coûts et de ressources par rapport aux méthodes manuelles traditionnelles, libérant ainsi tout le potentiel de vos processus d'investigation.

Conclusion

Dans leur quête de prudence fiscale, les organisations succombent souvent à la fausse économie des enquêtes manuelles. Les professionnels de la conformité et de l'éthique, de l'informatique et de la sécurité, et des ressources humaines devraient reconsidérer le coût réel des processus manuels et rechercher le soutien de la direction pour investir dans l'automatisation des enquêtes. En adoptant l'automatisation, les organisations ne se protègent pas seulement contre les pièges d'une fausse économie trompeuse, mais elles propulsent leurs capacités d'investigation dans un domaine où l'échelle, la profondeur, la précision et la sécurité sont améliorées.

Jean-Pierre Ullmo est directeur général d'Epiq Software et vice-président régional pour l'Europe continentale. Basé à Paris, Jean-Pierre dirige l'activité logicielle mondiale d'Epiq, aidant les clients à améliorer l'efficacité, la précision et la performance des enquêtes grâce à des outils tels qu'Epiq Discovery et d'autres solutions logicielles d'Epiq. Avec plus de 30 ans d'expérience dans des sociétés d’éditeurs de logiciels internationales et des start-ups, Jean-Pierre a une solide expérience dans l'aide aux organisations de toutes tailles pour la mise en œuvre et l'adoption des bonnes solutions logicielles qui contribuent à leurs objectifs opérationnels et de transformation. Il est titulaire d'un MBA international de l'ISG, avec un intérêt particulier pour les méthodes de gestion japonaises.