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Partnerschaften zur Entwicklung eines neuen Modells für eDiscovery
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Mit 53 Büros in den Vereinigten Staaten sowie in Europa, Kanada und Mexiko ist Ogletree Deakins eine der größten Kanzleien für Arbeitsrecht, die Führungskräfte in allen Arten von arbeitsrechtlichen Angelegenheiten vertritt. Die Kanzlei vertritt ein breites Spektrum von Mandanten, darunter viele Fortune 50-Unternehmen in den USA. Ein 10-köpfiges Team zur Unterstützung bei Rechtsstreitigkeiten unterstützt die gesamte Kanzlei.
Ogletree Deakins arbeitet bereits seit mehr als 10 Jahren mit Epiq Managed Serviceszusammen. Im Jahr 2010 verarbeitete und hostete die Kanzlei ihre Daten intern und nutzte Datenbanken, die nicht mehr zeitgemäß waren. „Ogletree suchte nach einer Möglichkeit, unsere Technologie zu verbessern“, sagt Peggy Stulberg, Ogletree Deakins' Director of Litigation Support. „Der Gedanke, Relativity ins Haus zu holen, war beunruhigend. Die Herausforderungen, die mit der Unterstützung dieser Infrastruktur in unseren damals mehr als 40 Büros verbunden waren, wären entmutigend gewesen.“
Im Laufe der Jahre haben Epiq und das Litigation Support Team von Ogletree Deakins etwas entwickelt, das Stulberg eine echte Partnerschaft nennt. „Eines der Leitprinzipien von Ogletree ist 'One Team', und ich habe das Gefühl, dass dieses Konzept in unserer Beziehung zu Epiq Managed Services voll zum Tragen kommt. Wenn ich mit Epiq zusammenarbeite, weiß ich, dass sie uns als ein Team zur Seite stehen.“
Entwicklung eines Produktionsmodells für Ediscovery
Da jeden Monat mehr als 40 neue Ediscovery-Projekte hinzukommen und Hunderte von aktiven Projekten in Relativity laufen, bearbeiten die Fallmanager des Litigation Support Teams jederzeit Dutzende von Projekten. Effizienz ist ein entscheidender Faktor für die Bewältigung der Fallzahlen. „Das Ziel unserer Umstellung auf ein Managed-Services-Modell“, sagt Tanya Glaser, Senior Manager of Litigation Support, ‚war es, Ediscovery in einen ‘Fertigungs'-Prozess zu verwandeln, statt in eine Reihe von handwerklichen Aktivitäten, bei denen das Rad immer wieder neu erfunden wird.“
Senior Manager of Litigation Support, “was to turn ediscovery into a ‘manufacturing’ process, rather than a series of hand-crafted activities, endlessly reinventing the wheel.”
Von Anfang an arbeitete Epiq Managed Services mit Ogletree Deakins zusammen, um einheitliche, wiederholbare und zuverlässige Prozesse und Arbeitsabläufe zu entwickeln. „Aufgrund dieser etablierten Arbeitsabläufe sind unsere Prozesse wiederholbar“, fährt Glaser fort, “und unsere Kunden wissen, was sie erwarten können. Sie wissen, was angemessen ist. Es gibt keine Überraschungen. Sie sehen das gleiche Relativity-Design für fast jeden einzelnen Fall.“
Konsistente Arbeitsabläufe ersparen den Fallteams einen Großteil des Händeringens im Vorfeld, das zu Beginn eines Falles auftreten kann. „Das bedeutet, dass die Fallteams zu Beginn nicht mit einer Vielzahl von Fragen überhäuft werden“, sagt Glaser. „Wir müssen nicht viel Zeit aufwenden, um ein Ediscovery-Projekt auf den Weg zu bringen. Alles, was sie sagen müssen, ist: 'Wir haben Daten, die bei uns eingehen, und das sind die Namen der Verwahrer'. Unser Team nimmt diese Informationen auf, fragt nach der Zeitzone und macht sich daran, das Projekt schnell auf den Weg zu bringen.“
Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung
Ogletree Deakins und Epiq haben ihre Arbeitsabläufe und Prozesse im Laufe der Zusammenarbeit ständig verfeinert und optimiert. Ein Teil dieser Verfeinerung ist die Integration neuer Technologien. Glaser erklärt: „Wir waren in der Lage, fortschrittliche Funktionen und KI-Technologien direkt in unsere Basis-Workflows zu integrieren, so dass wir uns nicht immer wieder fragen müssen, ob wir in diesem Fall E-Mail-Threading verwenden wollen... Als klar wurde, dass E-Mail-Threading ein stabiles Produkt ist, haben wir es einfach in unsere Standardvorgehensweise integriert.“
Continuous Active Learning (CAL) ist eine weitere KI-Technologie, die Ogletree Deakins in seine Arbeitsabläufe integriert hat. „Es wird davon ausgegangen, dass wir CAL verwenden, wenn es keinen Grund gibt, dies nicht zu tun“, so Stulberg. Außerdem wurde bei der Einführung dieser Ediscovery-Tools die Integration in den Vordergrund gestellt. „Dadurch wird sichergestellt, dass wir die Tools auf kompatible und effiziente Weise zusammen verwenden und Qualitätsprobleme vermeiden, die durch unzusammenhängende oder Ad-hoc-Workflows entstehen können“, so Glaser. Ich würde sagen, der Vorteil einer Managed-Services-Beziehung ist, dass sie Dinge möglich macht, die sonst nicht möglich wären“, sinniert Stulberg. Epiq hat uns entscheidend dabei geholfen, Technologie und Innovation zu nutzen, um den Interessen unserer Kunden besser gerecht zu werden.“
Partnerschaften für neue Möglichkeiten
Das Unternehmen hat sich mit anderen Anbietern in Verbindung gesetzt, um deren Angebote für verwaltete Dienste zu prüfen. Dies hat Stulberg jedoch nur davon überzeugt, dass Epiq „es versteht“. „Epiq versteht, worum es uns hier geht“, fügt Glaser hinzu. „Wir etablieren einen fertigungsähnlichen Prozess mit standardisierten Arbeitsabläufen, wiederholbaren, konsistenten Prozessen - all das ist der Schlüssel zu einer qualitativ hochwertigen Repräsentation mit außergewöhnlichem Wert.
“Es braucht zwei, um eine solche Beziehung aufzubauen“, schließt Stulberg. „Unsere Partnerschaft ist außergewöhnlich. Sie ermöglicht es Epiq, zu glänzen, und ermöglicht es uns, zu glänzen.“
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