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Bewältigung großer, komplexer Fälle mit Epiq Managed Document Review
- Anwaltskanzleien
Mayer Brown ist eine weltweit tätige Anwaltskanzlei, die führende Unternehmen und Finanzinstitute bei ihren komplexesten Geschäften und Streitigkeiten berät. Litigation Associate Jillian Joseph arbeitet seit über zwei Jahren für das Unternehmen. In dieser Zeit war Epiq Managed Document Review einer der Discovery-Lieferanten von Mayer Brown.
„Als unser Lieferant“, erklärt Joseph, “unterstützen sie uns bei der Planung und Durchführung unserer Dokumentenprüfung im Zusammenhang mit Offenlegungen, behördlichen Vorladungen, Vorladungen von Dritten oder jeder Art von umfangreichen Dokumentenprüfungsprojekten, bei denen wir zusätzliche Expertise und Hilfe benötigen.“
Eine Ressource für die Dokumentenprüfung, die die Möglichkeiten erweitert
Durch den Einsatz von Epiq Managed Document Review kann Mayer Brown die Zeit der Anwälte optimieren und je nach Bedarf sofort skalieren. „Wenn wir nicht über das von Epiq beauftragte Prüfteam verfügen würden“, sagt Joseph, “müssten wir Mayer Brown-Mitarbeiter für die Prüfung der ersten Stufe einsetzen. Stattdessen übernimmt Epiq diese Prüfung für uns. Auf der Grundlage dessen, was sie für relevant halten, überprüfen wir dann nur diese Dokumente und führen eine Qualitätskontrolle durch, um sicherzustellen, dass die von ihnen getätigten Anrufe angemessen sind.“
„Wir konnten uns darauf verlassen, dass die Dienstleistungen, die wir erhalten, genauso hochwertig sind wie die der Konkurrenz, aber sie haben wirklich eine sehr wettbewerbsfähige Preisstruktur. “
Dies hilft dem Anwaltsteam von Mayer Brown, sich auf die wichtigsten Dokumente in einem Fall zu konzentrieren und erspart ihnen die Durchsicht von Hunderttausenden von Dokumenten. Das bedeutet auch, dass sie Fälle jeder Größe und jedes Umfangs bearbeiten können, da sie sich auf Epiqs Fähigkeit verlassen können, sowohl die Technologie strategisch einzusetzen, um die Anzahl der zu prüfenden Dokumente zu begrenzen, als auch erfahrene Vertragsanwälte bereitzustellen, die das relevante Material prüfen.
„Das Team, mit dem wir zusammenarbeiten, verfügt über kartellrechtliche Fachkenntnisse, was bei komplexen kartellrechtlichen Fällen sehr wichtig ist“, so Joseph. „Es ist eine Erleichterung, Prüfer und Teamleiter zu haben, die einen kartellrechtlichen Hintergrund haben.“
Einsparungen durch Effizienzsteigerungen
Mayer Brown nutzt die Expertise von Epiq bei der Analyse und Produktion strukturierter Daten sowie bei der Überprüfung von Dokumenten. Das Unternehmen bietet eine herkömmliche, lineare Dokumentenprüfung an, bei der jedes Dokument gesucht wird, das durch Suchbegriffe identifiziert wurde, sowie Prüfungen, bei denen KI-Strategien zum Einsatz kommen, um die Dokumentenpopulation zu reduzieren.
Joseph schätzt, dass der Einsatz von Epiq im Vergleich zu internen Ressourcen erhebliche Effizienzgewinne mit sich bringt. „Niemand verfügt über die personellen Ressourcen eines Anwalts, der in der Lage wäre, die Art von Fällen, mit denen wir zu tun haben, in allen Einzelheiten zu bearbeiten“, sagt sie.
Abgesehen von den Kosteneinsparungen hat sich Epiq auch als wettbewerbsfähig erwiesen. „Einer der Gründe, warum wir Epiq gegenüber einer Handvoll anderer Unternehmen, die sich an der Ausschreibung beteiligt haben, den Vorzug gegeben haben, war die Bereitschaft, mit uns bei der Budgetierung zusammenzuarbeiten“, fügt Joseph hinzu. „Wir konnten uns darauf verlassen, dass die Dienstleistungen, die wir erhielten, genauso hochwertig waren wie die der Mitbewerber, aber sie boten uns eine wirklich wettbewerbsfähige Preisstruktur.“
Eine Partnerschaft auf der Grundlage von Transparenz und Verantwortlichkeit
Um sicherzustellen, dass die Anforderungen des Kunden rechtzeitig erfüllt werden, führt Mayer Brown wöchentlich ein Telefongespräch mit den Leitern des Epiq Review-Teams, um den Projektfortschritt oder eventuell aufgetretene Probleme zu besprechen. „Während der Überprüfung“, so Joseph weiter, “schickten sie täglich eine Momentaufnahme dessen, was genau überprüft wurde, wie viele Dokumente überprüft wurden und wie viele noch zu überprüfen waren. Es war hilfreich, einen Gesamtüberblick über den Stand des Falles zu haben, so dass wir sicherstellen konnten, dass wir unseren Zeitplan einhielten und uns auf die richtigen Themen konzentrierten.“
Um sicherzustellen, dass die Anforderungen des Kunden rechtzeitig erfüllt werden, führt Mayer Brown wöchentlich ein Telefongespräch mit den Leitern des Epiq Review-Teams, um den Projektfortschritt oder eventuell aufgetretene Probleme zu besprechen. „Während der Überprüfung“, so Joseph weiter, “schickten sie täglich eine Momentaufnahme dessen, was genau überprüft wurde, wie viele Dokumente überprüft wurden und wie viele noch zu überprüfen waren. Es war hilfreich, einen Gesamtüberblick über den Stand des Falles zu haben, so dass wir sicherstellen konnten, dass wir unseren Zeitplan einhielten und uns auf die richtigen Themen konzentrierten.“
Ihre Zufriedenheit mit Epiq Managed Document Review beziffert Joseph mit 9+ von 10 Punkten. „Sie haben wirklich gute Arbeit geleistet“, sagt sie. „Sagen wir mal 9, denn niemand ist perfekt.“
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