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Epiq Managed Services: Fortschrittliche technologische Überprüfungsinstrumente beflügeln den Erfolg des Unternehmensccess
- Gesundheitswesen
Dieses große Medizintechnikunternehmen (das Unternehmen) bietet eine Vielzahl von Produkten und Dienstleistungen im gesamten Spektrum des Gesundheitswesens an. Seit 2017 ist das Unternehmen eine Partnerschaft mit Epiq für Managed Services für eDiscovery und Managed Document Review eingegangen, um einen durchgängigen Dokumentenservice zu ermöglichen.
Der Associate Director of Legal Operations (ADLO) des Unternehmens ist für Information Governance, elektronische Discovery und ESI-Support für die gesamte Organisation verantwortlich. „Mein Team und ich unterstützen alle Rechtsstreitigkeiten und Untersuchungen für die gesamte Organisation“, sagt sie. „Das reicht von Produkthaftung über Handelsrecht, Arbeitsrecht und geistiges Eigentum bis hin zu internen und externen Ermittlungen. Es läuft alles über uns.“
Ressourcen für Ihren Erfolg
Um mit Epiq Managed Services so effektiv wie möglich zu arbeiten, hat das Unternehmen hybride Prozesse entwickelt, bei denen es interne Lösungen zur Unterstützung der EDRM-Aktivitäten auf der linken Seite einsetzt und Epiq Managed Services zur Unterstützung der Aufgaben und Dienstleistungen auf der rechten Seite nutzt. „Wir verlassen uns auf Epiq, wenn es um das Hosting unserer Daten und die damit verbundene Unterstützung beim Projektmanagement geht“, erklärt der ADLO. „Darüber hinaus nutzen wir die fortschrittlichen Analysetools von Epiq. Kurz gesagt, wir verarbeiten die Daten im eigenen Haus, und Epiq übernimmt die Überprüfung, Analyse und Produktion.“
Ein Teil des Erfolgs der Beziehung beruht auf dem engagierten Team, das Epiq dem Unternehmen zuweist. „Nach meinen Erfahrungen mit anderen eDiscovery-Anbietern“, sagt sie, “gibt es viel Fluktuation und ein inkonsistentes Projektmanagement. Bei Epiq haben wir einen einzigen Ansprechpartner für alles. Es liegt in seiner Verantwortung, die Arbeit nach Bedarf weiterzugeben. Allein die Tatsache, dass wir einen einzigen Ansprechpartner haben, und die Konsistenz in dieser Rolle ist für uns ein Vorteil. Es gibt ein ganzes engagiertes Team, das sowohl mit unseren externen Anwaltskanzleien als auch mit unseren internen Ressourcen vertraut ist. Dank dieser Vertrautheit war das Unternehmen in der Lage, wiederholbare und vertretbare Prozesse einzurichten, mit denen es Effizienzgewinne erzielen konnte, die bei der Zusammenarbeit mit mehreren eDiscovery-Partnern nicht möglich gewesen wären.“`
Fortgeschrittene Tools mit dem entsprechenden Support
„Epiq verfügt auch über eine breitere Basis, so dass wir bei Bedarf zusätzliche Mitarbeiter abstellen können“, so der ADLO weiter. Dies ist besonders wichtig in Bereichen wie fortgeschrittene Analysen und Technologieüberprüfungs-Tools, die nicht zu unseren Spezialgebieten gehören. Sie haben vielleicht einen Vollzeitbeschäftigten, der sich in einem dieser Bereiche auskennt, aber Epiq Managed Services hat Experten für alle diese Bereiche.“
Diese fortschrittlichen Analyse- und technologischen Überprüfungswerkzeuge haben entscheidend zu einigen der Erfolge des Unternehmens beigetragen. „Epiq ist aufgestiegen und hat Anwendungsfälle für diese Tools identifiziert, die äußerst vorteilhaft waren“, so der ADLO. „Ihr Fachwissen und ihre Fähigkeit, die geeigneten Kandidaten für bestimmte Arbeitsabläufe zu identifizieren, waren ein großes Plus.“
Effizienz und Strenge, die Vertrauen schaffen
Durch die Zusammenarbeit mit Epiq Managed Services gewinnt das Unternehmen auch finanzielle Sicherheit und die Möglichkeit zur Kostenvermeidung. Im Rahmen eines Vertrags, der auch Projektmanagement-Support beinhaltet, kann das Unternehmen seine eDiscovery-Ausgaben Monat für Monat vorhersagen.
„Der Teil der Kostenvermeidung“, so der ADLO, “beruht auf dem Einsatz unserer internen Tools und der Nutzung unserer Managed-Services-Beziehung mit Epiq, um die Datenmenge, die zur Überprüfung weitergeleitet wird, erheblich zu reduzieren. Die Überprüfung ist immer der kostspieligste Teil der eDiscovery-Unterstützung. Alles, was wir tun können, um dieses Volumen zu reduzieren, ist von Vorteil. Durch die Zusammenarbeit mit Epiq Managed Services konnte das ADLO den Umfang der zur Überprüfung weitergeleiteten Daten um bis zu 50 % reduzieren.
Die ADLO vertraut ihrem Team bei Epiq Managed Services. „Ich habe nicht das Gefühl, dass ich sie an die Kandare nehmen und mikromanövrieren muss“, sagt sie. „Ich bitte darum, bei allen E-Mails eine Kopie zu erhalten, aber ich verlasse mich auf das Epiq-Team, und sie sind wirklich gut darin, auf Dinge hinzuweisen, die sich auf die Kosten auswirken oder die Organisation einem Risiko aussetzen könnten.“
Im Gegensatz zu einigen anderen Akteuren, mit denen ADLO zusammengearbeitet hat, findet sie das Epiq-Team „viel kollegialer im Umgang mit externen Beratern und hat keine Angst zu sagen: ‚Wir haben vielleicht einen Fehler gemacht‘, und sich diesen zu eigen zu machen, ihn zu beheben und weiterzumachen. All das beruhigt mich“, sagt sie abschließend. „Es gibt mir die Freiheit, mich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren.
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