Fallstudie: Epiq setzt die Lean Six Sigma-Methode ein, um Veränderungen umzusetzen und die Prozesse in der Poststelle zu verbessern und effizienter zu gestalten.​

Die Herausforderung

Day Pitney, ein Kunde von Epiq, ist bestrebt, die Effizienz in verschiedenen Dienstleistungsbereichen zu steigern. Epiq startete eine Initiative, um Prozesse zu verbessern, Kosten zu senken und Risiken für Day Pitney zu minimieren. Unser erster Fokus lag auf der Abholung und Zustellung von US-Post für die Niederlassungen in Stamford und Hartford, Connecticut.

Die Lösung

Basierend auf der Lean Six Sigma-Methodik bewertete das Epiq-Team die Prozesse für die ein- und ausgehende US-Post in den einzelnen Niederlassungen von Day Pitney. In Zusammenarbeit mit den wichtigsten Ansprechpartnern von Day Pitney identifizierte das Team die Niederlassungen in Stamford und Hartford als Best-Practice-Modelle. Die aktuellen Abläufe in jeder Niederlassung wurden dokumentiert, in Form von Schritt-für-Schritt-Prozessen neu formuliert (mit besonderem Augenmerk auf Messbarkeit und Korrelation mit etablierten Service Level Agreements [SLAs]) und sorgfältig als Workflow-Diagramme dargestellt.

Durchführung

Das Team nutzte diese beschreibenden und illustrierenden Dokumente als Hilfsmittel für die Identifizierung:

• Lücken in den Prozessen
• Risiken
• Nicht wertschöpfende Schritte
• Redundanzen
• Ineffizienzen
• Möglichkeiten für sofortige Verbesserungen, z.B:
  • Sicherstellung der korrekten Lagerkette für verantwortliche Pakete
  • Erstellung von Manifesten für jede Kurier- oder Epiq-Lieferung zwischen Stamford und Hartford
  • Einführung von Best Practices für nicht identifizierte Sendungen in allen Büros (dadurch Zeitersparnis für Empfangsdamen und Rechtsanwaltsfachangestellte).

Nachdem sich das Team einen Überblick über die täglichen Abläufe in der Poststelle verschafft hatte, sammelte es relevante Kennzahlen, die das Projektteam bei der Identifizierung und Priorisierung von Prozessen unterstützten.

Zu den wichtigsten Messgrößen gehören:

• Anzahl, Zeitpunkt und Dauer der geplanten Postläufe
• Postvolumen für zwischenbetriebliche Läufe, um mögliche Auswirkungen von Änderungen zu ermitteln
• Prozentuale Schätzungen der Postkategorien, um zu verstehen, welche Arten und Mengen von Post die Teams an einem typischen Tag erhalten (z. B. Junk, Kunden, Finanzen, nicht identifizierbar usw.)
• Manifeste für jede Fahrt zwischen den Büros, um zu verstehen, was und in welchen Mengen zwischen den Standorten transportiert wird.