Herausforderung

Day Pitney, ein aktueller Kunde von Epiq, ist bestrebt, die Effizienz in einer Vielzahl von Servicebereichen zu steigern. Epiq startete eine Initiative, um Prozesse zu verbessern, Kosten zu senken und Risiken für Day Pitney zu minimieren. Unser erster Schwerpunkt war die Abholung und Zustellung der US-Post für die Büros in Stamford und Hartford, Connecticut.

Lösung

Auf der Grundlage der Lean-Six-Sigma-Methodik bewertete das Epiq-Team die Prozesse für die ein- und ausgehende US-Post in den einzelnen Niederlassungen von Day Pitney. In Zusammenarbeit mit den wichtigsten Ansprechpartnern von Day Pitney identifizierte das Team die Büros in Stamford und Hartford als Best-Practice-Modelle. Die aktuellen Verfahren jeder Niederlassung wurden dokumentiert, in Form von Schritt-für-Schritt-Prozessen neu formuliert (mit besonderem Augenmerk auf Messbarkeit und Korrelation mit etablierten Service Level Agreements [SLAs]) und sorgfältig als Workflow-Diagramme abgebildet.

Ausführung

Das Team nutzte diese beschreibenden und veranschaulichenden Dokumente als Hilfsmittel zur Identifizierung:

• Lücken in den Abläufen
• Risiken
• Nicht-wertschöpfende Schritte
• Redundanzen
• Ineffizienzen

• Möglichkeiten für unmittelbare Verbesserungen, zum Beispiel:
  • Sicherstellung der ordnungsgemäßen Aufbewahrungskette für verantwortliche Pakete
  • Erstellung von Manifesten für jede Kurier- oder Epiq-Lieferfahrt zwischen Stamford und Hartford
  • Einführung von Best Practices für nicht identifizierte Sendungen in allen Büros (wodurch die Empfangsdamen und die juristischen Verwaltungsassistenten Zeit gewinnen)

Nachdem sich das Team einen Überblick über die täglichen Abläufe in der Poststelle verschafft hatte, erfasste es relevante Kennzahlen, an denen sich das Projektteam bei der Identifizierung und Priorisierung von Prozessverbesserungen orientieren konnte.
Zu den wichtigsten Messgrößen gehörten:

• Anzahl, Zeiten und Dauer der geplanten Postläufe
• Postvolumen für zwischenbetriebliche Läufe, um mögliche Auswirkungen von Änderungen zu ermitteln
• Prozentuale Schätzungen der Postkategorien, um zu verstehen, welche Arten und Mengen von Post die Teams an einem typischen Tag erhalten (z. B. Junk, Kunden, Finanzen, nicht identifizierbar usw.)
• Manifeste für jede Fahrt zwischen den Büros, um zu verstehen, was zwischen den Standorten bewegt wird und in welchen Mengen.

 

Ergebnisse

Am Ende der Evaluierung führte Epiq wichtige Änderungen durch, die die Effizienz der Poststelle erheblich verbesserten:

1. Zentralisierte Abholstellen: Das Ersetzen einzelner Ablagefächer durch zentralisierte Abholbereiche führte zu den folgenden Ergebnissen:
   • Erhöhte Kehrgeschwindigkeit
   • Optimierung der von den Absendern verwendeten Methoden zur Verteilung ihrer Sendungen - kostengünstigerer Versand von Sendungen
   • Das Team von Epiq steht weiterhin für die Abholung von Postsendungen auf Abruf zur Verfügung
2. Geplante Änderungen der Postlaufzeiten:
   • Umwandlung des Postlaufs um 9.00 Uhr in einen Abhol- und Öffnungsvorgang, der das Auffüllen des Druckerpapiers, die Überprüfung und Wiederauffüllung der Vorratskammern und die Überprüfung bestimmter Anlagenbedingungen (Glühbirnen und mechanische Elemente) einschließt
   • Verlegung des primären Postlaufs auf 11 Uhr, der nun auch die US-Post und die Briefsendungen zwischen den Dienststellen umfasst
   • Vorverlegung des 17-Uhr-Postlaufs auf 17:45 Uhr:
     • Damit haben die Endkunden mehr Zeit, Pakete für den regulären Postlauf vorzubereiten.
     • Ermöglichung des Einsatzes von Expresskurieren am Vorabend, wodurch die Zahl der dringenden Zustellungsanfragen am frühen Morgen erheblich reduziert wird
     • Ermöglichung der Abholung der Post um 17:45 Uhr, was auch die Frist für Einschreiben ist
   • Umwandlung des Postlaufs mit geringem Aufkommen um 18:30 Uhr in einen reinen Abhollauf
   • Abschaffung der Abholzeiten für Sendungen mit geringem Aufkommen unter Beibehaltung der Abholzeiten für Sendungen auf Abruf

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